Das Ende der E-Mail-Flut

Das Ende der E-Mail-Flut

Heute möchte ich mich dem absolut nervigsten Thema im Zeitmanagement überhaupt widmen. Es ist ein Thema, das in allen Coachingprozessen, in allen Seminaren, immer wieder vorkommt, weil wirklich jeder Mensch, zumindest jeder Mensch in der zivilisierten Welt davon genervt ist. 

E-Mails nerven einfach nur noch. 

Gut, die Idee war nicht schlecht. Schnelle Kommunikation, günstig, rund um die Welt, zeitnah, nicht wie früher irgendwie mit der Postkutsche, und selbst mit der normalen Post heutzutage dauert es ja ewig teilweise bis die Sachen dann ankommen. 

Wir haben letztens ein Paket in die Schweiz verschickt und es hat 5 Wochen gedauert bevor es angekommen ist. Wir haben den Inhalt alle schon aufgegeben, was sehr schade gewesen wäre, weil es wirklich was individuell Angefertigtes war. Naja. Was ich sagen möchte, die Grundidee von E-Mails ist nicht schlecht, aber das Problem ist, es sind einfach viel zu viele geworden. Die Postfächer schwimmen über. 

Ganz besonders schlimm ist das natürlich, wenn man aus dem Urlaub wiederkommt oder wenn man sich nach einer Krankheit gerade wieder erholt hat, sich freut, mit seiner Arbeit zu starten und bäh, ist das ganze Postfach voll, und schon sind die ersten Arbeitstage dafür weg, nur die E-Mails wegzuarbeiten. 

Aber auch im ganz normalen Alltag sind es einfach zu viele E-Mails, die ankommen, und bei vielen ist der digitale Posteingang zur To-do-Liste geworden, es wird nur noch abgearbeitet, was andere gerne von einem möchten. Oder man durchsucht das ganze E-Mail-Postfach immer wieder nach den passenden Informationen, die man noch braucht. 

Wäre es nicht toll, wenn dich nur noch wirklich wichtige E-Mails erreichen? Und die E-Mails so zu einem wirklich hilfreichen Werkzeug für deine tägliche Arbeit würden? Also für mich ist das eine Traumvorstellung, na... gewesen, muss ich sagen. 

Was sind Dinge, die helfen könnten? 

Es wird versucht in vielen Unternehmen CC-E-Mails zu verbieten, also nicht mehr jemanden in Kopie zu setzen, der die Mail bitte mitlesen soll. Teilweise werden Mails nach einer bestimmten Uhrzeit verboten. Oder es wird verboten, an ganze Verteiler zu senden. Oder es gibt inzwischen einige Firmen, die Server-seits eingestellt haben, dass, wenn jemand im Urlaub ist oder eine Krankmeldung aktiviert, E-Mails nicht nur „away“ rausschicken, also diese Meldung „Ich bin gerade nicht erreichbar“, sondern sämtliche E-Mails, die in dieser Zeit ankommen, auch automatisch löschen, und wer dann hinterher was möchte, muss halt nochmal schreiben. Das finde ich einen ganz schönen Ansatz. 

Es wäre natürlich auch eine Möglichkeit E-Mails komplett zu verbieten und zu sagen, E-Mails gibt es in meinem Unternehmen nicht. Oder meine E-Mail-Adresse, die verrate ich einfach niemandem. 

Was ist dann die Alternative?

Doch die klassische Post? Oder wie es teilweise steht, bitte senden Sie uns ein Fax und ich frage mich immer, wie soll ich das denn bitte noch machen? Also alles irgendwie Methoden, wo man sich fragt, ob die so wirklich helfen und da nicht der Wunsch mehr der Vater des Gedanken war? Denn etwas zu verbieten, ohne eine vernünftige Alternative zu bieten, ist natürlich Quatsch. Deswegen möchte ich dir einen Weg vorstellen, der garantiert dabei hilft, tatsächlich deine E-Mail-Aufkommen drastisch zu verringern und gleichzeitig trotzdem mehr Überblick dir schafft. Bist du gespannt? Ja, dann auf geht’s! 

Aber erst mal möchte ich dir noch eine Geschichte erzählen. Eine Geschichte von einem Freund von mir, also das, was er mir erzählte. In seiner Firma hat jemand eine Mail an die Kollegen geschickt mit der Frage, wer hat heute Zeit und Lust mit zum Mittagessen zu kommen? Eigentlich doch eine nette Sache so unter Kollegen schön, stärkt die Gemeinschaft. Doch er hat einen großen Fehler gemacht. Denn in diesem Unternehmen kann man E-Mails an ganze Verteiler schicken, einfach indem man sie anklickt. Und das Unternehmen, bei dem mein Freund arbeitet, ist ein weltweit agierendes Unternehmen. 

