1382 ungeöffnete Emails

1382 ungeöffnete Emails

Bei einer Präsentation eines Kollegen sah man kurz den Homescreen seines iPad. Dort standen unglaubliche 1382 ungeöffnete E-Mails.

Ich nehme nicht an, dass er diese Mails alle an diesem Tag vor 11 Uhr bekommen hat. Wahrscheinlicher ist, dass sich sein Postfach schon eine ganze Weile schneller füllt als er es leeren kann.
Hast du auch ein Problem mit der zeitnahen Bearbeitung deiner E-Mails?

Es gibt verschiedene Arten der Nutzung des Posteingangs.

1. Die Absender und Mails überfliegen. Alles Wichtige beantworten und den Rest erstmal liegen lassen bis man Zeit dafür hat. Machst du das mit dem Briefkasten an deiner Tür auch so? Der Postkasten wäre so sehr schnell überfüllt und du wärst dann gezwungen alles raus zu nehmen. Bei E-Mails hat man für dieses Vorgehen viel zu viel Platz. Google bietet dir zum Beispiel ein Gratispostfach von 15 GB. Das reicht in etwa für 3.000.000 reine Textemails.
Und mal Hand aufs Herz: die “mehr Zeit” zum Bearbeiten liegengebliebener E-Mails kommt nie.

2. Die E-Mails in Ordnern vorsortieren. Das geht von Hand oder mit automatischen Filtern. Google macht das sogar ohne selbst erstellte Suchalgorythmen möglich. Nach der Vorsortierung kannst du die Themen nacheinander bearbeiten. Ich empfehle dringende Mails direkt zu beantworten und nicht erst weg zu sortieren. Denn die Gefahr ist, dass die Mails in den Ordnern verschwinden und nie wieder auftauchen.

3. Du kannst die Mails, die du erst später bearbeiten kannst, möchtest oder musst, terminieren. Du legst die Mails quasi in eine digitale Wiedervorlage. Das geht mit der neuen Inbox von Google. Zur App oder mit der App Spark Mail.

4. Ich empfehle das Prinzip »Zero inbox« zum Abarbeiten deiner Mails.
– alle nicht benötigten Mails löschen
– Mails, die keine Handlung benötigen, z.B. Newsletter, Protokolle, in einen extra Ordner verschieben.
– Mails die du erst später brauchst lege die in die Wiedervorlage (siehe Punkt 3)
– Der Rest wird in möglichst wenigen Sätzen beantwortet oder als Aufgabe zum Beispiel im Progamm “Todoist” abgelegt.

Das Hauptziel:! “Der Posteingang muss jeden Abend leer sein.”

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1 Kommentar

  • Es gibt noch Spark (Readdle) und Mailbox (Dropbox) an. Können beide sehr gut terminiert erneut Mail im Eingang auftauchen lassen. Da zumindest Spark auch andere Provider kann, vielleicht eine gute Alternative. Hat auch noch andere nette Feature zu bieten.

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