Zeitmanagement Werkzeuge: Sie lachten über meine Technik, aber ich hatte viel früher Feierabend

Zeitmanagement Werkzeuge

In meinem Alltag nutze ich jeden Tag unzählige Zeitmanagement Werkzeuge: Geräte, Programme und Apps. Alle diese Dinge helfen mir dabei meine Arbeit schneller beenden zu können und so mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu haben: meine Familie, meine Freizeit und echte Seelsorge, denn die findet nicht am Schreibtisch sondern bei den Menschen statt.

Den heutigen Artikel möchte ich dazu nutzen, dir all diese kleinen Helferlein einmal vorzustellen.

Versteh diesen Text als Bauchladen. Nimm dir daraus die Anregungen, die für dich nützlich sind.

Mein Büro unterscheidet sich schon auf den ersten Blick deutlich von vielen anderen, denn ich habe keinen Schreibtisch.

Ich habe meinen Arbeitstisch etwa vor zwei Jahr durch ein einfaches Stehpult ersetzt. Das Arbeiten im Stehen ist nicht nur deutlich gesünder als im Sitzen (mehr dazu im Artikel: Sitzen tötet dich, sondern hilft mir, auch produktiver zu arbeiten. Beim Nachdenken gehe ich gerne einige Schritte hin und her. Außerdem lese ich mich nicht mehr so schnell an einem Text oder in meiner Facebook Timeline fest. Artikel, die ich interessant finde, packe ich mit einem Mausklick in die App „Pocket“ und lese sie dann später einmal in Ruhe in einem Café oder im Wartezimmer eines Arztes.

Starten wir mit der Hardware (Zeitmanagement Werkzeuge zum anfassen):

Das inzwischen wohl wertvollste Tool für meine Produktivität, sind meine Kopfhörer. Mit diesen kann ich natürlich keine Aufgaben erledigen oder Texte schreiben, aber sie helfen mir enorm dabei, mich zu Fokussierung. Denn er blendet alle Ablenkungen aus meiner Umgebung aus. Egal ob ich im Büro arbeite, in einem Café oder im Zug. Ich höre weder den Kindergarten nebenan, noch die Menschen am Nebentisch oder die Durchsagen des Zugführers. Letzteres hat bereits dazu geführt, dass ich an Langenfeld vorbeigefahren bin.

Ich nutze inzwischen den Teufel Mute. Dieser Kopfhörer hat eine aktive Geräuschunterdrückung. Das heisst, er setzt jedem Geräusch ein Geräusch entgegen und filtert es so weg, bevor es an meine Ohren dringt. Das können ansonsten nur noch die Kopfhörer von Bose. der Filter ist aber nicht deutlich besser, die Kopfhörer dafür aber deutlich teurer. Außerdem finde ich den Markennamen bei meinem Beruf einfach gut 😉

Als Computer dient mir ein Mac Mini mit 2 Bildschirmen. So habe ich immer alles, was ich gerade für eine Aufgabe brauche, im Blick. Meistens sind auf dem rechten Bildschirm meine Aufgabenliste und mein Kalender geöffnet (Split Screen)

Und nebenbei sei erwähnt: Ich will NIE wieder mit Windows arbeiten. Der Mac ist schneller, einfacher zu bedienen, stürzt nie ab, es gibt keine nervenden Updates wenn man sie nicht braucht … Da ist es mir egal, dass er teuerer ist. Nach meinem Wechsel von Windows zu Mac habe ich mich nur über eines geärgert: Warum habe ich nicht früher gewechselt?!

Unterwegs nutze ich ein iPhone 7 und ein iPad der vierten Generation. Damit kann ich jederzeit und überall auf meinen Kalender, meine Aufgabenliste, meine Projekte und alle meine Daten zu greifen. Protokolle tippe ich schon während der Sitzung und muss sie nicht noch im Büro nachbearbeiten. Allein dadurch spart mir das iPad regelmäßig Arbeitszeit.

Seit September 2016 darf ich auch eine Apple Watch mein Eigen nennen. Ich habe mit dem Kauf lange gezögert denn mir war der Nutzen nicht klar. Kann die Uhr wirklich mehr als mein iPhone?

Inzwischen weiß ich: Nein, kann sie nicht.