Und du ahnst vielleicht schon, worauf es hinausläuft. Derjenige hat den größtmöglichen Verteiler, nämlich den weltweiten, angeklickt. Das heißt, die Frage, wer Zeit und Lust hat, mit zum Mittagessen zu kommen, ist weltweit rausgegangen. Und dann gab es ein paar Menschen, die darauf geantwortet haben, und zwar an alle. Da waren Antworten bei von, hm, leider kann ich nicht. Es gab auch seriöse Antworten wie, Achtung, du hast den falschen Verteiler genommen. Aber auch diese Antwort wurde an alle geschickt, also exakt an den gleichen Verteiler. Und dann kam natürlich auch der eine oder andere Witzbold um die Ecke, der Sachen schrieb wie, leider kann ich nicht, es ist mir zu weit zu fliegen in der Mittagspause. Und ruckzuck gingen so viele E-Mails innerhalb des Unternehmens hin und her, dass der Server komplett in die Knie ging. 

Ja, der Freund erzählte mir das Ganze sehr amüsiert und ehrlich gesagt, wir hatten auch viel Spaß an dieser Geschichte, aber es verdeutlicht etwas. Es zeigt nämlich, dass zu viele E-Mails den Server lahmlegen. Aber was wir vergessen, nicht nur der Server geht unter zu vielen E-Mails in die Knie, sondern auch unsere eigene Produktivität und unsere Arbeit. 

Problem 1

Ein paar Zahlen, um diese Eindrücke mal zu stützen. 40 Prozent der Arbeitszeit beschäftigen sich Wissensarbeiter mit internen E-Mails. 40 Prozent. Das ist eine ganze Menge, das ist ja fast die Hälfte jedes Arbeitstages mit E-Mails. 2 ½ Stunden verbringen wir damit, Dinge zu suchen, also nach Informationen zu suchen. Und über 80 Prozent dieser E-Mails, die wir den ganzen Tag suchen und schreiben und lesen, sind interne Kommunikation innerhalb des Unternehmens oder des Teams. Und weil das so viele sind, sinkt, je nach Unternehmensgröße natürlich abhängig, aber die Öffnungsrate dieser E-Mails immer weiter ab, weil man gar nicht mehr hinterherkommt oder weil auch viele Sachen drinstehen, die einfach keinen Sinn für einen machen. Das führt dazu, dass man E-Mails überhaupt nicht mehr ernstnimmt. 

Das wäre dann der Effekt, als wenn du jemanden einen klassischen Brief schreiben würdest und er sagt, ach, da kommen so viele Briefe, davon mache ich mal die Hälfte einfach gar nicht auf und gucke gar nicht mehr, was drin ist. Ich finde das erschreckend, weil es macht natürlich dieses eigentlich geniale Tool der Kommunikation, nämlich die digitale Kommunikation unabhängig von Zeit und Ort, ja, die macht es kaputt. 

Problem 2

Ein weiteres großes Problem mit der E-Mail ist natürlich, dass wir alles irgendwie wiederfinden müssen. Und dieses Problem entsteht dadurch, dass der E-Mail-Posteingang chronologisch sortiert wird, also in der Reihenfolge wie E-Mails ankommen, werden sie in deinem Posteingang abgelegt. Da liegt dann die Facebook-Kontaktanfrage direkt über einer Kundenanfrage und unter der Rückmeldung eines Geschäftspartners. Alles gleichwertig nebeneinander. Verschiedene Projekte werden durcheinandergewürfelt und so weiter. 

Das heißt, chronologisch gesehen für den Computer eine vollkommen logische Reihenfolge, was zuerst kommt, wird zuerst abgelegt und alles andere darauf. Aber so wie wir eigentlich denken in Projekten organisiert, jetzt arbeite ich gerade an dem und dem und suche die Informationen dazu, da habe ich in meinem Posteingang ein absolutes Chaos, weil alle Informationen durcheinander sortiert sind. Ja, wäre es da nicht wirklich toll, wenn es eine Lösung gäbe, die die Informationen und alle Aufgaben und das Archiv vereinfacht? Also eine Lösung, die das Ganze sortiert nach Projekten und übersichtlich darstellt? 

