Zeitmanagement – die besten Tools (Gastartikel)

Der heutige Gastartikel erscheint in zwei Varianten. Du kannst dir das ganze als Video ansehen und darunter findest du den Text mit den Links zu den Tools (einfach auf die Überschriften klicken) .

Im Video gibt es ein Paar mehr Tipps als im Text. Also fang mit dem Video an!

Heute möchte ich dir etwas im Bereich effizientes Arbeiten vorstellen!

Der Hintergrund ist dabei, dass wahrscheinlich die einen selbständig arbeiten, die anderen sind angestellt, und die nächsten sind sicher im Studium!

Natürlich, möchte man in all den Bereichen möglichst effizient arbeiten, und die eigene Arbeitsweise verbessern!

Es gibt in diesem Punkt viele Vorteile, wenn man frühzeitig und schneller die eigenen Arbeitsprozesse fertiggestellt hat!

Man kann als Freelancer zum Beispiel andere Dinge testen, sich zum Beispiel um die Kundenakquisition effektiver kümmern.

Ist man am studieren, ist man wahrscheinlich schneller fertig mit Hausarbeiten, oder auch dem Studium, und kann sich zumeist früher Freunden und Bekannten widmen.

Und natürlich, ist man auch angestellt, macht es immer eine gute Figur, wenn man besonders gute Arbeitsleistungen nach vorne bringt!

Natürlich können auch alle genannten Verbesserungsvorschläge im Bereich effizientes Arbeiten, auch gerne mal dem Vorgesetzten vorgestellt werden.

Ich bin mir sicher, dass viele Personen, sich nie wirklich Gedanken gemacht haben, wie sie die eigenen Prozesse verbessern können.

Deswegen, werden die hier genannten Programme, und Tipps sicher sehr gut weiterhelfen!

Zeitfresser eliminieren!

Bevor man, aber zu einer Verbesserung gelangt, sollte man erst mal schauen, was man schnell eliminieren kann!

Für hoch-konzentrierte Arbeiten sollte periodisch das Telefon ausgeschaltet werden, oder in den Flugmodus gebracht, und natürlich auch Social Media ausgeschaltet sein.

So kann man sich in gewissen Abständen kompetent wichtigen Arbeitsabläufen komplett widmen.

To-do-Liste!

Hierbei sollte man aufpassen, dass man diese Listen nicht einfach nur zu stopft! Sie werden einfach nur länger, und man hat nicht wirklich das Gefühl, etwas abzuarbeiten.

In diesem Fall, bevorzuge ich wirklich selbst altmodisch, die analoge Variante, Stift und Papier zu benutzen!

(Benjamin: Ich selber bevorzuge die digitale Variante. Und zwar den TODOIST)

Aber natürlich gibt es auch hierzu einen guten Kurs, der dir die richtige To-do-Listen Erstellung erklärt und du kannst das Wissen elektronisch und analog anwenden:

Prioritäten setzen!

Jeder, der schon etwas länger im Berufsleben ist, wird wahrscheinlich irgendwann rausfinden, dass einzelne Punkte nach Prioritäten zuordnen, wirklich wichtig ist.

Deswegen, sollte man Prioritäten setzen! Was ist das Wichtige, was ist dringend?

Und sich wirklich nur auf drei elementare Prioritäten am Tag konzentrieren!

Diktiersoftware.

Bevor man sich die Finger wund schreibt an der Tastatur, gibt es eine einfache Möglichkeit das zu optimieren!

Diktiersoftware!

Heute ist die Software so gut geworden, dass man fast flüssig damit sprechen kann!

Ein exzellentes Mikrofon, und klare Aussprache, und etwas Training der Software, gehört natürlich dazu.

Und ein kleiner Tipp hierbei: einfach die Vorgängerversion kaufen, und in der Regel spart man dabei die Hälfte der Kosten im Gegensatz zur aktuellen Version.

Die Erkennungsleistung ist in der Regel bei der neuen Version nur marginal besser, aber man spart deutlich Geld.

Mit einer Diktiersoftware spart man sich somit das langfristige Tippen und Hämmern auf der Tastatur.

Es macht den Arbeitsablauf viel effektiver, und man kann längere Texte mit einer Tasse Tee in der Hand ganz einfach schreiben und kreieren.

Unter Apple Macintosh gibt es das ganze sogar gratis, muss aber kurz installiert und eingerichtet werden.

Es eignet sich aber auch exzellent, um kurze Absätze, oder einfache E-Mails zu schreiben.

Natürlich kann diese integrierte Sprachsoftware nicht trainiert werden, aber, für die ersten Gehversuche ist sie sehr ausreichend.

Rescue-Time! (Zeitmanagement) (Link).

Eine absolut grandiose Software!

Einfach nur auf dem Computer oder Macintosh installieren, und schon fängt sie an aufzuzeichnen, auf welchen Seiten, mit welchen Programmen, und welchen Tätigkeiten, man den Tagesablauf verbringt.

Nach einer Woche, kann man Kategorien anlegen, oder auch selbst auswerten, um zu sehen, wo man selbst Zeit verliert, oder unproduktiv ist.

