Bist du süchtig nach E-Mails?

“Denkst du, du erinnerst dich später daran, dass Du brav deine E-Mails abgearbeitet hast? Oder daran, dass Du einen netten Abend hattest?”

Viele Menschen schauen am Morgen als Erstes nicht in die Augen des Partners, sondern in ihr E-Mail-Postfach. Über Tag klingelt jede Mail und unterbricht die aktuelle Aufgabe. Und abends im Bett werden noch schnell die letzten Nachrichten beantwortet, bevor die Schäfchen gezählt werden.

Aus Angst etwas zu verpassen, können viele in der Freizeit nicht von ihren beruflichen E-Mails lassen. Selbst wenn sie krank auf dem Sofa liegen, wird die elektronische Post weiter bearbeitet. Vom Urlaub ganz zu schweigen.

Es ist ein erschreckendes Phänomen unserer Zeit, dass die elektronischen Kommunikationsmöglichkeiten die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit aufgehoben hat. Immer mehr Menschen arbeiten immer und überall. Sogar am Pissoir liest und beantwortet so mancher Mann E-Mails. Wahrscheinlich kommt daher der Ausdruck “ein Geschäft erledigen“.

Auch am Wochenende und an arbeitsfreien Tagen ist das Checken der E-Mails für viele Routine.

“E-Mail: Wir kriegen einfach nicht genug davon”, ist der Titel einer Untersuchung von Adobe. Dafür wurden 400 Angestellte aus den USA über ihren Umgang mit elektronischer Post befragt.

Das Ergebnis: die elektronische Post wird in allen Lebensbereichen genutzt. Die Befragten nutzen den Posteingang nicht nur im Büro, sondern auch daheim vor dem Fernseher, im Bett, im Badezimmer und leider auch am Steuer ihres Autos.

Die meisten wissen um ihre Mail-Sucht

Besonders interessant finde ich, dass die Meisten von ihrer E-Mail-Sucht wissen. Fast die Hälfte der Studienteilnehmer hat schon einmal aktiv versucht, von der “Droge” herunterzukommen, und freiwillig einige Tage auf elektronische Post zu verzichten.

Die E-Mail sollte unser Leben leichter machen und sie hat tatsächlich viele Vorteile:

• schnelle Kommunikation
• weltweite Verbundenheit
• geringe Kosten
• Zeitunabhängig vom Empfänger (anders beim Telefonieren)
• Dokumente können mit verschickt werden

Aber jeder kennt auch die Nachteile der E-Mail:

Jeder, der sich in einer Organisation mit mehr als zwei Mitarbeitern Haupt- oder ehrenamtlich engagiert und E-Mails versendet, kennt die Nachteile dieser Art von Kommunikation: Es gibt kein direktes Feedback auf das Vorgeschlagene, man kann nicht die Stimmung ausloten oder mal schnell ein Meinungsbild einholen.

Wenn du schon mal versucht hast per Mail einen gemeinsamen Termin abzustimmen, weißt du, wie schlecht sich diese Technik dazu eignet (die Lösung heißt übrigens Doodle).

Die E-Mail ähnelt von ihrer Nutzung her der klassischen Post. Nur ohne Papier und Porto. Es wäre jedoch niemandem in den Sinn gekommen per Brief einen Termin zu koordinieren, ein Projekt zu planen oder eine Diskussion zu führen. Die E-Mail ist für diese Zwecke, auch wenn es viel schneller geht, genauso ungeeignet wie ein Brief.

Warum wir E-Mails so wichtig nehmen

Beim Lesen einer Zeitung sortieren wir ganz selbstverständlich nach Dingen die uns interessieren, die wir deshalb lesen, und Artikeln die wir links liegen lassen.

Das wäre auch ein guter Umgang mit Mails. Das relevante lesen und den Rest ungelesen löschen. Doch warum fällt uns das so schwer?

Der Grund ist ganz banal: E-Mails sind an uns adressiert. Ich bin damit gemeint. Also gehen wir automatisch davon aus, dass der Inhalt relevant für uns ist. Auf dieses Modell setzt übrigens auch jede Werbemail. Eigentlich müsste man viel schneller irrelevante E-Mails löschen.

