Schneller Arbeiten: Mehr als 14 Tricks, die dein Arbeits-Leben vereinfachen werden

„Das Leben ist einfach, aber wir bestehen darauf, es kompliziert zu machen.“ (Konfuzius)

Jetzt ist der Moment gekommen wo du dir selber mal richtig auf die Schulter klopfen kannst, denn es ist beeindruckend was du jeden Tag leistest. Wie viele Aufgaben du erledigst, wie viel du anderen Menschen hilfst und wie viele tolle Gedanken du jeden Tag hast.

Du willst mehr Freizeit?

Dann musst du einfach schneller arbeiten!

Aber wie?

Ich zeige dir heute mehr als 14 Tricks, die dein Arbeitsleben vereinfachen werden. Je mehr du davon in deinen Alltag integrierst, desto mehr Freiraum und Freizeit kannst du gewinnen. Probier es aus!

Warum mehr als 14 Tricks?

Weil ich dir 14 zeige und hinzu kommen noch Tricks von Torsten Pretzsch vom ausdauerblog und Jan Bieler von einfach-besser-arbeiten.de

Reale Helferlein

Posteingang

Immer wieder sehe ich BĂŒros, in denen auf dem Schreibtisch, auf SchrĂ€nken und auf dem Boden -quasi auf jeder freien FlĂ€che – Zettel und Briefe herumliegen.

Ein solches Chaos bringt nicht nur Unordnung in dein BĂŒro sondern auch in deine Konzentration. Schaffe dir deshalb als erstes einen Posteingang an. Das kann ein Schuhkarton sein oder eine Ablage mit drei FĂ€chern (Posteingang, in Bearbeitung, Postausgang). So eine Ablage bekommst du schon fĂŒr wenige Euro zum Beispiel bei einem großen schwedischen Möbelhaus.

Gewöhne dir fest an, dass dein Posteingang gelehrt und abgearbeitet bzw. wegsortiert sein muss, bevor du dein BĂŒro verlĂ€sst.

Scanner

Meine Papierberge bekomme ich mithilfe meiner Scanner in den Griff. Alle Dokumente lege ich damit digital in Evernote ab. Die geniale Suche des Programms lĂ€sst mich jedes SchriftstĂŒck schnell und problemlos wieder finden.

Zum Scannen nutze ich den Fujitsu ScanSnap iX500

und fĂŒr das mobile Erfassen meiner Dokumente die App Scannable von Evernote.

Stempel

Dokumente, die ich im Original aufheben möchte, bekommen von mir eine Nummer gestempelt bevor ich sie einscanne. So kann ich alle Dokumente ohne System hintereinander in einen Ordner heften. Die Suche in Evernote nach einem gestempelten Dokument verrÀt mir an welcher Stelle im Ordner ich es finden kann. Zu diesem Vorgehen nutze ich einen Paginierstempel

Aber auch fĂŒr viele andere Zwecke: Adresse, Kopie, Erledigt 
 sparen mir die richtigen Stempel viel Zeit.

Digitale Helferlein

E-Mail Programm

Alle meine E-Mails leite ich nach Google-Mail um. In deren neuen Programm „Google Inbox“ ist es möglich E-Mails in eine Wiedervorlage zulegen. Diese tauchen dann zu einer gewĂŒnschten Zeit wie von Zauberhand wieder im Posteingang auf. Mit diesem System ist es problemlos möglich seinen E-Mail Posteingang jeden Abend leer zu haben. Dieses Programm hat mir am meisten beim “schneller arbeiten” geholfen.

Das Zusatztool „Boomerang“ fĂŒr Google-Mail ermöglicht es mir E-Mails erst zu einem spĂ€teren Zeitpunkt senden zu lassen. Damit erinnere ich zum Beispiel Teilnehmer einer Konferenz automatisch einen Tag vor dem Treffen an unseren Termin.

