Halbiere deine Emails in 2 Minuten

Das größte Problem mit E-Mails ist die Menge, die wir bekommen.
Und dabei ist es ganz egal, wie viele Mails du täglich bekommst. Denn eines haben wir alle gemeinsam: Wir bekommen zu viele E-Mails.
Das wird besonders dann zum Problem, wenn du schneller Mails bekommst, als du sie verarbeiten kannst.

Doch es gibt Rettung!

In diesem Artikel zeige ich dir, mit welchem einfachen Trick ich mein E-Mail Aufkommen halbiert habe und wie du das auch schaffen kannst.
Der Schlüssel um weniger E-Mails zu bekommen ist vielleicht überraschend für dich: Du schreibst zu viele E-Mails!

Ja, du hast richtig gelesen. Daran, dass dir viele Menschen schreiben bist du selber schuld und nicht die anderen. Der Fehler ist, dass du zu viele Mails schreibst.

Warum ist das Schreiben von E-Mails der Auslöser einer E-Mail-Flut im eigenen Posteingang?

Viele Mails die wir schreiben provozieren eine Antwort. In den meisten Mails stellen wir eine Frage oder geben einen Auftrag. Die logische Folge ist eine Antwort oder noch häufiger eine Nachfrage. Wenn es bei diesen zwei Mails hin und her bleiben würde, ist das Ganze auch gar nicht schlimm.

Das Problem ist, es bleibt nicht bei zwei Nachrichten. Jede Mail die du schreibst, zieht einen langen Schwanz an Antworten hinter sich her.

Ein Beispiel:

1) Hallo Peter, wollen wir die Woche essen gehen? Viele Grüße Benjamin
2) Hallo Benjamin, klar gerne. Wann passt es dir? Peter
3) Montag und Mittwochabend ist gut.
4) Dann Montag um 8?
5) Das schaff ich nicht. 8.30
6) Merke grade Montag ist doch schlecht. Wann kannst du am Mittwoch?
7) Mittwoch geht um 7. OK?
8) Lass lieber schon um 6, denn ich hab am nächsten Morgen einen frühen Termin.
9) Perfekt. Wo gehen wir denn hin?

Wie du weniger E-Mails schreibst

Weniger E-Mails schreiben, bedeutet weniger zu bekommen. So weit ist das einfach. Leider ist es gar nicht so einfach weniger Mails zu schreiben. Denn das schnelle Tippen einer Nachricht ist zum festen Bestandteil unsere „Kommunikationskultur” geworden.

Ich zeige dir 3 Tricks, die dir dabei helfen weniger E-Mails zu tippen.

1) Schreib Präzise

Statt wie oben eine Art “E-Mail Chat” zu starten, schreibe alle Informationen schon in die erste Mail. Oder du bietest Variationen an.
Für unser Beispiel könnte das so aussehen:

“Hallo Peter, ich möchte diese Woche gern mit dir Essen gehen. Bitte sag mir welche Optionen dir passen:

1) Termin: Ich kann Montag oder Mittwoch ab 20.30 Uhr.
2) Ort: Ich würde gerne zum Ritter, ins Bijou oder zu Pizza Pazza. Wonach ist dir?

Ich freue mich schon sehr darauf dich wieder zu sehen.

viele Grüße Benjamin”

Das wirkt deutlich mehr wie eine geschäftliche Mail, aber sie bringt viel schnellere Ergebnisse. Und wenn du mit jemandem persönlich kommunizieren möchtest, ist die E-Mail sowieso nicht das Mittel der Wahl.

2) Befolge die 3 E-Mail-Regel

Diese Regel ist der Königsweg zu weniger E-Mails. Und sie ist ganz einfach. Sobald du zur Klärung eines Sachverhalts mehr als zwei E-Mails brauchst, wechsle das Medium. Statt eine dritte Mail zu schreiben, greif zum Telefon und ruf an um das Thema zu besprechen.

Ein Telefonat hat viele Vorteile gegenüber der Mail:

  • Ein Telefonat ist persönlicher
  • Nachfragen sind am Telefon direkt möglich
  • Betonung macht deutlich wie etwas gemeint ist. Geschriebene Texte übermitteln keine Betonung. Dadurch kommt es oft zu Fehldeutungen und so zu Missverständnissen.

Kurz: Am Telefon lässt sich vieles ganz schnell klären, was per Schriftverkehr viel länger dauern würde.

3) Schreibe an möglichst wenige Empfänger

Meiner Meinung nach sollte das Schreiben von E-Mails Porto kosten. Denn ich bekomme deutlich weniger unnütze Briefe als E-Mails. Klar es gibt auch Werbenachrichten per Post. Aber ich habe es noch nie erlebt, dass ein Empfänger eines Briefes, der an mehrere Adressaten ging, auch allen geantwortet hat.

Bei E-Mails hingegen bekomme ich andauernd “Antworten an alle”. Oft ist diese Antwort aber nicht für alle relevant. Ein Beispiel?

Eine Einladung zur nächsten Sitzung wird verschickt. Drei Teilnehmer teilen allen anderen mit, dass sie leider nicht kommen können. Relevant ist das im Vorhinein aber nur für den Einladenden.

Mein Lieblingsbeispiel:

Eine Mail wurde an etwa 80 Personen geschickt. Ein Empfänger klickt auf „Alle Antworten“ und beginnt die Mail mit „Hallo Peter,“. Auch ich klicke daraufhin auf „Allen Antworten“ und bitte darum nur an alle zu schreiben, wenn alle etwas davon haben. Daraufhin beschwert sich Peter bei mir, ich solle mich nicht so aufregen, er hätte den Inhalt der Mail als wichtig empfunden. Das glaub ich ihm sogar und es erklärt die Anrede „Hallo Peter,“.

Überlege dir vor dem Drücken des Sendebuttons genau, ob die Mail wirklich für alle Empfänger wichtig ist.

Diese 3 Tricks (präzise E-Mails schreiben, nie mehr als zwei E-Mails schreiben und möglichst wenige Empfänger anschreiben) sind der Schlüssel um dein E-Mail Aufkommen drastisch zu senken.

Probier es aus!

Noch viel mehr Tricks, wie du deine Mails in den Griff bekommst, gibt es in meinem Buch bei Amazon.

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