Aber sie kann Vieles, was ich sonst mit dem iPhone gemacht habe deutlich schneller. Wenn jemand etwas schreibt, bekomme ich das durch ein leichtes klopfen auf mein Handgelenk mit. Ich hebe dann kurz den Arm und kann sofort eine vorprogrammierte Antwort schicken oder eine kurze Nachricht einsprechen. Meine Kommunikation ist dadurch deutlich schneller geworden. Natürlich ist es wichtig sich nicht andauernd unterbrechen zu lassen und genau auszuwählen, welche Programme eine Mitteilung an die Uhr schicken und welche nicht.

Wenn ich Notdienst habe, kann ich bei einem Anruf schnell auf der Uhr sehen, wer anruft und weiß, ob es ein Notfall ist oder ob der Anruf warten kann. Das bekommt außer mir niemand mit. So kann ich trotz der Bereitschaft entspannt an Sitzungen teilnehmen und sogar einen Gottesdienst mit feiern.

Letztens habe ich sogar im Gottesdienst die Musik an und abgeschaltet mithilfe meiner Uhr, meinem Smartphone und meiner Bose Soundlink . Das hat niemand mitbekommen unter der Albe und ich muss nicht mitten im Gottesdienst an meinem Handy rumfummeln.

Mein fast papierloses Büro ermöglicht mir vor allem der ScanSnap ix500. Er war alles andere als billig, ist aber mit die beste Anschaffung, die ich je gemacht habe. 50 Seiten Duplex Scan in unter einer Minute und weg sind die Papierberge. So habe ich zum Beispiel dicke Ordner mit alten Gottesdiensten in durchsuchbare PDFs verwandelt.

Das beste an dem Scanner: er erkennet um welchen Dokumententyp es sich handelt (Visitenkarte, Foto, Quittung, Dokument) und legt es automatisch im entsprechenden Ordner ab. Sogar einen treffenden Namen für die Datei generiert er aus der Überschrift des Dokuments. Das grenzt schon fast an Zauberei.

Zum Lesen nutze ich neben meinem iPad meinen Kindle. Es gibt inzwischen unglaublich viele Bücher auch als ebook. (Übrigens auch meine Bücher ,-) Das spart Platz im Büro. Außerdem kann ich im Kindle Markierungen und Notizen in den Büchern machen. Diese werden geordnet in einem Extra Ebook dafür organisiert.

Zeitmanagement Werkzeuge im Computer

Ich lagere fast alle meine Daten in einer Cloud. Ich weiß, ich weiß, der Datenschutz … Ehrlich gesagt ist mir das ziemlich egal. Für mich wiegen die Vorteile deutlich mehr, als das, was ich verstecken möchte. Außerdem ist eh fraglich, ob ein Computer mit Internetzugang nicht sowieso ausgespäht werden kann.

Dank den cloudbasierten Lösungen nutze ich fast alle Programme und Dateien parallel auf all meinen Geräten.

Zum Festhalten meiner Ideen und Notizen nutze ich Evernote. Mit diesem genialen Programm, kann ich das Vergessen vergessen. Alle Notizen, Ideen und Scans finde ich dank der perfekten Suche ganz schnell wieder. Wie lange brauchst du um mir die Versicherungsscheinnummer deiner Hausratversicherung zu sagen? Ich brauch etwa 7 Sekunden!

Meine Aufgaben landen überall und jederzeit im besten Aufgabenprogramm überhaupt: TODOIST. Die Vorteile erkläre ich dir gern in einem Video. 

Meine Projekte, meinen Redaktionsplan mit allen Arbeitsschritten und auch meine Mastermindgruppe organisiere ich mit dem System Trello. Diese Software basiert auf dem System „Personal Kanban“ und hat meine Arbeitsabläufe nochmals revolutioniert. Wie du Trello zur Organisation von Projekten nutz und so massiv E-Mails sparst, zeigt dir Claudia Kaschender in diesem Gastartikel.

Meine Termine habe ich im Google Kalender hinterlegt. Auf dem Mac nutze ich dafür den Standardkalender auf den mobilen Geräten den genialen Kalender „Calendars 5“. Besonders die Eingabe neuer Termine in normaler Sprache ist überragend.

