Projektmanagement für Faule – wie du Zeit für das Wesentliche gewinnst (Gastartikel)

Ob im beruflichen oder privaten Umfeld – Projekte begleiten uns unser ganzes Leben. Auch dich! Und die meisten scheitern kläglich – da muss man gar nicht unbedingt auf Negativbeispiele wie den Berliner Flughafen schauen. Wie oft schon hattest du die Idee, ein bestimmtes Event durchzuführen und bist daran gescheitert? Oder ganz persönlich – war dein Neujahrsvorsatz nicht, deine Fitness zu verbessern? Auch das ist ein Projekt.

Was ist Projektmanagement?

Alles was in einer definierten Zeit mit bestimmten zusammenhängenden Aufgaben, vorgegebener Termin und Kostenstruktur zur Erreichung eines Ziels durchgeführt wird, bezeichnet man als ein Projekt.

So weit die Theorie – in der Praxis bedeutet das, dass ein Event deiner Gemeinde ebenso ein Projekt ist, wie dein nächster Urlaub, dein sportliches Jahresziel oder gar ein komplexes Projekt in deinem beruflichen Alltag.

Du möchtest also ein solches Projekt durchführen, dabei so wenig Zeit wie möglich in die Planung – also das Projektmanagement – stecken und trotzdem erfolgreich sein? Dann beachte die folgenden 7 Punkte.

1. Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Auch wenn die Überschrift dir faules Projektmanagement verspricht, in einer Phase ist Faulheit verboten – beim Projektstart. Der Beginn deines Projektes ist die wichtigste Phase und dort scheitern bereits ein Großteil – meist ohne es zu bemerken. Mein Lieblingsspruch ist daher:

„Sag mir wie dein Projekt beginnt, und ich sage dir, wie es endet.“

Doch was braucht es für einen erfolgreichen Projektstart?

• Ein klares Ziel

Klingt fast banal und ist es dennoch nicht. Ein Projekt ohne ein konkretes Ziel ist zum Scheitern verurteilt. „Wir müssten mal wieder eine Informationsveranstaltung machen.“ Das ist kein Ziel! „Im April werden wir eine Informationsveranstaltung für Jugendliche zum Thema: „Mehr Bewegung im Alltag“ machen.“ Das ist ein Ziel!

• Eine Projektstruktur

Für viele, die bisher nicht mit Projektmanagement in Verbindung gekommen sind, mag das zunächst verwirrend klingen. Doch ohne Struktur wirst du deinem Ziel nicht näherkommen. Liste daher am Anfang alle notwendigen Schritte auf, die zu deinem Ziel führen und notwendig sind. Sei so detailliert wie möglich.

Dafür eignet sich Gruppenarbeit am besten. Nutze Mittel wie Brainstorming, Mindmapping & Co.

Wenn du in diesem Schritt genau bist, hast du am Ende nicht nur eine Landkarte deines Projektes, sondern auch eine genaue Route, die du in der Folge nur noch beschreiten musst.

• Einen Projektleiter (und sein Team)

Jedes Projekt braucht zumindest einen Projektleiter oder Projektmanager. Das gilt bei ehrenamtlichen Tätigkeiten genauso wie im beruflichen Alltag.

Warum das so wichtig ist, werde ich dir in den nächsten Punkten noch genauer erläutern, denn wir gehen davon aus, dass du dieser Projektleiter bist. Und je komplexer dein Projekt ist, desto wichtiger ist auch ein Kernteam, welches den Projektleiter von Anfang an unterstützt.

Sind diese drei Punkte geklärt, kann es weitergehen.

2. Fokussiere dich auf die wichtigen Dinge

Bereits im zweiten Schritt erkennst du, warum es so wichtig ist, eine Struktur für dein Projekt erstellt zu haben. Hast du diesen Fahrplan, kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren.

Nutze das Pareto-Prinzip und tue die richtigen Dinge und nicht die Dinge richtig.

Dazu gehört auch, sich nicht in Micromanagement zu verlieren. Die Farbe eures Flyers ist nicht so wichtig, wie die Auswahl des Veranstaltungsortes! Ersteres kannst du als Projektverantwortlicher perfekt delegieren.

3. Richtig delegieren: Es kann nur einen geben!

Kennst du den Highlander? Dieser Fantasy-Film aus den Achtzigern hat einen Untertitel: „Es kann nur einen geben.“ Was das mit deinem Projekt zu tun hat, fragst du dich? Sehr viel!

Jede Aufgabe in deinem Projekt bekommt einen Verantwortlichen und dieser ist klar benannt. „Macht ihr mal.“, ist genauso präzise und erfolgsvorsprechend wie der Bau des Berliner Flughafens.

Richtig delegieren ist eine Kunst und die Hauptaufgabe des Projektleiters. Die Aufgabe muss dafür ebenso klar definiert sein. Was nützt es mir, wenn ich zwar weiß, dass ich etwas tun muss, mir aber nicht genau klar ist, was ich eigentlich tun soll.

