MeisterTask oder Trello? Mein ehrlicher Vergleich nach über 10 Jahren Praxiserfahrung (2026)
Erstmals veröffentlicht: 2017
Komplett überarbeitet und aktualisiert: August 2026
Über den Autor
Ich bin Benjamin Floer, Zeitmanagement-Trainer, Krankenhausseelsorger sowie offizieller MeisterTask- und MindMeister-Experte. Ich begleite MeisterTask seit den Anfangsjahren, nutze das Tool nahezu täglich und unterstütze Selbstständige, Handwerksbetriebe, Arztpraxen und Teams dabei, ihre Zusammenarbeit einfacher und übersichtlicher zu organisieren.
2018 durfte ich außerdem Michael Hollauf, Mitgründer und CPO von Meister, für meinen Podcast interviewen.
Transparenz: Wenn du dich nach diesem Vergleich für MeisterTask entscheidest und beim Upgrade den Rabattcode benjaminfloer im Feld „Promocode“ eingibst, erhalte ich eine Provision. Für dich entstehen dadurch keine Nachteile – im Gegenteil: Du erhältst den aktuell verfügbaren Expertenrabatt. Meine Einschätzung basiert dennoch auf meiner langjährigen täglichen Nutzung und nicht auf dieser Partnerschaft.
Inhalt
- Mein Fazit in 60 Sekunden
- Für wen eignet sich welches Tool?
- Was ist Kanban überhaupt?
- Warum ich meine To-dos nicht in MeisterTask verwalte
- Bedienung und erster Eindruck
- Zusammenarbeit im Team
- Automationen
- MindMeister & MeisterTask
- Datenschutz
- Offline arbeiten
- Lohnt sich der Preis?
- 7 Dinge, die ich nach über zehn Jahren gelernt habe
- Für wen ich Trello empfehle
- Mein Alltag mit MeisterTask
- Häufige Fragen
- Mein persönliches Fazit
Mein Fazit in 60 Sekunden
Kurz vorweg: Falls du dich nach diesem Vergleich für MeisterTask entscheidest, kannst du beim Upgrade den Rabattcode benjaminfloer im Feld „Promocode“ eingeben und erhältst den aktuell verfügbaren Expertenrabatt.
Wenn du nur eine kurze Antwort möchtest, dann ist hier mein persönliches Fazit nach über einem Jahrzehnt mit MeisterTask.
MeisterTask empfehle ich allen, die ein modernes, übersichtliches und einfach zu bedienendes Projektmanagement-Tool suchen.
Besonders Selbstständige, kleine Unternehmen, Familien und Teams profitieren davon, dass viele Funktionen bereits integriert sind und die Zusammenarbeit angenehm funktioniert.
Trello empfehle ich vor allem Menschen, die möglichst viele Anpassungsmöglichkeiten benötigen oder bereits intensiv mit anderen Atlassian-Produkten arbeiten.
Für mich persönlich hat MeisterTask gewonnen.
Nicht, weil Trello schlecht wäre.
Sondern weil ich überzeugt bin:
Ein Zeitmanagement-System funktioniert nur dann, wenn man es gerne nutzt.
Ich habe beide Programme über viele Jahre verwendet.
Am Ende habe ich mich für MeisterTask entschieden, weil ich dort schneller arbeite, den besseren Überblick behalte und Projekte mit anderen Menschen deutlich angenehmer organisieren kann.
Der Wechsel war übrigens wesentlich einfacher, als ich erwartet hatte.
Rückblickend war meine größte Sorge unbegründet.
Warum ich diesen Vergleich geschrieben habe
Als ich zum ersten Mal von MeisterTask hörte, war ich eigentlich zufrieden mit Trello.
Ich hatte bereits zahlreiche Boards aufgebaut, meine Arbeitsabläufe eingerichtet und wollte ganz sicher nicht wieder von vorne anfangen.
Der Gedanke, sämtliche Projekte umzuziehen, schreckte mich eher ab, als dass er mich motivierte.
Trotzdem schaute ich mir MeisterTask an.
Was mich sofort überraschte, war nicht eine einzelne Funktion.
Es war das Gefühl beim Arbeiten.
Die Oberfläche wirkte aufgeräumter, moderner und intuitiver. Viele Funktionen, die ich in Trello damals über Erweiterungen gelöst hatte, waren bereits integriert.
Trotzdem blieb eine Frage:
Lohnt sich der Wechsel wirklich?
Heute kann ich diese Frage deutlich besser beantworten als damals.
Ich begleite MeisterTask seit den Anfangsjahren und nutze das Tool bis heute nahezu täglich – nicht nur als Zeitmanagement-Trainer, sondern auch als Krankenhausseelsorger, Podcaster und gemeinsam mit meiner Frau für unsere Familienorganisation.
Außerdem bin ich offizieller MeisterTask- und MindMeister-Experte und lasse diese Zertifizierung regelmäßig erneuern.
Im Laufe der Jahre durfte ich sogar Michael Hollauf, den Mitgründer und CPO von Meister, für meinen Podcast interviewen.
In dieser Zeit habe ich mit MeisterTask unter anderem organisiert:
- die Zusammenarbeit mit Kund*innen,
- Seminare und Workshops,
- Podcastproduktionen,
- Familienorganisation und Finanzen,
- Urlaubsplanungen,
- Projektentwicklung,
- sowie Brainstormings mit MindMeister.
Dieser Vergleich basiert deshalb nicht auf Herstellerangaben oder einem kurzen Produkttest.
Er basiert auf vielen Jahren täglicher Praxis.
Dabei möchte ich weder Trello schlechtreden noch MeisterTask schönreden.
Beide Programme gehören zu den besten Kanban-Tools auf dem Markt.
Sie verfolgen jedoch unterschiedliche Philosophien.
In diesem Artikel zeige ich dir, warum ich mich letztlich für MeisterTask entschieden habe, wo Trello seine Stärken hat und für wen welches Tool die bessere Wahl ist.
Für wen eignet sich welches Tool?
Bevor wir einzelne Funktionen vergleichen, möchte ich dir eine ehrliche Empfehlung geben.
Die Frage lautet nämlich nicht:
Welches Tool ist besser?
Sondern:
Welches Tool passt besser zu deiner Arbeitsweise?
Genau deshalb werde ich dir in diesem Artikel nicht einfach einen Sieger präsentieren. Stattdessen zeige ich dir, für wen ich heute MeisterTask empfehle – und für wen ich Trello weiterhin für eine sehr gute Wahl halte.
Ich würde MeisterTask empfehlen, wenn du …
- möglichst ohne lange Einarbeitung produktiv werden möchtest.
- regelmäßig mit anderen Menschen zusammenarbeitest.
- Wert auf eine moderne und aufgeräumte Benutzeroberfläche legst.
- Projekte statt nur Aufgaben organisieren möchtest.
- wiederkehrende Abläufe strukturieren und automatisieren willst.
- MindMeister nutzt oder Ideen direkt in Projekte verwandeln möchtest.
- Datenschutz und europäische Server wichtig findest.
💡 Aus meiner Praxis
Ich arbeite heute unter anderem mit Selbstständigen, Handwerksbetrieben, Ärzt*innen und kleinen Unternehmen.
Fast alle wünschen sich am Anfang dasselbe:
"Wir möchten endlich den Überblick behalten und nichts Wichtiges mehr vergessen."
Genau dabei unterstützt MeisterTask meiner Erfahrung nach besonders gut.
Ich würde Trello empfehlen, wenn du …
- bereits intensiv mit anderen Atlassian-Produkten arbeitest.
- dein Projektmanagement bis ins kleinste Detail anpassen möchtest.
- viele spezielle Power-Ups nutzt.
- mit deinem bestehenden System rundum zufrieden bist.
Trello ist auch heute noch eines der besten Kanban-Tools auf dem Markt.
Deshalb würde ich niemandem einen Wechsel empfehlen, nur weil ich persönlich lieber mit MeisterTask arbeite.
Ein Wechsel lohnt sich dann, wenn du dir davon einen echten Mehrwert versprichst.
Genau so ging es mir damals.
Ich hatte zunächst großen Respekt vor dem Umzug meiner vielen Trello-Boards.
Rückblickend war diese Sorge unbegründet.
Der Import funktionierte erstaunlich unkompliziert und ich konnte nahezu nahtlos weiterarbeiten.
📌 Wenn du nur eine Sache aus diesem Kapitel mitnimmst
Suche nicht nach dem Programm mit den meisten Funktionen.
Suche nach dem Programm, das du auch in einem Jahr noch gerne öffnest.
Nur dann wird Projektmanagement zu einer Gewohnheit – und genau daraus entsteht langfristig gutes Zeitmanagement.
⭐ Benjamins Urteil
Ich empfehle MeisterTask den meisten Selbstständigen, kleinen Unternehmen und Teams, weil der Einstieg leichtfällt und die Zusammenarbeit angenehm funktioniert.
Trello bleibt für mich eine sehr gute Alternative – besonders für Menschen, die maximale Anpassbarkeit suchen oder bereits tief im Atlassian-Ökosystem arbeiten.