Natürlich, kann man das Aufnehmen von Videos mit einer Kamera oder Arbeiten ohne Computer nicht profilieren, aber alle anderen Aktivitäten werden sehr zuverlässig aufgezeichnet.

Es ist eine exzellente Möglichkeit, um rauszufinden, was man wirklich die ganze Woche macht!

Wenn man angestellt ist, sollte man natürlich mit dem Vorgesetzten abklären, ob man fremde Software installieren kann.

Und, man sollte es auch wirklich nur für eigene Zwecke benutzen. Ansonsten, könnte natürlich die Gefahr bestehen, der Arbeitsüberwachung.

Lastpass (Passwort Management) (Link).

Ich empfehle wirklich, so etwas zu nutzen!

Man braucht dazu nur ein ausführliches, kryptisches, langes Passwort.

Und kann mit dieser Software plattformübergreifend, auf mobilen Geräten, Laptops, Computer, unabhängig von Betriebssystem, zentralisiert die Passwörter speichern.

Wenn das jetzt nicht spektakulär genug klingt, kann ich es auch nicht besser ausdrücken.

Aber, ich nutze das ganze schon seit vielen vielen Jahren, und es ist eine Arbeitserleichterung ungeheuren Ausmaßes!

(Benjamin: Ich selber nutze lieber 1Password)

Apple Macintosh nutzen.

Lassen wir jetzt mal die persönlichen Präferenzen außen vor, muss ich nach allen getesteten Möglichkeiten, sagen: Einmal Apple, immer wieder Apple.

Von C 64, DOS, PC, Windows 95, Linux, in allen aktuellen und alten Varianten, bis hin zu Apple Macintosh.

Es kostet ein bisschen mehr, aber wenn ich überlege, wie lange ich zum Beispiel den Mac Pro jetzt selbst schon habe, ist es wirklich grandios.

Man schaltet das Gerät an, man arbeitet damit, man schaltet es aus.

Einmal im Monat höchstwahrscheinlich, kommt ein Update, und das war’s.

Und ein Virenscanner, braucht man nicht wirklich, kann man aber sogar kostenlos installieren, wenn man wirklich Angst vor Infekten hat.

Eine absolut schöne Sache, die einem das eigene produktive Arbeiten wirklich wirklich erleichtert!

Musik hören! (Link)

Was sich bei mir als wirklich sehr hilfreich erwiesen hat, ist das Musikhören beim Arbeiten!

Aber, einfach nur die Anlage aufgedreht funktioniert nicht.

Bei mir war es sehr hilfreich, dazu Kopfhörer zu benutzen, um mich besser auf die Arbeit konzentrieren zu können.

Versucht es mal!

Es ist natürlich im Büro vielleicht nicht so schön angesehen, ob man da die Stöpsel im Ohr hat, aber am Ende, haben die Resultate, und die Arbeitsleistung zu überzeugen, und nicht, dass man wie eine Schachfigur, im Bürostuhl sitzt und hübsch aussieht.

Pomodoro-Timer. (Link)

Ich hatte mal einen Kollegen, der mit dieser Möglichkeit seinen eigenen Arbeitsablauf optimiert.

Für mich selbst, sind Deadlines, Zeitrestriktionen, oder auch so etwas wie Timer überhaupt nichts.

Aber andere schwören drauf, sich dadurch hochgradig zu konzentrieren.

Virtueller Sekretär. (Link)

So gibt es zum Beispiel im deutschsprachigen Raum sehr viele Studenten, die das für günstige Preise anbieten.

Recherche-Aufgaben, einfache Tätigkeiten, die man per E-Mail oder vielleicht SMS wegschicken kann, eignen sich hervorragend, um diese an einen virtuellen Sekretär weiterzusenden.

Ich nutze gelegentlich internationale Leute, denen ich einfache Tätigkeiten zu weise, die für mich einfach zu repetitiv sind.

Das Buch: die 4 Stunden Woche / 4 Hour Work Week. (Link)

Dieses Buch ist sozusagen der König, der euch kreative Ideen gibt, wie ihr euren eigenen Arbeitsablauf verbessern könnt.

Mehr verrate ich dazu jetzt nicht. Die exzellenten Bewertungen von diesem Buch zeugen für sich selbst.

Zehn-Fingerschreiben. (Link)

Ja, das ist etwas, was Arbeitsabläufe nach vorne bringt!

Ihr könnt innerhalb von 4-6 Wochen, schon bei wenigen Minuten täglich das ganze lernen und habt sozusagen das ganze Leben davon.

Wenn ihr wirklich gut am Computer arbeiten wollt, solltet ihr die Geier-greif-Methode ersetzen durch ein richtiges Maschinenschreiben!

Fazit

Mit diesen Tipps, steht nun wirklich nichts mehr im Wege, eure eigenen Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Viele sind kostenlos, schnell umgesetzt, und eignen sich dazu hervorragend, bessere und größere Produktivität, und Arbeitsabläufe zu erzeugen.

Mehr über den Autor:
Alexander Becker, von ba-bildungswissenschaft.de.

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