Neben der Verantwortlichkeit und dem Inhalt ist beim Delegieren auch die Dauer entscheidend. Dein Gegenüber muss nicht nur wissen, was er zu tun hat, sondern auch bis wann. Zusammengefasst heißt das, jede Aufgabe muss nach folgendem Prinzip definiert sein:

Wer macht was bis wann!

4. Habe Vertrauen!

Gerade unerfahrene Projektleiter machen den Fehler, Aufgaben zu delegieren, aber dann ständig den handelnden Personen ins Handwerk zu pfuschen. Wenn du im dritten Schritt die Aufgabe an einen Verantwortlichen weiter gegeben hast, dann heißt es: warten. Ständiges Nachfragen ist ebenso unangebracht wie dauernde ungefragte Ratschläge.

Vertrauen in deine Projektmitarbeiter ist das A und O. Im beruflichen Alltag heißt es: Die Fachkraft entscheidet, die Führungskraft steht dahinter. Immer – auch wenn die Entscheidung falsch sein sollte.

Nur so gelingt es dir auf Dauer, dein Projekt zu steuern und nicht im Hamsterrad der Aufgaben zu versinken. Und das ist es doch, was du willst: Faules Projektmanagement.

5. Triff schnelle Entscheidungen

Bei allem Vertrauen – wichtige Entscheidungen oder bei Unsicherheiten musst du für dein Projektteam immer da sein. Ein unsicherer Projektleiter sorgt für ein unsicheres Team und damit für ein unsicheres Projekt.

Natürlich kannst du nicht immer die richtige Entscheidung treffen – du musst es auch gar nicht. Wichtiger ist schnell und präzise zu entscheiden. Wenn du an einer Weggabelung stehst, dann heißt es rechts oder links und nicht geradeaus durch das Dickicht. Und zwar für das gesamte Team.

Übrigens – ob „rechts“ oder „links“ die bessere Entscheidung ist, liegt oft an der Vorbereitung!

6. Forme dein Projektteam!

Wir hatten es gerade – nicht der Projektleiter ist die wichtigste Person deines Projektes, sondern sein Team. Wenn du ein klares Ziel hast, dann sitzt dein Team zusammen mit dir im Boot und alle rudern in die gleiche Richtung. Dieses Gefühl wenn alle am gleichen Strang ziehen, ist so genial, dass es sich lohnt, dafür zu kämpfen.

Nimm dich als Projektleiter nicht wichtig, stelle dich vor dein Team und unterstütze sie, wo du nur kannst. Das Ergebnis wird sich lohnen!

7. Hole dir Unterstützung

Wenn du ein Projekt übernommen hast, dann wirst du sicher dafür brennen. Du willst Erfolg und dazu gehört auch, dass du die Werbetrommel rührst und um Unterstützung bittest.

Ohne Unterstützung wird es schwer, andere für dein Projekt zu begeistern. Nimm dir ein Beispiel an Tom Sawyer, der im gleichnamigen Kinderbuch aus einer Strafarbeit ein Event veranstaltet, welches seine Freunde begeistert. Tom muss zur Strafe einen Zaun streichen und erzählt allen Freunden, die sich über ihn lustig machen, wie toll und wichtig das ist. Es dauert nicht lang, dann werden die Freunde neugierig, wollen es auch mal probieren und schließlich zahlen sie Tom sogar dafür, ihm seinen Zaun zu streichen.

So hinterlistig und manipulativ solltest du es natürlich nicht angehen, aber an dieser kleinen Geschichte merkst du, wie wichtig Unterstützung von außen für den faulen Projektmanager ist.

Warum eigentlich Faulheit als Prinzip?

Übrigens – wer denkt, dass ich durch mein Prinzip des schlanken Projektmanagements nur auf der sprichwörtlichen faulen Haut liege, sieht sich getäuscht. Im Gegenteil – es gelingt mir dadurch, mehr Zeit mit den Menschen zu verbringen, die mir wichtig sind. Sei es Familie, Freunde oder Kollegen, für welche ich als Führungskraft verantwortlich bin.

Meine ganz persönliche Vision als Projektleiter von Großprojekten im Industrieumfeld ist dabei: Ich mache mich als Projektleiter selbst überflüssig! Dieses – natürlich nicht erreichbare – Ideal ist für mich der Schlüssel zum Erfolg deines Projektes.

Über den Autor: Torsten Pretzsch ist 2008 von der Couch aufgestanden, um ein sportlicheres Leben zu führen. Begonnen mit einer Laufrunde von nur 15 Minuten ist er Jahre später am Ziel. Er lief Marathon und absolvierte einen Ironman. Als Teamleiter und Projektmanager war dieser Weg nur durch gutes Selbstmanagement möglich. Schaue in seinem ausdauerblog vorbei und lass dich dabei unterstützen, endlich ein aktiveres und sportlicheres Leben zu führen.