Am Ende entscheidet nicht die Anzahl der Funktionen.
Entscheidend ist, mit welchem Werkzeug du dauerhaft gerne arbeitest.
Was ist Kanban überhaupt?
Bevor wir die beiden Programme vergleichen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die gemeinsame Grundlage.
Sowohl Trello als auch MeisterTask basieren auf der Kanban-Methode.
Das Prinzip ist erstaunlich einfach.
Stell dir ein Whiteboard mit mehreren Spalten vor.
- Ideen
- Geplant
- In Arbeit
- Warten auf Rückmeldung
- Erledigt
Jede Aufgabe erhält eine Karte und wandert Schritt für Schritt durch diese Spalten.
Dadurch erkennst du jederzeit auf einen Blick:
- woran gerade gearbeitet wird,
- welche Aufgaben noch offen sind,
- wer verantwortlich ist,
- und welche Projekte bereits abgeschlossen wurden.
Genau diese Einfachheit macht Kanban seit vielen Jahren so erfolgreich.
💡 Aus meiner Praxis
Ich liebe Kanban nicht, weil es besonders technisch ist.
Ich liebe Kanban, weil es meinen Kopf entlastet.
Ich muss mir nicht merken, welche Aufgabe als Nächstes ansteht oder wem ich noch etwas versprochen habe.
Das System erinnert mich daran.
Dadurch bleibt mehr Energie für die eigentliche Arbeit.
Das Gehirn ist zum Denken gemacht – nicht zum Speichern offener Aufgaben.
Warum ich meine To-dos nicht in MeisterTask verwalte
Diese Aussage überrascht viele Menschen.
Ich nutze MeisterTask täglich.
Trotzdem verwalte ich meine persönlichen To-dos nicht dort.
Dafür nutze ich Apple Erinnerungen.
Warum?
Weil ich überzeugt bin, dass unterschiedliche Werkzeuge unterschiedliche Aufgaben haben.
Apple Erinnerungen ist für mich perfekt für alles, was ich alleine erledigen möchte.
Ein kurzer Anruf.
Milch kaufen.
Jemandem zum Geburtstag gratulieren.
Kleine Aufgaben, die keinen Projektcharakter besitzen.
MeisterTask beginnt für mich genau dort, wo Projekte entstehen.
Oder mehrere Menschen zusammenarbeiten.
Denn dann reichen einfache Aufgabenlisten irgendwann nicht mehr aus.
Plötzlich geht es um Dateien.
Kommentare.
Verantwortlichkeiten.
Abhängigkeiten.
Wiederkehrende Abläufe.
Und genau dafür nutze ich MeisterTask.
💡 Aus meiner Praxis
Mit meiner Frau nutzen wir MeisterTask beispielsweise für unsere Familienorganisation.
Dort halten wir Verantwortlichkeiten fest, organisieren unsere Finanzen und planen gemeinsame Projekte.
Mit Kund*innen dokumentieren wir zwischen unseren Videokonferenzen Vereinbarungen, Ideen und offene Fragen.
Meine Podcastproduktion läuft ebenfalls vollständig über MeisterTask.
Jede Folge durchläuft denselben Workflow – von der ersten Idee bis zur Veröffentlichung.
Der Unterschied zwischen Aufgaben und Projekten
Für mich gibt es einen entscheidenden Unterschied.
Eine Aufgabe erledige ich alleine.
Ein Projekt entwickelt sich weiter.
Mehrere Menschen arbeiten daran.
Informationen kommen hinzu.
Entscheidungen müssen dokumentiert werden.
Genau deshalb versuche ich heute, möglichst konsequent zu trennen.
So nutze ich beide Werkzeuge
🍎 Apple Erinnerungen
- Persönliche To-dos
- Kleine Einzelaufgaben
- Einkaufsliste
- Erinnerungen
✅ MeisterTask
- Projekte
- Zusammenarbeit mit anderen
- Dokumentation
- Workflows
- Verantwortlichkeiten
📌 Benjamins Tipp
Viele Menschen suchen nach einem Werkzeug für alles.
Ich glaube nicht, dass das notwendig ist.
Nutze lieber für jede Aufgabe das Werkzeug, das genau dafür entwickelt wurde.
Für mich bedeutet das:
- Apple Erinnerungen für persönliche Aufgaben.
- MeisterTask für Projekte und Zusammenarbeit.
Diese Kombination hat sich über viele Jahre bewährt.
⭐ Benjamins Urteil
MeisterTask ist für mich keine To-do-App.
Es ist eine Plattform für Projekte.
Und genau dort entfaltet das Programm seine größte Stärke.
Bedienung – Warum ich letztlich zu MeisterTask gewechselt bin
Als ich MeisterTask zum ersten Mal geöffnet habe, konnte ich gar nicht genau sagen, was anders war.
Ich wusste nur:
Hier finde ich mich schneller zurecht.
Vielleicht kennst du dieses Gefühl.
Manche Programme muss man erst verstehen.
Andere öffnet man und beginnt einfach zu arbeiten.
Genau so ging es mir mit MeisterTask.
Natürlich ist das subjektiv.
Es wird Menschen geben, die Trello übersichtlicher finden.
Gerade dann, wenn sie schon viele Jahre damit arbeiten.
Für mich fühlte sich MeisterTask vom ersten Moment an moderner und aufgeräumter an.
Ich musste weniger nachdenken.
Und genau das ist für mich einer der wichtigsten Faktoren im Zeitmanagement.
Jeder unnötige Klick.
Jede Suche.
Jeder Moment des Überlegens.
Kostet Konzentration.
Wenn sich das hundertmal am Tag wiederholt, verliert man erstaunlich viel Zeit und Energie.
Ein gutes Produktivitätswerkzeug sollte möglichst wenig Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
Es sollte einfach funktionieren.
Für mich spielt deshalb auch die Optik eine größere Rolle, als viele zunächst vermuten.
Ein Werkzeug, das ich gerne öffne, nutze ich häufiger.
Und ein Werkzeug, das ich häufiger nutze, enthält aktuellere Informationen.
Dadurch wird es wiederum hilfreicher.
Das klingt zunächst banal.
Hat aber mein Zeitmanagement nachhaltig verändert.
💡 Aus meiner Praxis
Ich habe in den vergangenen Jahren unzählige Produktivitäts-Tools ausprobiert.
Viele konnten auf dem Papier mehr als MeisterTask.
Trotzdem bin ich immer wieder zurückgekehrt.
Nicht wegen einer einzelnen Funktion.
Sondern weil ich gerne damit arbeite.
Ich freue mich tatsächlich, ein neues Projekt anzulegen.
Und genau das ist für mich ein riesiger Vorteil.
Nur ein Werkzeug, das ich gerne nutze, nutze ich auch regelmäßig.
Und regelmäßige Nutzung ist die Grundvoraussetzung für funktionierendes Zeitmanagement.
Der Wechsel war einfacher als die Entscheidung
Lange Zeit habe ich den Wechsel vor allem aus einem Grund aufgeschoben.
Ich hatte bereits viele Trello-Boards aufgebaut.
Sie enthielten Projekte, Ideen und Arbeitsabläufe aus mehreren Jahren.
Ich wollte nicht alles neu anlegen.
Rückblickend war genau diese Sorge unbegründet.
MeisterTask konnte meine Trello-Boards importieren.
Der Umzug funktionierte erstaunlich unkompliziert.
Ich musste nicht wieder bei null beginnen.
Natürlich habe ich anschließend Kleinigkeiten angepasst.
Aber die größte Hürde existierte eigentlich nur in meinem Kopf.
💡 Aus meiner Praxis
Heute werde ich häufig gefragt, ob sich ein Wechsel lohnt.
Meine Antwort lautet immer:
Der Wechsel war deutlich einfacher als die Entscheidung zu wechseln.
Wenn du das Gefühl hast, dass dein aktuelles Werkzeug dich eher ausbremst als unterstützt, solltest du dir MeisterTask zumindest einmal in Ruhe ansehen.
Vielleicht stellst du – genau wie ich damals – fest, dass der Umstieg viel unkomplizierter ist als erwartet.
📌 Wenn du über einen Wechsel nachdenkst
- Teste MeisterTask zunächst mit einem kleinen Projekt.
- Importiere ein bestehendes Trello-Board.
- Arbeite einige Tage parallel mit beiden Programmen.
- Entscheide erst danach.
So musst du dich nicht sofort festlegen und kannst beide Arbeitsweisen in Ruhe vergleichen.
⭐ Benjamins Urteil
Die Benutzeroberfläche allein wäre für mich kein Grund gewesen zu wechseln.
Zusammen mit der einfacheren Bedienung, den integrierten Funktionen und dem unkomplizierten Import war sie jedoch ausschlaggebend.
Heute würde ich denselben Wechsel jederzeit wieder machen.
Zusammenarbeit – Hier spielt MeisterTask seine größte Stärke aus
Wenn ich MeisterTask auf eine einzige Stärke reduzieren müsste, würde ich nicht die Automatisierungen nennen.