Aufgabenverwaltung

Wenn du meinen Blog schon lĂ€nger liest, weißt du natĂŒrlich, dass ich alle meine Aufgaben mit dem Programm „Todoist“ verwalte. Wenn du dir den Todoist noch nicht angeguckt hast, mach das am besten jetzt sofort!

Notizbuch

Mein digitales Notizbuch ist Evernote. Dieses “ElefantengedĂ€chtnis” hat mir dabei geholfen nie wieder etwas zu vergessen. In Evernote speichere ich jede Idee, alle Notizen und auch Fotos von Dingen, die ich vielleicht nochmal brauche. Mehr zu den Einsatzmöglichkeiten von Evernote gibt es hier.

Projektplanung

Um Projekte zu planen und den Status im Blick zu behalten nutze ich Meistertask. Auch meinen Redaktionsplan und den gesamten Workflow fĂŒr meinen Blog und Podcast verwalte ich mit Meistertask.

Textbausteine

Jeden Tag schreibst du unzĂ€hlige male die selben Dinge. Fast jede Mail beginnt mit”Sehr geehrte Damen und Herren,”  und endet mit

“mit freundlichen GrĂŒĂŸen” oder “vielen Dank”. Statt jedes mal wieder in die Tasten zu tippen, kannst du diese Texte als Bausteine hinterlegen und mit einem TastenkĂŒrzel abrufen.

FĂŒr Windows:

Phrase Express

FĂŒr Mac:

Textexpander

Terminfindung

Die Sitzung ist endlich zu Ende, der letzte Punkt auf der Tagesordnung ist abgearbeitet. Alle wollen nach Hause.

Jetzt nur noch schnell einen Termin ausmachen fĂŒr das nĂ€chste Treffen.

Nach nur weiteren 27 Minuten ist es geschafft.

Kennst du solche Terminfindungsschwierigkeiten? Klingt fast wie eine Krankheit.
Ich bin inzwischen immun dagegen. Das wirkungsvolle Gegenmittel ist Doodle.

Doodle ermöglicht es nicht nur Termine mit einer Gruppe zu finden, sondern auch Termine fĂŒr ein Treffen mit dir voll automatisiert an zu bieten (Doodle meeet me).

Haushalt

Auch bei der tĂ€glichen KĂŒchenarbeit kannst du leicht schneller arbeiten. Zum schneiden von Obst und GemĂŒse nutze ich kein Messer mehr sondern erledige die Arbeit um ein Vielfaches schneller mit dem Nicer Dicer.

Und ich bin einer von den Menschen, die immer und ĂŒberall von ihrem Thermomix schwĂ€rmen 😉

Mein Workflow gegen den Informationsoverkill

Torsten Pretzsch (ausdauerblog.de)

Unser modernes Leben dreht sich immer schneller und die FĂŒlle an Informationen kann ein echtes Zeitproblem werden. Hier noch ein Artikel, da noch ein Tipp und dort das Video wolltest du auch noch schnell anschauen und schwupps – schon sind wieder wertvolle Minuten, ja manchmal Stunden vergangen.

Mir ging es lange Zeit so, dass ich mich schnell und einfach ablenken ließ. Mit viel Probieren habe ich dank einiger Tools Abhilfe geschaffen. Ich möchte dir im Folgenden meinen Workflow gegen den Informationsoverkill kurz vorstellen.

1. Pocket – der zentrale Informationssammelpunkt

Alle Artikel, Videos und Informationen, die ich spĂ€ter einmal genauer anschauen möchte, landen bei mir in Pocket. Pocket hieß frĂŒher einmal „Read it later“ und damit ist das Wesen des Programms schon erklĂ€rt. Es speichert Webseiten aller Art, zeigt sie in einem einheitlichen einfach zu lesenden Design und macht sie somit fĂŒr dich ĂŒberall zugĂ€nglich.