Ich habe das für dich nach meiner Elternzeit getestet. In meiner automatischen Antwort während meiner Abwesenheit habe ich darauf hingewiesen, dass alle Mails ungelesen gelöscht werden. Nach meiner Rückkehr habe ich über 800 Mails gelöscht. Beim ersten Klick auf “Löschen” für die erste Seite mit den ersten 100 Nachrichten, war mir richtig mulmig. Doch mit jedem Klick wuchs das Gefühl der Befreiung. Was meinst du wie viele Absender sich nochmal bei mir gemeldet haben, weil ich nicht reagiert habe?

DREI! Drei von 800.

Was passiert, wenn wir auf E-Mails verzichten?

Das ständige Prüfen, Schreiben und Beantworten hemmt unsere Produktivität. Die ständigen Unterbrechungen machen unsere Arbeit ineffizient. Außerdem reagieren wir auf die Mailabsender, statt selber zu agieren und unsere eigenen Ziele zu verfolgen.

Ein Verzicht auf E-Mails …

… hilft dabei, dass du dich auf eine Aufgabe konzentrierst und nicht andauernd die Programmfenster wechselst.

… sorgt dafür, dass du öfter telefonierst und so den Sachverhalt schneller klärst.

… lässt dich mehr mit Kollegen sprechen, statt zu schreiben.

Trotz dieser großen Vorteile scheint uns ohne E-Mails tatsächlich etwas zu fehlen. Denn wir haben Angst etwas zu verpassen!

Nicht die E-Mail ist das Problem, sondern du

Bei allem Klagen über Mails vergessen wir, dass nicht das Werkzeug das Problem ist, sondern die Nutzung. Mit einem Hammer kann ich ein schönes Bild aufhängen oder jemandem den Kopf einschlagen. Mit einer Spritze kann ich ein rettendes Medikament spritzen oder eine tödliche Droge.

Deshalb rate ich dir dazu nicht komplett auf E-Mails zu verzichten (außer in deiner Freizeit natürlich!), sondern den Gebrauch von E-Mails an klare Regeln zu binden:

1) Wenn du eine Mail schreiben musst, schreibe sie nicht sofort, sondern mach dir eine Notiz in deiner Aufgabenliste.

2) Schreibe dann alle Mails eines Tages hintereinander weg. Das kannst du ganz einfach auf deiner Aufgabenliste sortieren, wenn du den Todoist nutzt.

3) Öffne dein E-Mail-Programm nur zweimal täglich: Zum ersten Mal am Vormittag zum Lesen und schreiben aller deiner geplanten Nachrichten. Zum zweiten Mal am Nachmittag.

4) Verbanne die Mail-App von deinem Handy

Melanie Pinola hat eine Liste von Fehlern veröffentlicht, die im Umgang mit E-Mail immer wieder gemacht werden: „Top 10 Ways You’re Probably Using Email Wrong”
Hier sind die Missgriffe:

• falsche oder zu viele Adressaten
• zu oft in den Posteingang gucken
• den Posteingang zu selten komplett leeren
• der Posteingang ist kein Aufgabenmanager und Notizbuch
• nichtssagenden Betreff schreiben
• wichtige Nachrichten nicht sichern
• die Regeln des E-Mail-Knigge ignorieren (z.B.: karrierebibel.de/e-mail-knigge )
• sensible Inhalte in einer E-Mail senden
• nicht in einer angemessenen Zeit antworten

Übrigens als eine angemessene Zeit für eine Reaktion auf Mails gelten in den USA 12 Stunden und in Deutschland 24 Stunden. Das bedeutet, einmal täglich in das Mailprogramm zu gucken würde reichen!

Mir nimmt dieses Wissen sehr viel Druck. Wer eine direkte Antwort braucht, der kann mich ja anrufen.

Und bist du E-Mail süchtig?

Dann übernimm jetzt sofort zwei Tipps aus diesem Artikel und starte deinen Weg, weg von der “Droge”.

Mehr Infos gibt es in meinem Buch: Inbox Zero (Das ist ein Affiliatelink. Wenn du darüber etwas bestellst, bekomme ich eine Provision für die Empfehlung - Du bezahlst deswegen natürlich nicht mehr.)