Die schockierende Wahrheit über Zeitmanagement

Schock.

Ich glaub es nicht.

Was muss ich da lesen?

Es ist die Wahrheit: Zeitmanagement funktioniert nicht!

Jedenfalls hilft es nicht dabei Zeit zu sparen.

Ja, mir tut es weh, das zu schreiben. Schließlich habe ich dir doch seit einem Jahr sehr viele Tipps rund ums Zeitmanagement gegeben.

Ich habe ein gute und eine schlechte Nachricht:

Die schlechte Nachricht zuerst:

Zeitmanagement funktioniert bei 95% der Menschen nicht.

Was soll da die gute Nachricht sein?

Wenn du ein schlechtes Zeitmanagement hast, liegt es nicht an dir. Du gehörst einfach zur Mehrheit.

„Puh, wie erleichternd.“

Doch warum funktioniert Zeitmanagement nicht?

Das Problem:

Es liegt an unseren Genen.
Der Urzeitmensch, der sich zuerst um seine Pläne gekümmert hat (wichtig) und nicht um den Tiger vor seiner Höhle (dringend), wurde gefressen.

Überlebt haben die Menschen, die sich zuerst um das Dringende gekümmert haben. Das sind unsere Vorfahren.
Deshalb reagieren heute 90% der Menschen zuerst auf (scheinbar) dringende Aufgaben, bevor sie sich den Wichtigen widmen.

Doch was sind diese wichtigen Dinge?
Das hängt von den Zielen ab, die du dir gesetzt hast. Alles, was dich deinen persönlichen Zielen näher bringt, ist wichtig.

Die Lösung:

Mache deine wichtigen Ziele dringend.
Ganz nach dem Motto „Ich habe solange keine Motivation bis ich keine Zeit mehr habe.“

Lege für jedes Ziel fest bis wann du es erledigt haben möchtest. Halte diese Termine schriftlich fest und erzähle anderen davon. So bekommen deine Ziele einen verbindlichen Charakter.

Das Problem:

Zeitmanagement birgt außerdem ein böses Potential in sich.
Zu viel davon ist giftig für dein Leben.

Die Gefahr ist, dass man „Zeitmanagement süchtig“ wird und so mehr Zeit in die Organsisation seiner Arbeit steckt als in die eigentliche Arbeit.

Die Lösung:

Finde dein perfektes System und behalte es so lange wie möglich bei. Die immer neue Suche nach noch besseren Apps und Tools kostet dich mehr Zeit als dir die Programme anschließend bringen.

Das Problem:

Alle Ratgeberbücher und Experten erzählen dir dasselbe:

– Schreibe deine Aufgaben auf.
– Schätze die Zeit, die du für die Erledigung jeder Aufgabe brauchst.
– Lege fest wann du es erledigst.
– Erledige Dringendes und Wichtiges sofort, Unwichtiges erledige gar nicht
…

Die Tipps sind nicht schlecht und helfen, wenn man die richtige Grundeinstellung hat. Das Problem vieler Menschen liegt aber tiefer.

Die amerikanische Forscherin Therese Macan räumt ein, dass sich viele Teilnehmer von Zeitmanagement Seminaren besser fühlen. Diese Wirkung verpuffe allerdings nach wenigen Wochen.

Die Tipps wirken wie eine Diät: Am Anfang ist man voller Begeisterung. Doch die Disziplin lässt schnell nach und man erlaubt sich die eine oder andere Ausnahme. Die Anstrengung war zu groß, schnell sichtbare Ergebnisse bleiben aus.

Die meisten Tipps im Zeitmanagement gehen in die Richtung
»Tu erst dies und dann das.«

Doch das Problem ist oft nicht das Multitasking oder die Unorganisiertheit sondern die Hetze.
Die Aufmerksamkeit schweift immer wieder ab und verhindert so ein effektives Arbeiten.

Viele Menschen können nicht zwischen den Aufgaben unterscheiden, die jetzt gerade dran sind und allem anderen, das sie noch beschäftigt. Sie versuchen dann oft alles möglichst gleichzeitig zu erledigen. Meine Frau hat das einmal in dem Artikel »Was machst du während dem Zähneputzen beschrieben«.

Die Lösung:

Die Kunst ist es Prioritäten zu setzen und sich dann auf eine Aufgabe zu fokussieren.