Auch nicht die Oberfläche.
Und nicht einmal die Verbindung mit MindMeister.
Für mich liegt die größte Stärke in der Zusammenarbeit.
Denn genau dort verbringe ich den größten Teil meines Arbeitsalltags.
Ich arbeite mit meiner Frau zusammen.
Mit Kund*innen.
Mit virtuellen Assistent*innen.
Mit Projektpartner*innen.
Und überall gilt derselbe Grundsatz:
Alle Beteiligten sollten jederzeit denselben Informationsstand haben.
Genau das ermöglicht MeisterTask.
Statt Informationen über E-Mails, Messenger und Notizzettel zu verteilen, befindet sich alles direkt an der jeweiligen Aufgabe.
Dateien.
Kommentare.
Entscheidungen.
Checklisten.
Verantwortlichkeiten.
Dadurch muss niemand lange suchen.
Und genau das spart jeden Tag Zeit.
💡 Aus meiner Praxis – Zusammenarbeit mit Kund*innen
Über viele Jahre habe ich mit einem Kunden nahezu ausschließlich über eine einzige MeisterTask-Karte kommuniziert.
Dort sammelten wir Fragen, Ideen, Entscheidungen und neue Aufgaben.
Alle Beteiligten konnten jederzeit nachvollziehen, was bereits geklärt war, welche Aufgaben noch offen waren und welche Vereinbarungen wir getroffen hatten.
Mit klassischen E-Mails wäre das kaum möglich gewesen.
Antworten verschwinden irgendwann im Posteingang.
In MeisterTask bleiben sie genau dort, wo sie hingehören – direkt an der Aufgabe.
Selbst Monate später konnten wir nachvollziehen, warum wir eine Entscheidung getroffen hatten.
💡 Aus meiner Praxis – Zusammenarbeit mit virtuellen Assistent*innen
Auch die Produktion meines Podcasts organisiere ich seit vielen Jahren mit MeisterTask.
Jede Folge durchläuft denselben Workflow.
Von der ersten Idee über Aufnahme, Schnitt und Shownotes bis hin zur Veröffentlichung.
Alle Dateien befinden sich direkt am Projekt.
Ich sehe jederzeit, an welcher Stelle des Bearbeitungsprozesses sich eine Folge befindet.
Meine Assistent*innen wissen sofort, wann sie übernehmen müssen.
Nachfragen wie „Ist die Datei schon fertig?“ oder „Wer ist gerade dran?“ sind dadurch selten geworden.
Weniger E-Mails. Weniger Rückfragen. Mehr Klarheit.
Viele Teams versuchen ihre Zusammenarbeit über E-Mails zu organisieren.
Das funktioniert – solange Projekte klein bleiben.
Sobald mehrere Menschen beteiligt sind, entstehen jedoch schnell verschiedene Informationsstände.
Jemand hat die aktuelle Datei.
Jemand anderes kennt bereits die neue Entscheidung.
Eine dritte Person sucht noch nach der letzten E-Mail.
Für mich gehört Kommunikation deshalb an die Aufgabe.
Nicht in den Posteingang.
Dadurch entsteht ein gemeinsamer Wissensstand.
Und genau das macht Zusammenarbeit entspannter.
Ich muss mich nicht mehr erinnern, wo eine Information steht.
Ich öffne einfach das Projekt.
Aufgaben können aufeinander warten
Eine Funktion, die ich besonders schätze, sind Aufgabenabhängigkeiten.
Manche Aufgaben können erst beginnen, wenn eine andere abgeschlossen wurde.
Das kennt jede*r aus dem Alltag.
- Ein Seminar kann erst beworben werden, wenn Termin und Ort feststehen.
- Ein Podcast kann erst veröffentlicht werden, wenn der Schnitt abgeschlossen ist.
- Ein Angebot kann erst verschickt werden, wenn alle Informationen vorliegen.
Mit Aufgabenabhängigkeiten wird genau das sichtbar.
Niemand beginnt versehentlich zu früh.
Niemand wartet unnötig.
Der Workflow führt alle Beteiligten Schritt für Schritt durch das Projekt.
💡 Aus meiner Praxis
Gerade bei längeren Projekten sorgt diese Funktion für erstaunlich viel Ruhe.
Alle wissen automatisch, wann sie an der Reihe sind.
Das reduziert Rückfragen und verhindert Missverständnisse.
⭐ Benjamins Urteil
Trello eignet sich ebenfalls hervorragend für die Zusammenarbeit.
Ich persönlich arbeite dennoch lieber mit MeisterTask.
Die Oberfläche wirkt für mich ruhiger, Informationen finde ich schneller wieder und neue Kund*innen verstehen die Arbeitsweise meist innerhalb weniger Minuten.
Deshalb ist MeisterTask für mich heute das Werkzeug, das ich bei gemeinsamen Projekten bevorzuge.
Automationen – Wenn das System mitdenkt
Die meisten Menschen beginnen mit MeisterTask, indem sie Aufgaben verwalten.
Ich auch.
Mit der Zeit habe ich jedoch gemerkt, dass der eigentliche Gewinn an einer anderen Stelle liegt.
Wiederkehrende Abläufe müssen nicht jedes Mal neu organisiert werden.
Viele Projekte bestehen aus denselben Schritten.
Eine Podcastfolge.
Ein Seminar.
Ein neuer Kund*innenauftrag.
Jedes Mal die gleichen Aufgaben von Hand anzulegen kostet Zeit.
Und irgendwann vergisst man einen Schritt.
Deshalb versuche ich heute, alles zu standardisieren, was sich regelmäßig wiederholt.
Wenn eine Karte verschoben wird, passiert automatisch mehr
Besonders schätze ich die Automatisierungen in MeisterTask.
Sobald ich eine Aufgabe in eine bestimmte Spalte verschiebe, können automatisch weitere Schritte ausgelöst werden.
- Die Zeiterfassung startet automatisch.
- Die zuständige Person erhält automatisch eine E-Mail.
- Eigenschaften oder Fälligkeiten werden angepasst.
- Der nächste Arbeitsschritt beginnt automatisch.
Das klingt zunächst nach einer kleinen Funktion.
Im Alltag spart sie jedoch unzählige Klicks.
Vor allem verhindert sie, dass wichtige Zwischenschritte vergessen werden.
💡 Aus meiner Praxis – Wenn das System mitarbeitet
Ein gutes Projektmanagement-System soll mir nicht nur Aufgaben anzeigen.
Es soll mitdenken.
Genau das passiert durch Automatisierungen.
Verschiebe ich beispielsweise eine Aufgabe in eine bestimmte Spalte, startet automatisch die Zeiterfassung oder die Person, die den nächsten Arbeitsschritt übernimmt, erhält sofort eine Benachrichtigung.
Niemand muss daran denken, eine E-Mail zu schreiben.
Niemand muss kontrollieren, ob die nächste Person bereits informiert wurde.
Das System übernimmt diese Routineaufgaben.
Dadurch bleibt mehr Zeit für Gespräche, Entscheidungen und kreative Arbeit.
Mein Podcast-Workflow
Ein gutes Beispiel dafür ist meine Podcastproduktion.
Jede Folge durchläuft denselben Ablauf.
- Idee
- Vorbereitung
- Aufnahme
- Schnitt
- Shownotes
- Veröffentlichung
- Social Media
Mein Podcast Workflow, sieht etwa so aus
Früher musste ich bei jeder neuen Folge überlegen, welcher Schritt als Nächstes kommt.
Heute übernimmt das mein Workflow.
Ich lege lediglich eine neue Podcastfolge an.
Der bewährte Ablauf steht bereits fest.
Das spart nicht nur Zeit.
Es verhindert auch, dass einzelne Arbeitsschritte vergessen werden.
Automatisierung bedeutet für mich etwas anderes
Viele verbinden Automatisierungen mit komplizierten Regeln oder künstlicher Intelligenz.
Für mich bedeutet Automatisierung etwas viel Einfacheres.
Wiederkehrende Entscheidungen muss ich nur ein einziges Mal treffen.
Wenn sich ein Ablauf bewährt hat, möchte ich ihn nicht jedes Mal neu erfinden.
Dadurch bleibt meine Energie für die Dinge, die wirklich Kreativität benötigen.
⭐ Benjamins Urteil
Trello bietet mit Butler ebenfalls sehr leistungsfähige Automatisierungen.
Ich persönlich empfinde die Einrichtung in MeisterTask jedoch als einfacher und alltagstauglicher.
Gerade für Selbstständige, kleine Teams und Familien finde ich diesen pragmatischen Ansatz angenehmer als möglichst viele Einstellmöglichkeiten.
MindMeister – Der Grund, warum ich im Meister-Ökosystem geblieben bin
Wenn ich ein neues Projekt beginne, starte ich nur selten mit Aufgaben.
Am Anfang stehen fast immer Gedanken.
Ideen.
Zusammenhänge.
Fragen.
Genau deshalb arbeite ich seit vielen Jahren mit MindMeister.
