Bessere E-Mails schreiben ist so einfach

• Hast du dich auch schon einmal darüber geärgert, wie viel Zeit du jeden Tag mit E-Mails zu bringst?
• Oder hast du dich schon einmal aufgeregt, weil eine E-Mail, die du bekommen hast, vollkommen sinnlos war?
• Fragst du dich manchmal warum auch du diese E-Mail bekommst?

Mir geht es regelmäßig so.
Doch auch andere ärgern sich über dieselben Dinge wie wir. Deshalb möchte ich dir heute zeigen wie du bessere E-Mails schreiben kannst um nicht nur anderen eine Freude zu machen, sondern damit auch selbst jede Menge Zeit und Ärger zu sparen.

Schreibe kurz!

Es gibt so Kandidaten, die schreiben einem immer wieder E-Mails, die ausgedruckt mehrere DIN A4 Seiten lang werden. Wenn ich das sehe, habe ich meist schon gar keine Lust mehr überhaupt zu lesen, was derjenige möchte. Da ich aber gut erzogen bin mache ich mir die Mühe. Oft weiß ich jedoch am Ende der Mail nicht mehr was am Anfang stand.
Oft ist nicht klar ob ich das Ganze nur zur Kenntnis nehmen soll, kommentieren soll oder irgend eine andere Aktion meinerseits notwendig ist.

Versuche daher deine Mails so kurz wie möglich zu schreiben. Ich versuche mich daran zu halten nicht mehr als drei Sätze in eine E-Mail zu schreiben. (Eine Ausnahme ist der Newsletter)
Wenn ich merke das mehr als fünf Sätze nötig sind um mein Anliegen zu erklären, greife ich zum Telefonhörer und rufe an statt die Mail zu schicken.

Schreibe deutlich was du willst!

Schreibe zu Beginn deiner E-Mail, was der andere damit machen soll. Zum Beispiel: „Für deine Information:“ oder „Was hältst du davon?:“
So weiß der Leser schon, mit welchem Fokus er das Nachfolgende lesen soll.

Nutze immer einen aktuellen Betreff!

Wenn man nur eine oder zwei E-Mails am Tag bekommt, kann man den Überblick sicherlich auch ohne Betreffzeile gut behalten. Die meisten von uns werden allerdings deutlich mehr E-Mails bekommen.
Um in diesen vielen E-Mails nicht durcheinander zu kommen ist es wichtig, dass jede E-Mail einen aussagekräftigen Betreff hat. Besonders solltest du darauf achten, wenn du auf alte E-Mails antwortest, den Betreff gegebenenfalls zu aktualisieren.

Nutze die Betreffzeile als E-Mail!

Manchmal ist das, was man sagen möchte, so kurz, dass es problemlos in die Betreffzeile passt. Schreibe dann die ganze Nachricht hinein und setze dahinter „Ende“. Dieses Vorgehen wirst du am Anfang deinen Kollegen, Freunden und häufigen Kontakten erklären müssen. Wenn alle es einmal verstanden haben, spart es ohne Ende Zeit. Denn E-Mails mit einem Ende im Betreff müssen gar nicht mehr angeklickt werden um sie zu öffnen. Beispiele für solche Nachrichten sind
„Tennis Morgen um zehn o.k. Ende“
„Bitte bring Freitag Brötchen mit Ende“

Schreibe an so wenig Empfänger wie nötig!

Die CC Funktion der E-Mail könnte das am häufigsten missbrauchte Tool im Internet sein. Gewöhne dir an alle Empfänger auch als Empfänger zu setzen. CC bedeutet, dass du jemanden über das Geschriebene nur informieren möchtest. Empfänger, die in CC stehen, sollen das Geschriebene also nur zur Kenntnis nehmen. Unzählige meiner E-Mails bekomme ich als CC und nicht selten ist der Absender enttäuscht, wenn er keine Antwort von mir bekommt. Wenn er aber deutlich macht, dass ich es nur zur Kenntnis nehmen soll, indem er mich in CC gesetzt hat, muss er sich nicht wundern.

Ich bin dafür für E-Mails Porto zu nehmen. Nehmen wir an jede E-Mail würde uns zwei Cent kosten, was immer noch deutlich günstiger als ein Brief ist.
Dieses Porto sollte jedoch nicht pro E-Mail sondern pro Empfänger berechnet werden. Nicht selten bekomme ich E-Mails die an 20 oder mehr Personen geschrieben sind – das macht also schon über 0,40 €. Ein solches Porto würde sicherlich auch viele Menschen davon abhalten, immer an alle zu antworten.

Es gilt: So wenig Empfänger wie möglich, so viele wie nötig.
Nutze CC nur, wenn es jemand zur Kenntnis nehmen soll.

Benutze BCC nur zum Datenschutz

Mit BCC kann man einer E-Mail zusätzliche versteckte Empfänger hin zu fügen. Dafür gibt es jedoch nur einen akzeptablen Grund: Datenschutz.
Nur wenn du an sehr große Gruppen schreibst (zum Beispiel Teilnehmer an einer Aktion), die die Adressen der anderen nicht kennen, ist BCC legitim.

BCC zu benutzen um andere zu verpetzen, höhere Ebenen ein zu beziehen, ohne das es jemand merkt oder zu zeigen wie toll man arbeitet, ist eine Unart.

Mehr über einen produktiveren Umgang mit E-Mails erfährst du in meinem Buch “Zero Inbox”