Die App gibt es fĂŒr alle gĂ€ngigen Systeme und AnwendungsfĂ€lle, ob Smartphone oder als Browser-Erweiterung oder Programm fĂŒr deinen Rechner. Sehr praktisch, um unterwegs Wartezeiten zu ĂŒberbrĂŒcken, zumal die Texte offline gespeichert sind. Das heißt, du brauchst nicht einmal einen Internetzugang dafĂŒr.

2. IFTTT – wenn das, dann das


So richtig Spaß machen Apps und Tools, wenn alles automatisiert funktioniert. Und genau hier kommt IFTTT ins Spiel. IFTTT – heißt nichts anderes als: If this than that – wenn das, dann das. Du kannst unendlich viele AblĂ€ufe und Workflows mit diesem webbasierten Tool erstellen. Sehr praktisch!

Ich benutze fĂŒr meinen Info-Workflow zwei Rezepte – so heißen die konfigurierbaren AblĂ€ufe in IFTTT. Zum einen landen Artikel aus meinem Feedreader mit einem Klick auf „spĂ€ter lesen“ automatisch in Pocket und zum anderen werden alle von mir als favorisiert markierten Artikel im Pocket automatisch in Evernote abgelegt.

3. Evernote – die eierlegende Wollmilclhsau unter den Notizbuch-Apps

Warum noch ein Tool? Nun Evernote ist mein zentraler Informationsspeicher – so etwas wie mein digitales Gehirn. Hier landen alle Ideen, Notizen, PlĂ€ne und so unendlich viel mehr, dass man ganze BĂŒcher damit fĂŒllen könnte. Wenn es das nicht schon geben wĂŒrde.

Ein Blick in die Funktionsvielfalt von Evernote anhand von praktischen Beispielen lohnt sich zu 100%. Evernote ist mehr als nur ein Notizbuch. Will ich die Info fĂŒr immer archivieren, landet der Artikel in Evernote und dort kann ich dann bequem auf ihn jederzeit zugreifen.

Vielleicht fragst du dich nun, warum ich nicht gleich die Artikel in Evernote speichere? Zum einen finde ich die Optik in Pocket schöner, aber der Hauptgrund ist, dass mein Evernote nicht vollgemĂŒllt werden soll. Nur ausgewĂ€hlte der weit ĂŒber 100 Artikel aus meinem Pocket landen schließlich im Archiv.

Über den Autor: Torsten Pretzsch ist 2008 von der Couch aufgestanden, um ein sportlicheres Leben zu fĂŒhren. Begonnen mit einer Laufrunde von nur 15 Minuten ist er Jahre spĂ€ter am Ziel. Er lief Marathon und absolvierte einen Ironman. Als Teamleiter und Projektmanager war dieser Weg nur durch gutes Selbstmanagement möglich. Schaue in seinem ausdauerblog vorbei und lass dich dabei unterstĂŒtzen endlich mehr Sport zu machen.

Wie ich zu den besten Tools komme, um schneller zu arbeiten

Jan Bieler (einfach-besser-arbeiten.de)

Wie nutze ich ein Tool möglichst so, dass es mir einen wirklichen Mehrwert bietet und nicht auch noch Zeit verschwendet? Auf der Suche nach der Lösung habe ich einige Tools ausprobiert, habe damit herumgespielt und eher viel Zeit dafĂŒr aufgebracht.

Die Suche und das Zeit aufbringen hat schlussendlich etwas gebracht. Ich habe eine wichtige Erkenntnis erhalten. NĂ€mlich die, dass die Verwendung von Tools wie Evernote, GMail, Outlook, Aufgabenplanern wie Todoist und Co. eigentlich nur Spielerei sind, solange man das wichtigste vergisst. Den Prozess.