Dort sammle ich zunächst alles, was mir einfällt.
Ich sortiere meine Gedanken.
Verbinde Themen miteinander.
Und entwickle daraus erste Konzepte.
Der eigentliche Vorteil entsteht anschließend.
Mit wenigen Klicks lassen sich aus einer Mindmap konkrete Aufgaben in MeisterTask erstellen.
Aus einer Idee wird ein Projekt.
Aus einem Projekt entstehen Aufgaben.
Und aus Aufgaben entsteht Schritt für Schritt ein fertiges Ergebnis.
💡 Aus meiner Praxis
Fast jedes größere Seminar beginnt bei mir als Mindmap.
Dort sammle ich Inhalte, Übungen, Literatur und Ideen.
Erst wenn die Struktur steht, exportiere ich die einzelnen Punkte nach MeisterTask.
Ab diesem Moment beginnt die eigentliche Projektarbeit.
Diese Kombination begleitet mich seit vielen Jahren und gehört für mich zu den größten Stärken des gesamten Meister-Ökosystems.
📌 Benjamins Tipp
Wenn du häufig Seminare, Workshops, Bücher oder größere Projekte planst, beginne nicht sofort mit Aufgaben.
Beginne mit einer Mindmap.
Gedanken dürfen zunächst ungeordnet sein.
Struktur entsteht erst anschließend.
Genau dafür ist die Kombination aus MindMeister und MeisterTask ideal.
⭐ Benjamins Urteil
Für mich ist die Verbindung zwischen MindMeister und MeisterTask bis heute einer der größten Vorteile des gesamten Systems.
Genau deshalb nutze ich beide Programme seit den Anfangsjahren gemeinsam.
Datenschutz – Für manche nebensächlich, für andere entscheidend
Nicht jede*r achtet bei einem Projektmanagement-Tool auf den Serverstandort.
Sobald jedoch Kund*innendaten, sensible Informationen oder Unternehmensdaten verarbeitet werden, spielt Datenschutz eine deutlich größere Rolle.
Für viele meiner Kund*innen war genau das einer der Gründe, sich intensiver mit MeisterTask zu beschäftigen.
Ich selbst habe mich nicht ausschließlich deshalb für MeisterTask entschieden.
Es war für mich jedoch ein zusätzlicher Pluspunkt.
Gerade in meiner Arbeit als Krankenhausseelsorger und in der Beratung ist ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten selbstverständlich.
⭐ Benjamins Urteil
Wenn Datenschutz für dich ein wichtiges Entscheidungskriterium ist, sehe ich MeisterTask im Vorteil.
Für mich war es nicht der einzige Grund für den Wechsel – aber ein weiterer Baustein, der meine Entscheidung bestätigt hat.
Offline arbeiten – Ein Kritikpunkt, der für mich heute keiner mehr ist
Ich möchte in diesem Vergleich nicht nur die Dinge nennen, die mir gefallen.
Es gab durchaus Punkte, die mich in den vergangenen Jahren gestört haben.
Einer davon war das Arbeiten ohne Internetverbindung.
Gerade auf längeren Zugfahrten war das für mich immer wieder ärgerlich.
Ich wollte Projekte bearbeiten und Ideen festhalten – und musste teilweise warten, bis wieder eine stabile Verbindung vorhanden war.
Heute spielt dieses Problem für mich praktisch keine Rolle mehr.
Die App unterstützt das Offline-Arbeiten inzwischen deutlich besser.
Änderungen werden gespeichert und später automatisch synchronisiert.
Genau so sollte es sein.
💡 Aus meiner Praxis
Gerade unterwegs entstehen mir häufig die besten Ideen.
Im Zug.
Während einer Fortbildung.
Oder zwischen zwei Terminen.
Deshalb ist es für mich wichtig, dass ich Projekte auch dann weiterbearbeiten kann, wenn das Internet gerade nicht zuverlässig funktioniert.
Heute klappt das deutlich besser als noch in den Anfangsjahren.
⭐ Benjamins Urteil
Vor einigen Jahren hätte ich diesen Punkt noch kritischer bewertet.
Heute gehört er für mich nicht mehr zu den Gründen, die gegen MeisterTask sprechen.
Lohnt sich MeisterTask trotz der Kosten?
Natürlich gehört zu einem ehrlichen Vergleich auch der Preis.
Schließlich möchte niemand dauerhaft für ein Werkzeug bezahlen, das keinen echten Mehrwert bietet.
MeisterTask und Trello bieten beide kostenlose Einstiegsmodelle.
Für viele Privatpersonen reicht das bereits vollkommen aus.
Spannend wird es erst dann, wenn Projekte größer werden, mehrere Menschen zusammenarbeiten oder zusätzliche Funktionen benötigt werden.
Dann stellt sich für mich nicht mehr die Frage:
„Was kostet das Tool?“
Sondern vielmehr:
„Was bringt mir das Tool?“
Ein gutes Projektmanagement-System spart Zeit.
Es verhindert Missverständnisse.
Es reduziert Rückfragen.
Es sorgt dafür, dass weniger vergessen wird.
Und genau dadurch entsteht ein Mehrwert, der sich oft gar nicht direkt in Euro berechnen lässt.
💡 Aus meiner Praxis
Natürlich kostet MeisterTask Geld.
Aber jedes Mal, wenn ich durch klarere Prozesse eine Stunde spare, hat sich ein großer Teil dieser Kosten bereits bezahlt gemacht.
Noch wichtiger ist jedoch etwas anderes.
Ich muss weniger im Kopf behalten.
Ich suche seltener nach Informationen.
Und ich verbringe weniger Zeit mit organisatorischem Chaos.
Das macht meinen Arbeitsalltag entspannter.
⭐ Benjamins Urteil
Ich entscheide mich nicht für das günstigste Werkzeug.
Ich entscheide mich für das Werkzeug, das mir dauerhaft Zeit spart.
Was diese gesparte Zeit wert ist, hängt davon ab, womit ich sie fülle.
Wenn ich in dieser Zeit mit Kund*innen arbeite, erwirtschaftet MeisterTask oft mehr Geld, als mich das Tool kostet.
Wenn ich die gewonnene Zeit mit meinen Kindern verbringe, ist sie ohnehin unbezahlbar.
Genau deshalb betrachte ich den Preis eines Produktivitätswerkzeugs nie isoliert.
Ich frage mich stattdessen:
Hilft mir dieses Werkzeug dabei, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu gewinnen?
Für mich lautet die Antwort seit vielen Jahren eindeutig: Ja.
📌 MeisterTask Rabattcode
Falls du MeisterTask selbst ausprobieren möchtest und dich später für ein Upgrade entscheidest, kannst du beim Bezahlen im Feld „Promocode“ einfach den Rabattcode benjaminfloer eingeben.
So erhältst du den aktuell verfügbaren Expertenrabatt.
Ich empfehle dir trotzdem, zunächst die kostenlose Version in Ruhe auszuprobieren und erst anschließend zu entscheiden, ob MeisterTask zu deiner Arbeitsweise passt.
Was mich an MeisterTask auch schon genervt hat
So gerne ich mit MeisterTask arbeite:
Perfekt ist kein Programm.
Und genau deshalb möchte ich auch über die Dinge sprechen, die mich gestört haben.
Denn ein ehrlicher Vergleich sollte nicht nur die Vorteile zeigen.
Vor einiger Zeit hat MeisterTask die Bedienoberfläche deutlich überarbeitet.
Mein erster Gedanke war ehrlich gesagt nicht besonders positiv.
Viele Handgriffe, die ich über Jahre automatisiert hatte, funktionierten plötzlich anders.
Ich war genervt.
Nicht weil die neue Oberfläche schlecht war.
Sondern weil ich meine gewohnten Abläufe verloren hatte.
Nach einigen Tagen merkte ich jedoch etwas Überraschendes.
Viele der neuen Abläufe waren tatsächlich einfacher als vorher.
Ich musste lediglich bereit sein, sie neu zu lernen.
⭐ Benjamins Urteil
Ich wünsche mir, dass Veränderungen immer mit Augenmaß erfolgen.
Gleichzeitig finde ich es wichtig, dass sich ein gutes Programm weiterentwickelt.
Heute möchte ich zur alten Oberfläche nicht mehr zurück.
7 Dinge, die ich nach über einem Jahrzehnt mit MeisterTask gelernt habe
Es gibt Funktionen, die lernt man in den ersten Tagen kennen.
Und es gibt Erkenntnisse, für die man viele Jahre braucht.
Die folgenden Punkte stehen in keinem Handbuch.
Sie sind das Ergebnis unzähliger Projekte, vieler Kund*innen und tausender Stunden mit MeisterTask.
Vielleicht ersparen sie dir denselben Lernweg.
1. Projekte sind nicht für die Ewigkeit
Einer meiner größten Fehler war der Gedanke:
„Das Projekt kann ich bestimmt irgendwann noch einmal gebrauchen.“
Also blieb es bestehen.
Und noch eins.
Und noch eins.