Lösung

Und jetzt komme ich zu meinem Lösungsvorschlag. Denn es gibt diese Lösungsmöglichkeit bereits, du hast es dir wahrscheinlich schon gedacht, dass es sie gibt, sonst würde ich hier ja gar nicht davon sprechen. Und zwar ist es das Taskmanagement, also das klassische Aufgabenmanagement. Bei dem gehen wir nicht von einer chronologischen Sortierung aus, sondern wir sortieren uns aufgabenbezogen, nach To-dos und Projekten. Und alle Informationen, die dann zu einer Aufgabe oder einem Projekt gehören, werden entsprechend zu der Aufgabe oder dem Projekt zugeordnet. 

Da hat es sich allgemein bewährt und ist sehr beliebt, ein Kanban-Board zu nutzen. Dabei werden eben alle Anhänge, Informationen, Kommentare direkt in das jeweilige Projekt geschrieben und Aufgaben laufen dann sichtbar von links nach rechts auf dem Bildschirm durch Spalten, die jeweils den aktuellen Projektstatus zeigen. 

Um das an einem ganz Offline-Beispiel zu erklären, ich habe so ein Taskboard mal bei einem Bestatter gesehen. Da gab es dann Kärtchen mit den Namen der Verstorbenen und die wanderten von links nach rechts durch den gesamten Arbeitsprozess. Also von Ankunft, Waschen, Einkleiden, Einsargen, ja, so heißt das wohl, Verschließen und auf den Weg zum Friedhof. Ich nehme da jetzt mal die Kategorien, an die erinnere ich mich gerade. Sodass also jeder sehen kann, wo ist diese eine Aufgabe, auch wenn das jetzt in dem Beispiel ein bisschen makaber anklingt. Aber letztendlich ist es ja beim Bestatter nichts anders, der Verstorbene ist ein Projekt. Vielleicht ist Projekt besser. Und dann ist das Projekt Frau Müller halt gerade in dem und dem Aufgabenstatus, und jeder weiß, was gerade zu tun ist. 

Kanban-Boards sind dabei deutlich übersichtlicher als komplizierte Projektmanagement-Programme. Die haben oft viel, viel, viel zu viele Möglichkeiten und überfordern dann in der Bedienung. Und das Schöne ist, Kanban-Boards lassen sich eben individuell für jedes Projekt neu anpassen, so hat der Bestatter andere Ansprüche als andere Arbeitsfelder. Ich sag dir gleich mal ein paar Beispiele, wofür ich Kanban-Boards nutze, dann kannst du dir das auch noch besser vorstellen. 

Also Sie sind übersichtlicher als große Projektmanagement-Tools, lassen sich individuell anpassen, und ich finde es schön, Kanban-Boards geben mir die Möglichkeit, mehr Einstellungen vorzunehmen als in klassischen Aufgabenprogrammen, also irgendwelchen To-do-Apps wie zum Beispiel dem Todoist, den ich für meine ganzen Alltagsaufgaben gerne als Schaltzentrale nutze. Aber für alle größeren Projekte oder Projekte, wo ich mit anderen zusammenarbeiten möchte, nutze ich eben Kanban-Boards. 

Was kann ich damit machen und welches ist das Beste?

Da komme ich wieder auf meinen exklusiven Sponsor dieses Podcast in diesem Jahr, und zwar die Firma Meister. Von Meister ist ja das Programm MeisterTask und MindMeister. Und mit MeisterTask habe ich eben ein ganz klassisches digitales Kanban-Board. MeisterTask ermöglicht es, innerhalb des Unternehmens komplett auf E-Mails zu verzichten. Und dabei ist jetzt egal, ob du viele Angestellte hast oder ob du sagst, ich habe viele Kunden, Geschäftspartner, also alles im Unternehmenskonzept. Bitte verstehe Unternehmen da jetzt nicht nur als deine Firma, sondern auch als alles, was damit direkt zu tun hat. All das kannst du ohne E-Mails oder sagen wir, mit deutlich weniger E-Mails organisieren, wenn du MeisterTask einsetzt. Ich möchte dir 3 Beispiele nennen, wofür ich MeisterTask einsetze. 

Beispiel 1

Zum einen gestalte ich damit meinen Redaktionsplan hier für den Podcast und den Blog. Das heißt, ich habe da drin meine Themensammlungen, die sind sortiert ein bisschen nach Kategorien, also Themen, die was direkt mit Familie zu tun haben, Themen, die was mit Apps zu tun haben, Themen, die was mit Einstellungsdingen, also Glaubenssätzen zu tun haben, und so weiter. Und dann habe ich mir Listen angelegt für jeden Monat des nächsten Jahres und habe dann die Listen da reingeschoben, dass ich mir so ein bisschen aufteile, wann möchte ich welches Thema angehen. Soweit, so gut, das könnte ich auch noch schön mit Word oder sonst was abbilden. Spannend wird jetzt der Arbeitsprozess, der dahinter sich dann anschließt. 

