Wie du dein Telefon an die Leine legst

Wie du dein Telefon an die Leine legst

Diese Woche soll es in unserem Blogbeitrag um das Thema Telefon gehen. Eigentlich sollte es um den Störenfried Telefon gehen.

Wenn wir im Bereich Produktivität an ein Telefon denken, dann denken wir oft daran wie es uns aus der aktuellen Aufgabe herausreißt. Oft sind wir konzentriert bei der Arbeit und plötzlich klingelt das Telefon. Dabei ist es völlig egal was wir tun, immer wenn es klingelt halten wir in unserer Arbeit inne. Haben wir das Telefon im Blick, werfen wir sofort einen Blick auf die Nummer im Display um herauszufinden wer uns anruft. Wir stellen uns dann auch sofort einige Fragen. Wer ruft mich an? Warum ruft derjenige mich an? Wird das Gespräch lange dauern? Muss ich überhaupt ans Telefon gehen? Und bestimmt noch viele mehr.

Da wir uns automatisch schon mit diesen Fragen beschäftigen, haben wir den Fokus auf die aktuelle Aufgabe bereits verloren. Wenn wir uns dazu entscheiden anzunehmen, sind wir vollständig aus der aktuellen Aufgaben herausgerissen. Ignorieren wir den Anruf, müssen wir trotzdem erst wieder in unsere aktuelle Aufgabe hinein finden. In beiden Fällen geht uns also Zeit für unsere eigentliche Aufgabe verloren. Je nachdem natürlich mehr oder weniger.

In manchen Fällen kann dir ein sehr einfacher Trick dabei helfen dich weiter auf deine Aufgabe zu konzentrieren. Dieser ist natürlich nicht für jeden geeignet, es kommt ganz darauf an wie du arbeitest oder in welchem Beruf du tätig bist. Ich spreche hier von der Stummtaste des Telefons. Jedes Smartphone hat auf jeden Fall so eine Taste, aber auch die meisten Festnetztelefone im Büro oder Zuhause haben auch eine solche Funktion. Manchmal ist sie nur ein wenig versteckt. In unserer Blogparade war diese Taste übrigens auch eine Antwort auf die Fragen welche Tools unsere Leser verwenden. Wenn du ein iPhone hast kannst du auch einfach die “nicht stören”-Funktion verwenden. Hier gibt das Handy dann gar keinen Laut mehr von sich und der Bildschirm bleibt auch dunkel. Bei Smartphones ist es ja oft so, dass trotz Stummschaltung der Vibrationsalarm zu hören ist oder der Bildschirm aufleuchtet. Das ist bei dieser Funktion des iPhones nicht so. Und das tollste ist, diese Funktion kann auch zeitgesteuert automatisch eingeschaltet und ausgeschaltet werden. Wenn ihr also z.B. nachts keinen mucks von eurem Telefon hören wollt, könnt ihr das mit dieser Funktion programmieren.

Wenn du nicht möchtest, dass deine Anrufer einfach ignoriert werden, dann gibt es bei vielen Telefonen auch die Funktion, dass man einen Anrufer auf eine Voicebox umleitet. Wie gesagt dieser Trick ist nicht für jeden etwas. Wenn ihr diesen Trick benutzt, dann vergesst natürlich nicht die Anrufer hinterher zurückzurufen bzw. die Voicebox abzuhören und die dort aufgezeichneten Nachrichten dann abzuarbeiten.

 

Ich verwende diesen Trick selbst relativ selten, da ich ganz gut umschalten kann. In den Fällen in denen ich absolut nicht gestört werden möchte, weil ich zum Beispiel mit einem Kollegen zusammen eine Aufgabe erledige, leite ich die Anrufer auf meinen Anrufbeantworter um. Ich finde es für den Anrufer schöner, wenn er eine Nachricht bekommt, dass ich gerade nicht gestört werden möchte und die Möglichkeit erhält mir eine Nachricht zu hinterlassen.

Zum Ende des Artikels möchte ich aber auch noch auf eine sehr schöne Funktion des Telefons hinweisen. Das Telefon ist nicht unbedingt nur ein Störenfried. Es kann uns auch sehr viel Arbeit sparen. Wenn wir zum Beispiel eine E-Mail bekommen von einem Kunden oder einem Kollegen, in der wir zu einem komplizierten Problem befragt werden, dann haben wir natürlich die Möglichkeit mit einer E-Mail zu antworten oder aber auch ihn einfach anzurufen. Je nachdem wie umfangreich unsere Antwort ist oder wie kompliziert, kann es auch besser sein den Absender der E-Mail kurz anzurufen und das Problem direkt zu klären. Auch wenn wir uns bei einer E-Mail nicht ganz sicher sind ob unsere Aussagen richtig verstanden werden, ist vielleicht ein kurzes Telefonat sinnvoller als eine lange E-Mail zu schreiben. Ich habe gemerkt, dass Probleme, für die man zehn oder 20 Minuten E-Mails schreibt, auch in einem 5 Minuten Telefonat zu klären sind.

 

Wie gehst du mit dem Störenfried Telefon um?

Hast du eine andere Strategie um dich weiter auf deine Aufgabe konzentrieren zu können?

Und die für mich spannendste Frage ist: Was bevorzugst du um ein Problem schnell und effektiv zu besprechen? Schreibst du lieber eine E-Mail oder greifst du kurz zum Telefonhörer?

 

Ich würde mich freuen wenn du mir einen Kommentar zu diesem Artikel hinterlässt.

 

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