Irgendwann bestand meine Projektübersicht aus längst abgeschlossenen Projekten.
Nicht die aktuelle Arbeit machte mein MeisterTask unübersichtlich.
Sondern meine Vergangenheit.
Heute archiviere ich Projekte konsequent.
Und wenn ich sicher bin, dass ich sie nie wieder brauche, lösche ich sie irgendwann auch.
Das bedeutet jedoch nicht, Wissen wegzuwerfen.
Wenn sich ein Ablauf bewährt hat, nutze ich das Projekt als Vorlage für ein neues.
So bleiben meine Prozesse erhalten.
Aber mein Blick bleibt frei für das, was heute wichtig ist.
💡 Aus meiner Praxis
Einmal im Quartal nehme ich mir bewusst eine halbe Stunde Zeit.
Ich archiviere abgeschlossene Projekte.
Ich lösche Überflüssiges.
Und ich überlege, welche Boards sich als Vorlage für zukünftige Projekte eignen.
Diese halbe Stunde spart mir anschließend viele Stunden Sucherei.
⭐ Benjamins Urteil
Ordnung ist für mich keine ästhetische Frage.
Sie ist ein Produktivitätswerkzeug.
Je weniger Ballast ich sehe, desto leichter kann ich mich auf die aktuellen Projekte konzentrieren.
2. Ein schönes Werkzeug wird häufiger benutzt
Viele Menschen halten gutes Design für Nebensache.
Ich nicht.
Ein Werkzeug, das ich gerne öffne, nutze ich häufiger.
Und ein Werkzeug, das ich häufiger nutze, enthält aktuellere Informationen.
Dadurch wird es wiederum hilfreicher.
Dieser Zusammenhang klingt einfach.
Für mein Zeitmanagement war er jedoch entscheidend.
Nur ein Werkzeug, das ich gerne nutze, nutze ich auch regelmäßig.
Und Regelmäßigkeit ist die Grundlage jeder guten Organisation.
3. Kommunikation gehört an die Aufgabe – nicht ins E-Mail-Postfach
Früher lagen Informationen überall.
Eine Rückfrage per E-Mail.
Eine Datei im Cloudspeicher.
Eine Entscheidung im Messenger.
Eine Notiz irgendwo in meinem Kalender.
Heute versuche ich konsequent, projektbezogene Kommunikation direkt an der jeweiligen Aufgabe zu führen.
Der Unterschied ist enorm.
Monate später kann ich nachvollziehen,
- warum eine Entscheidung getroffen wurde,
- wer welche Idee eingebracht hat,
- welche Datei dazugehört
- und welche Aufgaben daraus entstanden sind.
Ich muss nicht mehr suchen.
Ich öffne einfach das Projekt.
4. Verantwortung ist wichtiger als Aufgaben
Eines der wichtigsten Boards nutzen meine Frau und ich privat.
Dort verteilen wir keine Aufgaben.
Wir verteilen Verantwortung.
Für uns bedeutet Verantwortung:
Wer für einen Bereich verantwortlich ist, denkt von A bis Z daran.
Diese Person muss nicht ständig erinnert werden.
Sie plant mit.
Sie denkt an Fristen.
Und sie kümmert sich darum, dass dieser Bereich funktioniert.
Dadurch vermeiden wir, dass eine Person den gesamten Mental Load trägt.
Klare Verantwortlichkeiten entlasten beide.
💡 Aus meiner Praxis
Unser Verantwortungs-Board hat nicht nur unsere Organisation verbessert.
Es hat viele kleine Alltagsdiskussionen überflüssig gemacht.
Wir müssen deutlich seltener nachfragen:
„Hast du daran gedacht?“
Denn Verantwortung bedeutet bei uns eben auch, an einen Bereich selbstständig zu denken.
⭐ Benjamins Urteil
Projektmanagement ist nicht nur etwas für Unternehmen.
Auch Familien profitieren davon.
Nicht weil Familien Projekte wären.
Sondern weil Klarheit Freiraum schafft.
5. Standardisierte Abläufe sparen mehr Zeit als schnelleres Arbeiten
Früher habe ich versucht, Aufgaben schneller zu erledigen.
Heute versuche ich stattdessen, gute Abläufe zu entwickeln.
Immer wenn ich einen Prozess zum dritten Mal wiederhole, frage ich mich:
Kann daraus ein Standard werden?
Podcastfolgen.
Seminare.
Neue Kund*innen.
Workshops.
Wiederkehrende Projekte.
Alles, was regelmäßig passiert, sollte möglichst nicht jedes Mal neu erfunden werden.
Das spart auf Dauer deutlich mehr Zeit als ein paar Sekunden schnelleres Arbeiten.
6. Ein System muss den Kopf entlasten
Früher hatte ich oft das Gefühl, ständig an alles denken zu müssen.
Wer wartet noch auf eine Antwort?
Welche Aufgabe war als Nächstes geplant?
Was wollte ich beim nächsten Kund*innengespräch ansprechen?
Heute liegt dieses Wissen nicht mehr in meinem Kopf.
Es liegt im System.
Dadurch kann ich mich auf Menschen konzentrieren statt auf offene Schleifen.
Das Gehirn ist zum Denken gemacht – nicht zum Speichern von Aufgaben.
7. Gute Software schafft keine Zeit – sie gibt sie zurück
Software kann keine Zeit erzeugen.
Aber sie kann verhindern, dass wir Zeit verschwenden.
Durch Suchen.
Durch doppelte Arbeit.
Durch Missverständnisse.
Durch vergessene Aufgaben.
Genau darin liegt für mich der eigentliche Wert von MeisterTask.
⭐ Benjamins Fazit nach über einem Jahrzehnt
Heute arbeite ich nicht schneller als früher.
Ich arbeite ruhiger.
Mit mehr Überblick.
Und mit deutlich weniger Mental Load.
Genau das ist für mich gutes Zeitmanagement.
Für wen ich Trello heute trotzdem empfehle
Nach all den positiven Erfahrungen mit MeisterTask wäre es leicht zu schreiben:
„Nimm einfach MeisterTask.“
Das wäre aber weder ehrlich noch hilfreich.
Trello ist nach wie vor ein ausgezeichnetes Projektmanagement-Tool.
Ich kenne viele Menschen, die seit Jahren erfolgreich damit arbeiten.
Deshalb würde ich niemandem einen Wechsel empfehlen, nur weil ich persönlich lieber mit MeisterTask arbeite.
Ein Wechsel sollte immer einen echten Mehrwert bringen.
Genau deshalb empfehle ich Trello weiterhin bestimmten Zielgruppen.
Ich würde Trello empfehlen, wenn …
- du bereits intensiv mit anderen Atlassian-Produkten arbeitest.
- du sehr individuelle Workflows und umfangreiche Anpassungen benötigst.
- dein gesamtes Team seit Jahren erfolgreich mit Trello arbeitet.
- du keinerlei Probleme mit deinem aktuellen System hast.
Wenn dein Werkzeug dich zuverlässig unterstützt, gibt es keinen Grund, nur aus Neugier zu wechseln.
Anders sieht es aus, wenn du immer häufiger denkst:
- „Irgendwie ist das alles unübersichtlich geworden.“
- „Warum brauchen wir für diese Funktion schon wieder eine Erweiterung?“
- „Neue Teammitglieder tun sich mit dem Einstieg schwer.“
- „Wir kommunizieren trotzdem ständig per E-Mail.“
Dann lohnt sich aus meiner Sicht ein Blick auf MeisterTask.
💡 Aus meiner Praxis
Ich habe den Wechsel selbst viele Monate vor mir hergeschoben.
Nicht weil ich Trello schlecht fand.
Sondern weil ich den Aufwand überschätzt habe.
Heute würde ich deutlich früher ausprobieren, ob ein anderes Werkzeug besser zu meiner Arbeitsweise passt.
Denn genau das war am Ende der entscheidende Punkt.
Nicht die Funktionen.
Sondern das Gefühl beim täglichen Arbeiten.
⭐ Benjamins Urteil
Trello ist kein schlechtes Programm.
Ganz im Gegenteil.
Wenn ich heute noch ausschließlich mit Trello arbeiten müsste, könnte ich meine Projekte wahrscheinlich ebenfalls erfolgreich organisieren.
Ich arbeite trotzdem lieber mit MeisterTask.
Nicht weil Trello zu wenig kann.
Sondern weil MeisterTask besser zu meiner Art zu arbeiten passt.