Doch wie soll man die Konzentration wahren, wenn einem immer wieder tausend andere Dinge einfallen?

Es gibt ein sehr einfach zu merkendes drei Schritte Programm:

1) Schreibe alle deine Aufgaben auf.

Diesen Tipp geben die meisten Ratgeber. Ebensoviele Experten hören damit jedoch auch schon auf.

2) Unterteile deine Aufgaben und Projekte in Unteraufgaben.

So verschwindet die Angst vor der großen Aufgabe. Je schwerer es dir fällt konzentriert bei einer Sache zu bleiben, desto kürzer sollten die Abschnitte sein. Jede Aufgabe sollte nicht länger dauern als du problemlos bei einer Sache bleiben kannst – auch wenn dies erstmal nur wenige Minuten sind.

Der dritte Schritt ist der Wichtigste:

3) Wenn dir zwischendurch ein Gedanke kommt, der nichts mit deiner aktuellen Aufgabe zu tun hat, schreib ihn kurz auf und denke dann nicht weiter darüber nach.

Durch das Aufschreiben sicherst du die Idee, ohne dass sie dich aktuell beschäftigen muss.

Das Problem:

Im klassischen Zeitmanagement geht es darum immer mehr in weniger Zeit zu schaffen. Dabei wird jedoch jede Aufgabe als gleich wichtig angesehen.

Stelle dir einen Maler vor. Er steht vor einer Häuserfassade, die er streichen soll.

Um möglichst schnell fertig zu sein s,chnappt er sich seine Farbeimer und kippt sie vom Dach aus am Haus herunter.

Das Haus ist sehr schnell, sehr bunt. Fertig!

Dummerweise gefällt diese Lösung dem Hausbesitzer, warum auch immer, nicht. Er hatte sich eine grüne ordentliche Wand gewünscht.

Schnelligkeit allein ist also nicht der Schlüssel.

Die Lösung:

Der Maler hätte sich besser zunächst damit beschäftigt welches Ergebnis er erreichen möchte. Anschließend kann er daran orientiert einen Plan entwickeln. Wie lange wird es dauern? Wie lange darf es dauern? Wie viele Mitarbeiter brauche ich? Wie viel gründe Farbe ist nötig? …

Bevor du stur anfängst  alles schnell zu erledigen was dich in deinen Postfächern und Aufgabenlisten erwartet, halte einen Moment inne und plane deine Arbeit.

Dieser Schritt verlangsamt die Arbeit nur scheinbar. In Wirklichkeit hilft es dir schneller und dabei entspannter dein Ziel zu erreichen. Denn die Planungsphasen sind auch Phasen der Erholung.

Agiere statt nur zu re-agieren.

Das Problem:

Es kommen immer neue Aufgaben in unser Leben. Wir ersehenen oft den Punkt fertig zu sein. Doch dieser Punkt wird niemals kommen!

Vor lauter Aufgaben sind wir so gestresst, dass wir uns keine Zeit gönnen von außen auf unsere Arbeit zu schauen.

Die Lösung:

Nimm dir mindestens einmal die Woche Zeit für eine Wochenreflexion.

Ich suche mir dazu einen gemütlichen Ort außerhalb meines Büros. Dann schaue ich mit Abstand auf die erledigten Aufgaben und erlebten Begegnungen der letzten 7 Tage.

Was war effektiv?
Was war unnötig?
Wie kann ich mich noch besser organisieren?
Was kann ich dadurch für die Zukunft lernen?

Fazit:

Zeitmanagement kann funktionieren, wenn du folgende Tipps beachtest:
– Setze Termine für deine Ziele und halte dich dran.
– Finde das System was zu dir passt und bleibe dabei.
– Fokussiere dich auf eine Aufgabe. Monotasking statt Multitasking.
– Überlege dir was dein Ziel ist, bevor du mit der Erledigung beginnst.
– Nimm dir die Zeit deine Arbeit zu reflektieren.

Wenn du diese Lösungswege anwendest, kannst du anschließend alle anderen Tipps auf diesem Blog perfekt nutzen.

Auch die Tipps meiner Kollegen sind nicht alle nutzlos 😉

P.S. Du kannst dir mit der Software Todoist sehr einfach Projekte in Unterprojekte und Aufgaben in Teilaufgaben zerlegen.