Meine Frau und ich haben jeweils eine Freigabe für unsere Kalender. Seitdem kann auch einer alleine Verabredungen für die ganze Familie treffen.

Meine E-Mails verwalte ich mit Spark Mail. Ich liebe es, mir E-Mails auf ein bestimmtes Datum zurück zu legen. So ist die Inbox Zero  (also der leere Posteineingang, nach jedem Öffnen des Mailprogramme) Realität für mich geworden.

Zusätzlich nutze ich in Gmail die Erweiterung „Boomerang“, diese ermöglicht es, Mails erst zu einem späteren Zeitpunkt zu senden. Damit programmiere ich zum Beispiel Terminerinnerungen für Teilnehmer an einer Sitzung vor.

Zum Schreiben meiner Texte nutze ich das ablenkungsfreie Tool „iA Writer“. Der ganze Fokus liegt dann auf dem Schreiben. Das Programm lässt keinerlei Möglichkeiten für Formatierungen. Diese mache ich mit einem anderen Programm erst dann, wenn der eigentliche Text fertig ist.

Ich beherrsche übrigens kein Zehnfingersystem. Es ist eher ein selbst erdachtes 5 Fingersystem. Denn früher brauchte ich oft die zweite Hand an der Maus. Inzwischen diktiere ich meine Texte einfach mit dem Programm „Dragon Dictate“. Das geht enorm schnell und ich muss nur selten ein Wort korrigieren.

Du kannst dir in diesem Video ansehen, wie ich an diesem Text schreibe.

Zeitmanagement Werkzeuge auf dem iPhone

Auf dem Hauptbildschirm meines iPhones befinden sich nur Apps die der unmittelbaren Kommunikation dienen (Telefon, WhatsApp, Nachrichten) und diejenigen, die mir gut tun. Das sind in erster Linie meine Spiritualitäts Apps:

AndachtsApp

Die Bibel

Evangelium

Stundenbuch

Hinzu kommt eine WanderApp (Komoot) und ein Musik Streamingdienst.

Wenn ich unterwegs Papiere digitalisieren möchte, zum Beispiel FlipChart Paper, dann scanne ich sie mit der App „Scannable“ direkt nach Evernote.

Zeitmanagement Werkzeuge auf dem i-Pad

Auch auf dem iPad habe ich auf dem Startbildschirm nur Apps, die mich weiter bringen: iAWriter, Mindnode (Mindmaps helfen mir meine Gedanke zu ordnen), Pocket, und Die Bibel.

Als Bildschirmhintergrund habe ich ein Foto meiner Familie. Das erinnert mich immer daran, nicht zu viel zu arbeiten und mir Zeit für das Wichtige im Leben zu nehmen.

Zusätzlich zum iPhone habe ich auf dem iPad die App Dropbox. Ich packe alle meine Daten auf dem Mac automatisch in die Dropbox. So sind meine Daten nicht nur sicher vor Feuer und Unfällen, sondern auch jederzeit für mich greifbar. Wenn mich zum Beispiel jemand unterwegs bittet ihm eine Datei zu schicken, kann ich das unmittelbar erledigen. Das geht oft schneller als mit zu notieren, dass ihm etwas schicken möchte.

Welche Dinge und Programme helfen dir dabei deinen (pastoralen) Alltag besser zu gestalten? Hinterlasse mir bitte einen Kommentar.

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2 Kommentare, sei der nächste!

  1. Hallo Benjamin, in meinem täglichen Dienst als Gemeindediakon nutze ich ebenfalls Evernote, Todoist und Dropbox. Hinzu kommt noch die Nextcloud unsere “Landeskirchliche-Cloud” um meine Arbeitszeit zu tracken nutze ich die App “Zeiterfassung” in der Pro-Version. Im Pfarramt haben wir den ScanSnap 1300i stehen. Dienstlich bin ich noch nicht so papierlos wie zu Hause.
    Inzwischen frage ich mich, wie Jugendarbeit und WhatsApp möglich war 😉

    VG Andreas

    1. Hallo Andreas,
      Da haben wir ja eine sehr ähnliche Arbeitsweise.
      Whattsapp ist ein wichtiges Tool geworden. Richtig eingesetzt spart es viel Zeit.
      Was hindert dich daran auch im Dienst papierarm zu arbeiten?

      viele Grüße Benjamin

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