MeisterTask oder Trello – Der direkte Vergleich
Du möchtest nicht den ganzen Artikel lesen? Dann findest du hier meinen schnellen Überblick. Anschließend gehe ich auf alle Punkte ausführlich ein.
| Kriterium | MeisterTask | Trello |
|---|---|---|
| Mein Gesamteindruck | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐☆ |
| Benutzerfreundlichkeit | ✅ Sehr intuitiv | ✅ Gut, aber komplexer |
| Design | Modern und aufgeräumt | Funktional und flexibel |
| Einstieg | Sehr einfach | Einfach |
| Zusammenarbeit im Team | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Automatisierungen | Einfach einzurichten | Sehr leistungsfähig |
| Aufgabenabhängigkeiten | ✅ Integriert | ✅ Möglich |
| Mindmaps | Perfekte Verbindung mit MindMeister | Nur über externe Lösungen |
| Datenschutz | Europäische Infrastruktur | Internationale Infrastruktur |
| Offline arbeiten | Ja | Ja |
| Integrationen | Viele | Noch mehr |
| Meine Empfehlung | Selbstständige, Teams, Familien, Handwerksbetriebe und Arztpraxen | Power-User und Atlassian-Nutzer*innen |
⭐ Mein Kurzfazit
MeisterTask gewinnt diesen Vergleich für mich nicht, weil es mehr Funktionen bietet. Es gewinnt, weil ich damit entspannter, strukturierter und lieber arbeite. Trello bleibt ein hervorragendes Projektmanagement-Tool – besonders für Menschen, die maximale Anpassbarkeit suchen oder bereits tief im Atlassian-Ökosystem arbeiten.
So sieht mein Alltag mit MeisterTask heute aus
Wenn ich morgens meinen Computer einschalte, öffne ich fast automatisch zwei Programme.
Apple Erinnerungen.
Und MeisterTask.
Beide Werkzeuge ergänzen sich perfekt.
Apple Erinnerungen verwaltet meine persönlichen Aufgaben.
MeisterTask verwaltet meine Projekte.
Diese Trennung hat sich für mich über viele Jahre bewährt.
Gemeinsam mit meiner Frau
Eines unserer wichtigsten Boards nutzen wir privat.
Dort organisieren wir Verantwortlichkeiten innerhalb unserer Familie.
Außerdem behalten wir dort den Überblick über unsere Finanzen.
Welche Versicherungen laufen?
Welche Ausgaben gehören in welchen Bereich?
Wo möchten wir Veränderungen vornehmen?
Früher lagen diese Informationen an ganz unterschiedlichen Orten.
Heute finden wir alles dort, wo wir es benötigen.
Gemeinsam mit Kund*innen
Bei neuen Kund*innen schlage ich häufig vor, ein gemeinsames MeisterTask-Board anzulegen.
Zwischen unseren Videokonferenzen entstehen neue Fragen.
Neue Ideen.
Neue Aufgaben.
Früher landete all das in langen E-Mail-Verläufen.
Heute dokumentieren wir alles direkt im Projekt.
Wenn wir uns wiedersehen, müssen wir nicht überlegen, wo wir zuletzt aufgehört haben.
Wir öffnen einfach das gemeinsame Board.
Gemeinsam mit meinem Team
Auch meine Podcastproduktion läuft vollständig über MeisterTask.
Jede Folge durchläuft denselben Workflow.
Alle Beteiligten wissen jederzeit,
- welche Aufgaben bereits erledigt wurden,
- welche Dateien noch fehlen,
- und wer als Nächstes übernimmt.
Dadurch entstehen deutlich weniger Rückfragen.
Und genau dadurch entsteht mehr Ruhe.
💡 Aus meiner Praxis – Handwerksbetriebe
Ein Handwerksbetrieb fragte mich einmal, wie MeisterTask bei mehreren Mitarbeitenden im Außendienst helfen könnte.
Gemeinsam entwickelten wir einen Workflow, bei dem alle Baustellen als Projekte angelegt wurden.
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter konnte sofort sehen, welche Arbeiten bereits erledigt waren, welche Materialien noch fehlten und welche Aufgaben als Nächstes anstanden.
Telefonate wurden weniger.
Informationen gingen nicht mehr verloren.
Und alle arbeiteten mit demselben Informationsstand.
💡 Aus meiner Praxis – Arztpraxen
Auch mit Arztpraxen habe ich bereits darüber gesprochen, wie wiederkehrende Abläufe transparenter organisiert werden können.
Gerade dort, wo viele Menschen gemeinsam Verantwortung tragen, helfen klare Prozesse und eindeutige Zuständigkeiten dabei, den Überblick zu behalten.
⭐ Benjamins Urteil
Ich nutze MeisterTask heute nicht wegen einer einzelnen Funktion.
Ich nutze es, weil es Menschen zusammenbringt.
Meine Familie.
Meine Kund*innen.
Meine Projektpartner*innen.
Und genau dafür wurde es meiner Meinung nach entwickelt.
Häufige Fragen zu MeisterTask und Trello
Ist MeisterTask besser als Trello?
Das hängt davon ab, was du suchst.
Wenn du möglichst schnell produktiv werden möchtest, Wert auf eine aufgeräumte Oberfläche legst und regelmäßig mit anderen Menschen zusammenarbeitest, empfehle ich MeisterTask.
Wenn du maximale Anpassbarkeit suchst oder bereits intensiv mit anderen Atlassian-Produkten arbeitest, kann Trello die bessere Wahl sein.
Ich persönlich arbeite seit den Anfangsjahren lieber mit MeisterTask.
Lohnt sich der Wechsel von Trello zu MeisterTask?
Aus meiner Sicht: Ja – wenn du dir von MeisterTask einen echten Mehrwert versprichst.
Genau davor hatte ich selbst lange Respekt.
Ich wollte meine vielen Trello-Boards nicht neu aufbauen.
Rückblickend war diese Sorge unbegründet.
Der Import funktionierte erstaunlich unkompliziert und ich konnte fast nahtlos weiterarbeiten.
Heute ärgere ich mich eher darüber, dass ich den Wechsel so lange hinausgezögert habe.
Kann MeisterTask Trello-Boards importieren?
Ja.
Genau diese Funktion habe ich damals selbst genutzt.
Dadurch musste ich nicht wieder bei null beginnen, sondern konnte bestehende Projekte und Strukturen weitgehend übernehmen.
Ein wenig Nacharbeit war natürlich nötig, der eigentliche Umzug verlief jedoch überraschend unkompliziert.
Gibt es einen MeisterTask Rabattcode?
Ja.
Viele Menschen suchen nach einem MeisterTask Rabattcode, Gutscheincode oder Coupon.
Als offizieller MeisterTask-Experte kann ich den Rabattcode benjaminfloer anbieten.
Gib ihn beim Upgrade einfach im Feld „Promocode“ ein.
So erhältst du den aktuell verfügbaren Expertenrabatt.
Ist MeisterTask DSGVO-konform?
Ja.
Meister richtet seine Dienste an den Anforderungen der DSGVO aus und betreibt seine Infrastruktur in Europa.
Gerade für Unternehmen, Selbstständige, Vereine und Organisationen ist das häufig ein wichtiges Entscheidungskriterium.
Kann ich MeisterTask kostenlos nutzen?
Ja.
Für den Einstieg reicht der kostenlose Tarif vielen Nutzer*innen vollkommen aus.
Ich empfehle deshalb immer, MeisterTask zunächst kostenlos auszuprobieren.
Wenn du später feststellst, dass dir zusätzliche Funktionen einen echten Mehrwert bringen, kannst du jederzeit upgraden.
Nutzt Benjamin Floer MeisterTask wirklich selbst?
Ja.
Und genau deshalb gibt es diesen Artikel.
Ich begleite MeisterTask seit den Anfangsjahren und nutze das Programm nahezu täglich.
Unter anderem für:
- meine Zusammenarbeit mit Kund*innen,
- die Planung von Seminaren und Workshops,
- die Organisation meiner Podcastproduktion,
- unsere Familienorganisation,
- Projektentwicklung,
- sowie wiederkehrende Arbeitsabläufe mit virtuellen Assistent*innen.
Warum nutzt du trotzdem Apple Erinnerungen?
Weil ich unterschiedliche Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben bevorzuge.
Meine persönlichen To-dos verwalte ich in Apple Erinnerungen.
Sobald jedoch mehrere Menschen beteiligt sind oder ein Projekt entsteht, wechsle ich zu MeisterTask.
Diese Kombination begleitet mich seit vielen Jahren und hat sich hervorragend bewährt.
Für wen eignet sich MeisterTask besonders?
Nach meiner Erfahrung besonders für:
- Selbstständige
- kleine und mittlere Unternehmen
- Berater*innen und Coaches
- Handwerksbetriebe
- Arztpraxen
- Agenturen
- Teams
- Familien, die Verantwortlichkeiten transparent organisieren möchten
Ist MeisterTask auch für Familien sinnvoll?
Ja.
Allerdings nicht als klassische Familien-To-do-Liste.
Meine Frau und ich nutzen MeisterTask beispielsweise, um Verantwortlichkeiten transparent festzuhalten.
Für uns bedeutet Verantwortung:
Wer verantwortlich ist, denkt von A bis Z an diesen Bereich.
Das reduziert den sogenannten Mental Load und schafft Klarheit, ohne sich ständig gegenseitig erinnern zu müssen.
⭐ Benjamins Fazit zur FAQ
Es gibt nicht das perfekte Projektmanagement-Tool.
Es gibt nur das Werkzeug, das am besten zu deiner Arbeitsweise passt.