Ich habe nämlich dann Listen für jede Aufgabe, die zu tun ist, mit einem Thema. Also ich muss eine Mindmap mit MindMeister erstellen, um zu wissen, was ich dir hier überhaupt erzählen möchte. Also ich sitze gerade auch vor einer Mindmap, wo ich mir vorher Gedanken zu dieser Folge gemacht habe. Dann muss ich das Ganze sprechen, das mache ich jetzt hier gerade. Dann kann ich die Karte weiterschieben in „Sprechen“ und sehe, ach, da bin ich gerade dran. Ist jetzt für alleine Quatsch, weil ich weiß, dass ich gerade spreche. Aber ich nutze dieses Kanban-Board zusammen mit meiner Assistentin Corinna und anderen virtuellen Assistenten. Das heißt, wenn ich das hier gesprochen habe, hänge ich an die Karte mit dem Thema, die Audiodatei an, die ich hier gerade aufnehme und schiebt das Ganze weiter, und dann bekommt ein Assistent, der mein Transkript schreibt, automatisch eine E-Mail. 

Was? Moment Benjamin, halt Stopp! Du hast doch gesagt, weniger E-Mails. Ja stimmt. In dieser E-Mail hat er nicht alle Informationen, sondern nur einen Hinweis, hör mal, hier gibt’s was Neues für dich zu tun, gucke bitte in MeisterTask rein. Passiert vollkommen automatisch, wenn ich die Karte in die Spalte zuordne, die ihm zugeordnet ist. Er kriegt also eine E-Mail, muss aber dann nicht demnächst, wenn er es bearbeiten möchte, erst aus seinen Mails die Audiodatei raussuchen und so weiter, sondern er geht in unser gemeinsames MeisterTask-Board und findet da direkt den Anhang und kann den dann direkt bearbeiten. Und dann schiebt er die Karte weiter, hat dann einen Anhang mit dem Transkript. Und dann geht das Ganze eben an Corinna, meine virtuelle Assistentin, die sich dann darum kümmert, dass Bilder rausgesucht werden, dass das Ganze im Blog hochgeladen wird, dass dieser Podcast hier auch technisch funktioniert und so weiter. An dieser Stelle nochmal vielen, vielen herzlichen Dank für die ganz tolle Arbeit, Corinna. 

Und du siehst, der Vorteil ist, ich kann in diesem MeisterTask-Board jederzeit sehen, wie ist der Projektstatus von welchem Thema? Wie weit ist das schon bearbeitet? Ist das alles fertig? Und so weiter. Da kann man ganz, ganz viel vor allem automatisieren, dass man eben dann eine Information kriegt, wenn man eine neue Aufgabe hat, dass Zuständigkeiten automatisch geändert werden. Ich kann tracken, wie lange für eine Aufgabe gebraucht wurde an welcher Stelle und dann genau gucken, wo kann ich diesen Prozess noch optimieren oder vereinfachen. So, das wäre jetzt ein sehr kompliziertes MeisterTask-Board. Wenn dich das näher interessiert, schreib mich gerne mal an. 

Beispiel 2

Aber ich nutze das auch für Dinge hier in der Gemeinde, also ich nutze es zum Beispiel für die Erstkommunion. Auch da habe ich ein Projekt angelegt, jede Spalte, was ist am ersten Elternabend zu tun? Was gibt es für einen Einladungsbrief? Wie sieht das Anmeldeformular aus? Wie sahen die Gottesdienste der letzten Jahre aus? Und da hängen dann jeweils auch die Word-Dokumente direkt an der entsprechenden Stelle beziehungsweise Pages-Dokumente, und ich muss nicht lange suchen in irgendwelchen Ordnern auf dem Computer, sondern ich habe ein Projekt an einem Ort mit allen Informationen, die ich dazu brauche. 

Und jetzt kommt der Clou. Es ist ein neuer Kollege ins Team gekommen, und der hat die Erstkommunion übernommen. Und ich konnte einfach sagen, pass mal auf, hier ist alles fertig, wenn du das gerne nutzen möchtest, richte dir MeisterTask ein, da reicht die kostenlose Version erstmal und dann gebe ich dir eine Freigabe für das Board und du hast alle Informationen an einem Ort. Und du kannst dir sicherlich vorstellen, wie begeistert er war, dass ich ihm nicht einen dicken Ordner gegeben habe mit ganz vielen Papieren und gesagt habe, da ist als alles drin und den müssen wir jetzt mal ganz in Ruhe durchgucken, sondern dass ich ihm Zugang zu einem Board bei MeisterTask geben konnte und der da alle Informationen hat, die er braucht. 

