So planst du eine sinnvolle Sitzung

So planst du eine sinnvolle Sitzung

Habt ihr schonmal in einem Meeting gesessen und auch gedacht das ihr die Zeit auch

sinnvoller verwenden könnt. Oder seid ihr schonmal aus einem Meeting gekommen und

habt euch gefragt was euch dieses Meeting jetzt gebracht hat, so ganz persönlich?

Keine Sorge vielen Meetingteilnehmer und manchmal sogar den Organisatoren und Leitern

geht es genauso.

 

Das Problem ist oftmals, dass Meetings nicht wirklich durchdacht sind, sie keine Struktur

haben und auch zeitlich nicht optimal terminiert sind. Mit Terminiert meine ich dabei

sowohl der Zeitpunkt ist ungünstig gewählt als auch die Dauer des Meetings.

 

Habt ihr dieses Problem noch nicht gehabt und/oder sind eure Meetings immer perfekt

organisiert dann könnt ihr an dieser Stelle aufhören zu lesen.

 

Für alle anderen möchte ich in den nächsten Zeilen meine 10 besten Tipps für eine besser und

effektievere Meetingorganisation vorstellen.

 

1. Was ist das Thema?

Habt ihr nur ein Thema das ihr besprechen wollt dann schreibt dieses jetzt in einem kurzen Prägnanten Satz auf.

Wenn ihr eure Teilnehmer einladet soll nicht erst die große Fragerei losgehen was genau ihr eigentlich erreichen wollt.

Habt ihr mehr als ein Thema, so empfehle ich euch hier zunächst alles zu sammeln was ihr genau besprechen wollt.

Hierfür empfiehlt sich, je nach Organisationstyp eine einfach Liste oder aber auch ein MindMap.

 

 2. Ist das Meeting überhaupt nötig?

Nachdem das Thema so ungefähr klar ist solltet ihr euch die Frage stellen ob ihr das Meeting wirklich braucht. Vielleicht geht es ja nur um eine Kleinigkeit. Dann kann man das vielleicht auch in einer kurzen Telefonkonferenz oder wenn keine wirklich Interagition der Teilnehmer erforderlich ist auch eine Rundmail erledigen.

 

3. Jetzt solltet ihr die Agenda ausformulieren.

Wenn ihr das nicht schon im ersten Schritt getan habt ist jetzt die Zeit die genaue Agenda festzulegen.

Dies ist für die Einladung eurer Teilnehmer sehr wichtig, damit jeder genau weiß worum es geht. Das

habe ich im ersten Schritt ja schon erwähnt, aber hier nochmal die eindringliche Aufforderung.

Denn nur mit einer Agenda können sich eure Teilnehmer auch gut auf das Meeting vorbereiten und ggf.

schon vorher Verständnis fragen stellen die ihr dann nicht im Meeting klären müsst und dadurch unnötig

Zeit verliert.

 

4. Wenn möchte ich alles zu meinem Meeting einladen bzw. wenn brauche ich wirklich für mein Meeting?

Nachdem wir nun wissen das wir wirklich ein Meeting veranstalten wollen und welche

Themen dort besprochen werden soll ist es nun an der Zeit zu gucken wenn wir alles einladen

möchten. Nicht jeder kann etwas zu eurem Thema / euren Themen beisteuern. Ihr solltet darauf

achten und diese Leute erst gar nicht einladen. Das spart diesen Zeit, die dann in andere Aufgaben

investiert werden kann.

Ein weiterer Vorteil ist, dass ihr in einer kleineren Runde viel besser miteinander Reden könnt und auch

wirklich jeder zu Wort kommt.

 

5. Setzt ein festes Zeitfenster für das Meeting

Überlegt euch wie lange das Meeting dauern soll. Dabei gilt die ganz Entscheidende Faustregel:

“So lange wie nötig aber so kurz wie möglich”.

Für Meetings gilt das gleiche wie auch für die meisten anderen Aufgaben. Sie dauern immer genauso lange wie man sie plant. Wenn ihr für ein Meeting eine Stunde plant werdet ihr nach einer Stunde auch fertig sein, wenn ihr für das gleiche Thema zwei Stunden einplant wird das Meeting auch zwei Stunden dauern. Allerdings werden die Teilnehmer nach zwei Stunden eher das Gefühl haben Ihre Zeit verschwendet zu haben als nach einer knackigen Stunde.