Deshalb empfehle ich jedem Menschen:
Teste beide Programme.
Und entscheide dich anschließend für das Werkzeug, das du auch in einem Jahr noch gerne öffnest.
MeisterTask oder Trello – mein Fazit
Wenn ich heute auf die vergangenen Jahre zurückblicke, denke ich nur selten über einzelne Funktionen nach.
Ich denke an Menschen.
An Kund*innen.
An Seminare.
An Podcastfolgen.
An Projekte.
An unsere Familienorganisation.
An Ideen, die zunächst als Mindmap entstanden sind und später Wirklichkeit wurden.
All das habe ich mit MeisterTask organisiert.
Natürlich gäbe es auch andere Werkzeuge.
Und vermutlich könnte ich meine Arbeit auch mit Trello erledigen.
Die entscheidende Frage lautet für mich heute jedoch nicht:
„Kann das Programm diese Funktion?“
Sondern:
„Arbeite ich gerne damit?“
Denn genau das entscheidet darüber, ob ein Werkzeug dauerhaft genutzt wird.
Und genau deshalb bin ich bis heute bei MeisterTask geblieben.
Nicht aus Gewohnheit.
Sondern weil ich mich jedes Mal freue, wenn ich ein neues Projekt beginne.
Würde ich heute wieder wechseln?
Ja.
Ohne zu zögern.
Nicht weil MeisterTask perfekt ist.
Kein Werkzeug ist perfekt.
Sondern weil die Vorteile für meine tägliche Arbeit die wenigen Schwächen deutlich überwiegen.
Ich hätte den Wechsel sogar früher wagen sollen.
Meine größte Sorge war damals der Aufwand.
Rückblickend war genau diese Sorge unbegründet.
Der Wechsel war deutlich einfacher als die Entscheidung zu wechseln.
Meine Empfehlung
Wenn du bereits glücklich mit Trello arbeitest, musst du nicht wechseln.
Wenn du jedoch gerade nach einem Projektmanagement-System suchst oder das Gefühl hast, dass dein aktuelles Werkzeug dich eher ausbremst als unterstützt, solltest du MeisterTask unbedingt ausprobieren.
Teste die kostenlose Version.
Arbeite einige Tage damit.
Und entscheide anschließend selbst.
⭐ Mein letzter Gedanke
Zeitmanagement bedeutet für mich nicht, möglichst viele Aufgaben an einem Tag zu erledigen.
Zeitmanagement bedeutet, mehr Zeit für das zu haben, was wirklich zählt.
Wenn mir ein Werkzeug dabei hilft,
- weniger nach Aufgaben zu suchen,
- weniger E-Mails zu schreiben,
- weniger Dinge im Kopf behalten zu müssen,
- und stattdessen mehr Zeit mit meiner Familie, meinen Kund*innen oder den Menschen im Krankenhaus zu verbringen,
dann hat es seinen Zweck erfüllt.
Und genau deshalb arbeite ich bis heute mit MeisterTask.
Mein MeisterTask-Werkzeugkasten
Wenn du nach diesem Vergleich tiefer einsteigen möchtest, findest du hier meine wichtigsten Inhalte rund um MeisterTask und MindMeister.
- 👉 Übersichtsseite zu MeisterTask & MindMeister
- 🎙️ Interview mit MeisterTask Gründer Michael Hollauf
- 🎧 Podcastfolgen rund um MeisterTask und Zeitmanagement
- 💰 MeisterTask Rabattcode
benjaminfloer
🎁 MeisterTask Rabattcode
Falls du dich nach diesem Vergleich für MeisterTask entscheidest, gib beim Upgrade im Feld „Promocode“ einfach den Rabattcode benjaminfloer ein.
Damit erhältst du den aktuell verfügbaren Expertenrabatt.
Transparenz
Ich bin offizieller MeisterTask- und MindMeister-Experte und lasse mich regelmäßig rezertifizieren.
Wenn du den Rabattcode benjaminfloer verwendest, erhalte ich eine Provision.
Für dich entstehen dadurch keine zusätzlichen Kosten.
Meine Empfehlung basiert trotzdem auf meiner langjährigen täglichen Nutzung, meiner Arbeit mit Kund*innen und meinen eigenen Erfahrungen.
Ich empfehle MeisterTask nicht, weil ich dafür Geld bekomme.
Ich arbeite seit den Anfangsjahren mit MeisterTask zusammen, weil ich von dem Werkzeug überzeugt bin.
Diesen Artikel aktualisiere ich regelmäßig, damit er den aktuellen Stand von MeisterTask widerspiegelt.
Seit den Anfangsjahren begleitet mich MeisterTask fast täglich.
Vielleicht wird es auch für dich zu einem Werkzeug, das nicht nur Projekte organisiert, sondern dir hilft, mehr Zeit für die Menschen und Dinge zu gewinnen, die dir wirklich wichtig sind.
– Benjamin Floer
ich bin gerade auf deinen Artikel gestoßen, da wir aktuell über einen Wechsel von Trello zu Meistertask nachdenken. Ein großes Problem haben wir jedoch dabei. Beim Import der Projekte werden die Kommentare der Nutzer nicht übernommen. Dadurch würde uns natürlich extrem viel Wissen verloren gehen. Hast du hierfür eine Idee oder einen Trick?
LG
Leonie
Leider gibt es bei einem Wechsel von Trello zu MeisterTask keine direkte Möglichkeit, Kommentare automatisch mit zu migrieren. Die Standard-Export- und Import-Funktionen beschränken sich in der Regel auf grundlegende Daten wie Karten, Aufgaben, Fälligkeiten und Labels. Kommentare werden oft nicht unterstützt. Hier sind jedoch einige Ansätze, wie Du Kommentare trotzdem migrieren könntest:
1. Manuelle Migration der Kommentare
2. Nutzung von Drittanbieter-Tools
Einige Drittanbieter-Tools (wie Zapier, Unito oder Automate.io) können helfen, Daten wie Kommentare zu synchronisieren. Allerdings funktionieren sie oft nur für laufende Projekte und nicht für historische Daten.
3. Export als PDF oder Anhänge
Wenn es nicht notwendig ist, Kommentare direkt in MeisterTask einzubinden, kannst Du:
Das Trello-Board als PDF exportieren (mit Tools wie TrelloExport).
Die exportierten Kommentare als Datei oder Anhang zu den Aufgaben in MeisterTask hinzufügen.
Es stimmt, dass sich die Gesamtlogik der Konten in den letzten Jahren geändert hat, von einzelnen Konten zu Teams.
Einige allgemeine Regeln:
- Alle Teammitglieder müssen auf dem gleichen Service-Level sein (Pro oder Business)
- Ein Benutzer (z.B. eine E-Mail-Adresse) kann jeweils nur Teil eines bezahlten Teams sein (natürlich können Sie bei Bedarf immer noch verschiedene Konten mit verschiedenen E-Mail-Adressen erstellen)
In Bezug auf die Zusammenarbeit mit Nicht-Teammitgliedern:
- Basic-Benutzer können nur mit ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten
- Pro- und Business-Benutzer können leicht mit externen Mitgliedern zusammenarbeiten, indem sie sie Projekt für Projekt einladen. Wenn sie externe Benutzer einladen, können sie ihnen Rollen entsprechend ihrem Engagementsgrad zuweisen und aus Optionen wie Mitglied, Kommentator oder Gast wählen. Die einzige Einschränkung ist, dass externe Benutzer nicht Projektadministrator sein können.
Weitere Details dazu finden Sie in diesem Artikel: https://support.meistertask.com/hc/de/articles/8028320008466-Wie-kann-ich-in-MeisterTask-mit-anderen-zusammenarbeiten
ich finde es überhaupt nicht aufgebläht. Natürlich braucht nicht jeder alle Funktionen. Was genau stört dich? Ich freue mich schon auf MeisterNote, die perfekte Ergänzung zu MeisterTask und MindMeister.
Viele Grüße Benjamin Floer
Trello ist wesentlich leistungsfähiger als MeisterTask und verfügt über wesentlich mehr Integrationen als MeisterTask. Letzteres macht vor allem Punkte mit der DSGVO, der einfacheren Bedienung und schöneren Optik. Alles Punkte, für besonders für die Teamarbeit relevant sind.
Aber der für mich größte Vorteil und Unterschied zu Trello sind Dashboard und Agenda. Die Agenda steht allerdings nur Pro-Nutzern zu Verfügung. Hier kannst du alle Aufgaben aus den verschiedenen Boards/Projekten zusammenfassen, ordnen und priorisieren. Das macht Todoist, mit dem ich auch einige Zeit gearbeitet habe, völlig überflüssig. In diesem wichtigen Punkt solltest du deinen Vergleich ergänzen und aktualisieren.
Zum Managen von Projekten und Aufgaben im Team ist MeisterTask auch meiner Meinung klar die bessere Wahl. Die Boards von Trello lassen recht einfach in MeisterTask-Projekte importieren.