Jedes Tool soll ein bestimmtes Problem oder gleich mehrere lösen, soll die Arbeit leichter und produktiver machen, mich schneller zum Ziel fĂŒhren. Doch das funktioniert nur, wenn ich mir auch Gedanken ĂŒber den Umgang damit mache. Effizientes Emailhandling heißt heute Zero Inbox oder 1 x am Tag ein leerer Posteingang. Meine Emails werden zu bestimmten Zeiten bearbeitet, gelöscht, archiviert oder landen als Aufgabe im Todoist. Wichtige Informationen lege ich in Evernote ab, meine Termine landen sofort im Kalender und ich lasse mich zu den richtigen Zeiten daran erinnern. Meine physische Post wird digitalisiert und in Evernote gespeichert, sodass ich jederzeit, ĂŒberall und in Sekundenschnelle die richtigen Unterlagen finde. Meine SteuererklĂ€rung geht dadurch heute so einfach und schnell wie nie.

Und all das ist nur möglich und produktiv, weil ich die Tools aufeinander abgestimmt und mir einen Prozess dahinter eingerichtet habe.

Wie erreiche ich nun die Verbesserung, wie finde ich den richtigen Prozess? In der Regel beginnt alles mit einem Problem. Bei mir war es z.B. das Problem, dass ich lange dafĂŒr brauchte, um alle notwendigen Unterlagen fĂŒr die SteuererklĂ€rung zu finden. Auch so habe ich immer wieder in den verschiedenen physischen Ordnern suchen mĂŒssen. Das wollte ich Ă€ndern.

Geholfen hat mir dabei der Einsatz der Verbesserungs-KATA. KATA kommt aus der Kampfkunst und beschreibt regelmĂ€ĂŸig ausgefĂŒhrte Routinen und Bewegungen, die zur Perfektion fĂŒhren. Mit ein paar einfachen Fragen kannst auch du dich an den fĂŒr dich optimalen Prozess und Umgang mit den Tools heranexperimentieren. Anhand des Beispiels der Digitalisierung meiner privaten Unterlagen zeige ich dir, wie die KATA-Fragen funktionieren.

Frage 1: Was ist der Zielzustand?
Das Problem kenne ich bereits. Als erstes mache ich mir nun Gedanken ĂŒber den Zielzustand, d.h. was möchte ich erreichen?

In meinem Fall wollte ich wenig Zeit fĂŒr das Ablegen der privaten Unterlagen verwenden, digital darauf zugreifen können und schnell wiederfinden, was ich benötige.

Frage 2: Wie sieht der aktuelle IST-Zustand aus?

Nun darfst du dir nochmal vor Augen fĂŒhren, wie der IST-Zustand gerade ist.

In meinem Fall hatte ich viele Ordner, getrennt nach Themen wie Versicherungen, Banken, Schriftverkehr, Garantien, Steuern, Gehaltsabrechnungen, Haus, usw. Mit der Zeit haben sich Fehler eingeschlichen. Versicherungen waren sowohl in Versicherungen als auch z.B. in Haus oder im Bankordner abgelegt. Steuerunterlagen entweder in Versicherungen, unter Hauskosten oder im Steuerordner. Die Suche danach war zeitraubend und nervig.

Frage 3: Welche Hindernisse halten dich aktuell davon ab, den Zielzustand zu erreichen?

Mit der Beantwortung der Frage geht man ein kleinwenig auf Ursachensuche. Erste Lösungsmöglichkeiten können sich davon ableiten lassen.

In meinem Fall wusste ich nicht, wie ich die Unterlagen möglichst schnell digitalisiert bekomme, wie ich sie beschriften und mit welcher Art von System ich sie ablege. Mir war nicht ganz klar, wie ich spĂ€ter danach suchen wĂŒrde. Wenn alle Unterlagen digitalisiert sind, kann ich sie online und mit meinem Smartphone synchronisieren? Ist das ĂŒberhaupt sicher? Welche Unterlagen kann ich danach entsorgen, was brauche ich noch im Original? Mich beschĂ€ftigten damals noch viele weitere Fragen, die mir fast den Mut zum weiter machen geraubt hĂ€tten. Aber mit Hilfe der folgenden Frage wird es wieder einfacher.