Beispiel 3

Das 3. Beispiel wäre Kundenbetreuung. Das heißt, ich könnte ein Board anlegen, wo ich festlege, was muss mit jedem einzelnen Kunden passieren? Also der erste Kontakt hat stattgefunden. Ich lege den Kunden an, ich möchte nach 2 Wochen noch mal nachfragen wie es ihm geht, was er für einen Eindruck bisher hat von meiner Seite. Und dann wäre die nächste Spalte, ihm ein Angebot zu schicken. Dann müsste ich eine Spalte haben, dass der Auftrag gerade durchgeführt wird. Ich kann aber auch die Rechnungsstellung und so weiter dann alles in diesem MeisterTask-Board anlegen. Und so könnte ich dann wieder sehr einfach mit Kollegen, mit Assistenten zusammenarbeiten in der individuellen Kundenbetreuung, und jeder weiß, was ist mit diesen Kunden gerade schon passiert und was muss als nächstes noch passieren. Das waren jetzt mal einige Beispiele. 

Wenn es mal dringend ist

Du siehst, ich kann dann ganz viel abbilden, ohne dass ich andauernd E-Mails hin- und herschreiben muss, den Überblick über die Projekte verliere, Anhänge mir wieder raussuchen muss und so weiter. Die Frage ist aber, ja, aber was ist denn, wenn es mal eilt? Also derjenige muss ja dann andauernd in sein MeisterTask-Board reingucken. Nee, muss er nicht, du kannst mit einem @ und dem Namen von deinen Kollegen einfach denjenigen auf eine Aufgabe oder in einem Kommentar verlinken und der kriegt dann sofort eine Push-Nachricht auf sein Handy, wenn er die MeisterTask App hat. Beziehungsweise auch, wenn er das Programm am Rechner öffnet, kriegt er sofort angezeigt, dass hier was für ihn zu tun ist. 

Das heißt, die Kommunikation kann wirklich innerhalb des Tools laufen. Heißt, mit der Einführung von MeisterTask lässt sich die interne E-Mail-Kommunikation fast auf null reduzieren. Und die Kommunikation im Team gleichzeitig verbessern, weil jeder in Projekten denken kann und alle Informationen, die er dafür braucht, direkt da findet, wo er sie braucht. 

MeisterTask bietet als Kanban-Tool die Möglichkeit einer kontextbasierten Kommunikation. Und die Kommunikation in einer Karte mit Kommentaren, so eine Art Chat, kann man mit mehreren noch über was diskutieren, an einem Ort, und es ist dann ein vollwertiger E-Mail-Ersatz. Also ich bin vollkommen begeistert, du merkst das. Wenn du detaillierter reinkommen möchtest oder sagst, ach, jetzt noch ein neues Tool, wie soll ich da denn jetzt starten? Ich habe auch einen Kurs dazu, also einen kleinen Videokurs zum Einstieg in MeisterTask, findest du bei mir auf der Seite. 

Hast du Lust gekriegt, MeisterTask mal auszuprobieren? 

Dann habe ich eine gute Nachricht für dich. Denn der Start ist vollkommen kostenlos. Starte jetzt direkt auf meistertask.com und probiere es einfach mal aus. Und wenn du dann begeistert bist, also sobald du dann begeistert bist und nicht wenn, weil ich bin fest davon überzeugt, du wirst begeistert sein, dann bekommst du auf den Pro- und Business-Account noch mal von mir und MeisterTask zusammen 30% Rabatt geschenkt mit dem Rabattcode benjaminfloer. Also wenn du das Upgrade machst nach dem kostenlosen Test auf Pro oder Business, wohlgemerkt, der Test ist nicht in der Zeit, sondern nur in den Funktionen begrenzt. Wenn du irgendwann sagst, ich brauche jetzt Pro oder Business, dann bekommst du mit benjaminfloer, 30% Rabatt. 

Das Ganze ist ein Affiliate-Link, das heißt, ich kriege auch ein paar Prozente gezahlt und das Ganze wird dadurch aber für dich nicht teurer, sondern eben sogar 30% billiger. Das nenne ich mal Win-Win-Win. 

Starte also jetzt sofort deinen Test von MeisterTask entweder auf deinem Handy als App oder an deinem Rechner auf meistertask.com. Und dann berichte mir gerne, wie es bei dir funktioniert hat damit die E-Mails zu reduzieren. 

Also mach’s gut.
Bis dahin. 

Ciao, ciao!

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