Zum Sammeln, Ordnen und Verknüpfen von Informationen finde ich Trello mit seinen vielen Möglichkeiten nach wie vor besser geeignet.
Danke für deine wertvolle Ergänzung. Die von dir genannten Möglichkeiten kamen erst nach diesem Artikel. Aber natürlich sind es geniale Tools. viele Grüße Benjamin
ja, die Basic-Benutzer, die zum Board eingeladen sind, sehen alle Aufgaben in diesem Board, egal, wie diese erstellt wurden (manuell oder durch eine Automation). Die Basic-Benutzer sind nicht selbst dazu in der Lage, eigene Automationen zu erstellen oder bestehende Automationen zu bearbeiten, aber sie 'profitieren' von Automationen, die von dem Business-Benutzer erstellt wurden im Projekt. z.B. Wenn der Business-Benutzer eine Automation erstellt hat, die alle Aufgaben in einer bestimmten Spalte automatisch abschließt, wirkt sich das auch auf die Aufgaben aus, die die Basic-Benutzer in diese Spalte verschieben.
viele Grüße Benjamin
ich hab jetzt tatsächlich, durch deinen Podcast animiert, von Trello umgestellt auf Meistertask. Die Funktion "Meine Aufgaben" gleich auf der Startseite von Meistertask gefällt mir besonders gut. So kann ich meine täglichen Todos sofort aufschreiben und verdaddle mich nicht im Internet - Nach dem Motto, was wollte ich eigentlich gerade machen?? - Weißt du, ob es eine Möglichkeit gibt Meistertask direkt auf meiner Startseite, also sozusagen als interaktives Hintergrundbild einzustellen?
meinst du direkt auf dem Desktop? Ich wüsste nicht, dass das geht. Aber ich freue mich, dass dir Meistertask so hilft. viele Grüße Benjamin
Viele mit denen ich kooperieren wollen haben noch gar keins der beiden Tools. Und so sind so schnell von MeisterTask überzeugt. Oder man legt sich halt zur Not ein zweites Tool an. Ich würde für andere nicht mehr zu Trello wechseln. Wo ist kein Internet gibt nutze ich mein Handy als Hotspot und schon funktioniert wieder alles problemlos. Ergänzung: Inzwischen kannst du mit den Apps auch offline arbeiten.
Viele Grüße Benjamin
Nun weiß Ichsucht genau was „rules“ alles können. Aber schau mal hier: https://support.meistertask.com/hc/de/articles/208378169-Wechseln-Sie-von-Trello-zu-MeisterTask-Funktionsvergleich/?r=437643
Ja das ist cool mit dem Butler. In MeisterTask gibt es schon lange die Section Aktions.
Interessanter Bericht. Ich war bzw bin am überlegen zu Meistertask zu wechseln. Ich habe bei trello viele Teams erstellt was bereits in der kostenlosen Version von trello möglich ist. Das wichtigste was mich momentan von einem Wechsel abhält ist das ich erst ab der Business Version die Möglichkeit bekomme teammitglieder das löschen des Boards zu verbieten. Somit ist das Tool in der kostenlosen oder pro Version unbrauchbar da jeder der dran mitarbeitet das Board löschen kann.
LG
Christian
ich habe mich für meine Antwort kurz bei Meistertask erkundigt.
Das Teilen eines Projektes geht immer mit einem gewissen Maß an Vertrauen einher. In Trellos kostenloser Version können Board-Mitglieder zwar keine ganzen Projekte auf einmal löschen, sehr wohl können sie aber alle im Projekt enthaltenen Karten archivieren und löschen, wenn ich das richtig sehe, und das läuft auf dasselbe hinaus. Um Mitgliedern den "Observer"-Status zuzuweisen (sodass sie wirklich keine Änderungsberechtigung haben), muss man auch bei Trello die bezahlte Business-Class-Version wählen. (https://help.trello.com/article/732-adding-observers-to-boards)
Ein Projekt in MeisterTask unabsichtlich zu löschen ist praktisch unmöglich, ein Benutzer muss also wirklich die Intention haben, absichtlich Schaden anzurichten. Das passiert glücklicherweise nicht oft, und falls doch, kann der Projektinhaber sich an den technischen Support von Meistertask wenden, der im Notfall kürzlich gelöschte Projekte wiederherstellen kann :-)
Die kostenlose Variante von MeisterTask bietet meiner Ansicht nach alles, was man für simples Aufgabenmanagement braucht, und ist ideal für all jene, die MeisterTask für private Zwecke oder zum Beispiel in der Ausbildung nutzen wollen. Wer Aufgabenmanagement-Software für berufliche Zwecke verwendet, der sollte grundsätzlich auch bereit sein, für die Software zu bezahlen. Andere tolle Tools sind für Firmen schließlich auch nicht kostenlos nutzbar. Das Team von Meistertask leistet einen guten Job und entwickelt Meistertask immer weiter. Da ist es vollkommen legitim dafür auch Geld zu nehmen, oder?
viele Grüße Benjamin
ich wollte zu Meistertask wechseln, weil mein Trello auf dem Handy sich partout nicht mehr ableicht mit dem Online-Account und Hilfe habe ich keine gefunden.
Meistertask ist für mich nicht die Lösung.
1.: Der Import von Trello ist nicht möglich, weil die drei Punkte wohl nur in der Bezahlversion zur Verfügung stehen, in meinem kostenlosen Account steht die Funktion offenbar nirgends zur Verfüng. In meinem Falle würde es vielleicht ohnehin nur vom Online-Account importieren, der ja jetzt Monate hinterherhinkt...
2.: Meistertask arbeitet, anders als Trello, offenbar im direkten Online-Abgleich. Sprich, bei jeder Eingabe muss ich warten, bis das Internet hinterhergekommen ist - in strukturschwachem Gebiet und oft abseits W-Land ausgesprochen nervig.
Grüße, Harald Eisenberg
deine Probleme sind etwas spezifisches. Daher musste ich mich erst schlau machen. Jetzt aber:
Zu 1: Der Trello-Import ist nur in den Web- und Desktop-Apps verfügbar. Importiert werden die Daten, die in dem Trello-Online-Account des Benutzers gespeichert sind. Ich empfehle dir, Trellos Support-Team zu kontaktieren, um zu sehen, ob die dir bei dem Synchronisieren zwischen deinem mobilen Gerät und dem Online-Account nicht doch noch helfen können.
Zu 2: MeisterTask speichert Änderungen zuerst in der lokalen Datenbank des mobilen Geräts und versucht erst dann eine Synchronisation mit dem Server herzustellen. Die Performance der mobilen App hat also nichts mit der Internetgeschwindigkeit zu tun. MeisterTask funktioniert ja auch komplett ohne Internetzugang, zum Beispiel wenn das Gerät im Flugmodus ist - das kannst du selbst ausprobieren. Eine Ausnahme stellt hier die Suchfunktion dar, denn diese greift auf den Server zu.
viele Grüße Benjamin
super Vergleich, vielen Dank dafür! Kannst Du mir bitte noch sagen, woher Du weisst, wo die Server stehen?
Datenschutz ist auch für mich wichtig.
Die MeisterTask-Server befinden sich in Frankfurt/Deutschland.
Nach zu lesen ist das ganze hier: https://www.meistertask.com/de/security
viele Grüße Benjamin Floer
der Code gilt (gilt für die erste monatliche oder jährliche Zahlung). Du gibst ihn direkt bei Meistertask ein.
Viele Grüße Ben
wie machst Du das nun in Verbindung mit ToDoist?.
Oder nimmst Du den nun nicht mehr?
Und zum Serverstandort.... Evernote und ToDoist stehen ja auch in den USA.
Also wenn man einer der beiden nutzt ist es wohl eh egal. Oder was meinst Du?
Icb nutze als CRM Pipedrive. Das steht in den USA. Das hat eine Schnittstelle zu Trello, auch in den USA.
Zusätzlich Evernote und ToDoist... Wobei ich gerade experimentiere ToDoistdurch Trello zu ersetzen. Mit den gwnzen Apps plane ich mich zu Tode ;-) und will reduzieren. Meisertask probiere ich gerade aber da feht mit die Schnittstelle zum CRM. Das ginge wohl auch uber API aber das beherrsche ich keider nicht .
vielen Dank für deine Nachfrage. Ich differenziere tatsächlich in der Nutzung:
1) Für meine Aufgabenliste bleibe ich beim Todoist. Ich möchte nicht immer alle Aufgaben sehen und behalte im Todoist besser den Überblick, was aktuell dran ist.
2) Für Projekte nutze ich zur Planung Mindmeister und für die konkrete Umsetzung Meistertask.
Durch dieser Trennung, weiß ich was ich in welcher App finde.
Auch ich habe noch Tools mit nicht europäischen Standorten. Da passe ich allerdings mehr auf welche Daten ich dort ablege.
immer wenn ich eine bessere Alternative finde für ein tool wechsel ich.
In meinem Todoist stehen kurze Aufgaben und somit keine schützenswerte Daten.
viele Grüße Benjamin Floer
Was denkst du?