Frage 4: Welches eine dieser Hindernisse gehe ich als nÀchstes an?

Mit dieser Frage wirst du nicht gleich ĂŒberfordert, denn damit gehst du ein Hindernis nach dem anderen an, ganz im Sinne der Salamitaktik. Unterfragen könnten sein:

  • Was ist genau das Problem?
  • Kann ich den Schritt oder die mögliche Lösung simulieren?
  • Welche Information fehlt mir dazu und woher bekomme ich sie?
  • Wer hat dieses Hindernis schon gelöst? Wie sieht diese Lösung aus?
  • Welches Tool könnte in Frage kommen?
  • Wer kann mir dabei helfen?

Frage 5: Was ist deshalb mein nÀchster Schritt und was kann ich daraus lernen?

Mit dieser Frage wird ein nÀchster Schritt einfach festgelegt und experimentiert. Welches Tool möchte ich ausprobieren? Kann ich es kostenlos testen? Wie muss es eingerichtet sein?

ErfĂŒllt es meinen Anforderungen und WĂŒnschen? Welche Erkenntnis nehme ich aus dem Schritt mit?

In meinem Fall habe ich einfach verschiedene Cloudservices angeschaut, mir probeweise Ordner auf der Festplatte oder verschiedene Strukturen an NotizbĂŒchern in Evernote angelegt und mögliche Schlagwörter ĂŒberlegt. Ich habe mit verschiedenen Scanmöglichkeiten, Ipad, Flachbettscanner usw. experimentiert. Keine Variante war in dem Fall wirklich brauchbar. Also habe ich mir einen Dokumentenscanner
angeschafft, mit dem ich in kurzer Zeit sehr schnell viele Dokumente gescannt bekomme. Am Ende habe ich mein System und die fĂŒr mich idealen Prozesse und Tools gefunden.

Mit den Fragen der Verbesserungs-KATA wirst du nicht nur schneller im Umgang mit deinen Tools, sondern du kannst sie auf fast jeden Bereich deines Lebens und deiner Arbeit ĂŒbertragen. Sie könnte auch dir helfen, die besten Lösungen und Prozesse zu finden und mit den besten Tools schneller zu arbeiten.

Wie Jan seine private Post digitalisiert erklÀrt er hier.

Du kennst viele dieser Tools schon?
Weißt du auch, dass es einen Unterschied zwischen Wissen und Nutzen gibt?

Welche GerÀte, Programme und Dinge erleichtern dir deinen Alltag?

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1 Kommentar

  • Hallo Benjamin,

    ich habe noch einen ergĂ€nzenden Tipp zu Trello. Nur wenige Nutzer wissen, dass sich Slack, ein Kommunikations- und Teammanagement-Tool mit Trello verknĂŒpfen lĂ€sst.

    Das ist super praktisch, weil man entweder ein ganzes Team gesammelt oder auch nur einzelne Teilnehmer informieren kann. Wen die Nachricht nicht betrifft, der sieht sie nicht.

    Auf Wunsch erhĂ€lt man eine Mail ĂŒber neue Benachrichtigungen. Das ist dann praktisch, wenn man die App nicht dauernd geöffnet haben will.

    Ich nutze die Verbindung Trello/Slack mit meinem Team einer Sprachenfirma. Meine anderen Teammitglieder sind 300 km entfernt, dank Slack und Trello ist das kein Problem. Auch die Blogorganisation, die ja untereinander abgesprochen werden muss, klappt so hervorragend.

    So werden die persönlichen Treffen (die zwar nett sind, aber Zeit und Geld kosten) auf ein Mindestmaß reduziert und die Arbeit lĂ€uft trotzdem gut.

    Viele GrĂŒĂŸe
    Christine

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