Es ist aber genauso frustrierend wenn ihr versucht ein Thema für eine Stunde in nur 30 Minuten durchzubringen. In diesem Fall sind die Teilnehmer vielleicht frustriert und ungehalten weil vielleicht nicht alles wichtige besprochen wurde oder nicht jeder zu Wort gekommen ist.

 

6. Sucht einen Termin an dem alle Zeit haben.

Da wir nun alle wichtigen Informationen zur Verfügung haben müssen wir uns um die Einladung kümmern und natürlich um Zeit und Ort des Meetings. Wenn ihr in der Firma einen gemeinsamen Kalender pflegt bzw. in die Kalender

eurer Kollegen schauen könnt vereinfacht das die Sache enorm.

Auch gibt es bei vielen System die eine einheitliche Kalender- und eMail Plattform bereitstellen die Möglichkeit einen Terminfindungsassistenten zu verwenden.

Diese helfen euch dabei eine gemeinsame Lücke in euren Kalendern zu finden. Voraussetzung ist hier natürlich das jeder seinen Kalender ordentlich pflegt.

Denkt bitte auch daran das ihr den Teilnehmer genügend Zeit zu vorherigen Terminen lasst um den Ort der Besprechung zu erreichen. Es ist einfach nicht möglich sofort von einem Termin am anderen Ende der Stadt in eurem Besprechungsraum zu sein ;-).

 7. Pünktlichkeit und Vorbereitung

Damit die Zeitplanung für ein Meeting auch funktioniert und ihr nicht plötzlich weniger Zeit habt als geplant ist es wichtig das eure Teilnehmer pünktlich zu dem Meeting erscheint. Natürlich müsst ihr da mit gutem Beispiel voran gehen. Ich würde euch sogar empfehlen das ihr ein paar Minuten vorher im Besprechungsraum seid um schon alles nötige vorzubereiten. Vielleicht benötigt ihr einen Beamer oder andere Technik. Vielleicht wollt ihr auch nur Kaffee, andere Getränke oder Notizblöcke bereitstellen.

Auf jeden Fall solltet ihr soweit alles zu Beginn des Meetings vorbereitet haben damit ihr direkt mit dem Meeting beginnen könnt und nicht noch unnötig Zeit mit Vorbereitungen verstreicht.

 

 8. Bestimmt einen Protokollanten

Zu jedem Meeting gehört natürlich ein Protokoll. Ihr solltet direkt zu Beginn des Meetings festlegen wer dieses Protokoll schreibt.

Es ist in keinem Fall sinnvoll ein Verlaufsprotkoll zu schreiben. Das wird in der Regel von niemandem mehr gelesen und im Nachhinein ist in der Regel auch nur das Ergebnis entscheidend und wer ggf. welche Aufgaben übernimmt. So spart ihr die Zeit eures Protokollanten und auch der Teilnehmer nach dem Meeting die in der Regel ja das Protokoll auf Fehler überprüfen sollten.

 

 9. Bleibt beim Thema

Während des Meetings ist es wichtig das ihr auch wirklich beim Thema bleibt. Wenn ihr Themen besprechen wollt die nichts mit dem eigentlichen Meeting zu tun haben dann kann das vorher oder auch nach dem Meeting geschehen. Die Zeit die ihr für das Meeting reserviert habt sollte auch wirklich nur für dieses Verwendet werden.

Wenn euch während der Besprechung noch Themen einfallen die ihr auch gerne besprechen wollt. So vereinbart hierfür einen neuen Termin.

 

10. Respektiert das Ende

In Schritt fünf haben wir uns Gedanken darüber gemacht wie lange wir für unser Meeting brauchen werden. Dabei war es wichtig das ihr die Zeit auch wirklich realistisch plant.

Diese Zeitschäzung bedeutet aber auch, wenn ihr für das Meeting eine Stunde Zeit eingeplant habt dann ist das Meeting nach dieser Stunde auch wirklich vorbei.

Solltet ihr und eure Teilnehmer trotz guter Planung das Gefühl haben wichtige Dinge noch nicht besprochen zu haben, so nutzt die letzten fünf Minuten um einen neuen Termin, mit den restlichen Themen als Agenda zu vereinbaren.

Ich hoffe ich konnte euch für euer nächstes Meeting ein paar wertvolle Tipps geben. Habt ihr noch Ideen oder eigene Tipps und Erfahrungen die Ihr nicht für euch behalten wollt?

Dann schreibt uns doch einen Kommentar, wir freuen uns von euch zu lesen.

 

Nils – Ich habe Zeit für dich

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