Wie Du deutlich effektiver wirst mit dem „Kastensystem“

Wie Du deutlich effektiver wirst mit dem „Kastensystem“

Das Kastensystem, das ich dir hier vorstellen möchte, hat nichts mit dem Kastensystem im Hinduismus zu tun, sondern mit der Sortierung von Aufgaben in verschiedene Kästen.

Ich erzähle dir mal von einem meiner Tage vor der Einführung dieses Systems:

Ich gehe nach dem Frühstück in mein Büro, dort lese ich einige E-Mails. Einige kann ich direkt beantworten, für andere brauche ich noch Informationen und lasse sie liegen. In einer Mail bittet mich mein Chef um einen dringenden Textentwurf. Eigentlich habe ich kaum Zeit, aber ich kann ja schonmal anfangen. Nach den ersten Sätzen klingelt das Telefon. Ich gehe ran. Meine Frau bittet mich, mein Kind am Mittag vom Kindergarten zu holen. Ich schreibe noch einige Minuten. Jetzt muss ich in die Stadt zur Reinigung ein Messgewand abholen und zur Post. Ich treffe ein Gemeindemitglied. Es ist nur smalltalk und dennoch kann ich das Gespräch erst nach 9 Minuten beenden. Jetzt habe ich Stress. Ich schaffe es nur zur Post. Die Reinigung muss bis morgen warten. Schnell wieder ins Büro und weiter schreiben. Da höre ich “Pling” – eine E-Mail. Schnell nachschauen wer da schreibt …

Inzwischen sehen meine Tage anders aus:

Ich gehe etwa zwei Stunden vor dem Frühstück in mein Büro und erledige die wichtigste Aufgabe des Tages. Welche das ist, habe ich gestern Abend festgelegt. Anschließend öffne ich den Todoist und öffne den Filter „E-Mails heute“. Jetzt öffne ich mein Mailprogramm und schreibe alle Mails, die ich heute schreiben muss. Anschließend lese ich alle neuen E-Mails und beantworte oder lösche sie. E-Mails, die ich erst morgen beantworten kann, schiebe ich mit der App „Inbox“ auf morgen (oder ein anderes Datum). In den Todoist schreibe ich mir die Dinge, die ich für die E-Mails vor der Beantwortung erledigen muss.
Jetzt gehe ich gemütlich mit meinen Kindern frühstücken mit dem guten Gefühl heute schon fast alle Büroaufgaben erledigt zu haben.

Nach dem Frühstück öffne ich den Todoist und beginne alle Aufgaben in der Liste »Heute« zu erledigen.

Wenn ich damit fertig bin, öffne ich als letztes die Liste »Telefon heute« und rufe hintereinander alle Menschen an, die ich heute erreichen möchte. Diejenigen, die ich nicht erreiche schiebe ich auf morgen.

Jetzt muss ich »nur« noch die Außentermine wahrnehmen und bin mit dem Büro für heute fertig. Das ist meistens gegen 10 Uhr.

Jetzt haben alle Geschäfte geöffnet und bewaffnet mit meiner Liste »Besorgungen« gehe ich zum Pastoralbüro, in diverse Läden und zum Beispiel in den Waschkeller. Ich muss mir dadurch nur einmal Jacke und Schuhe anziehen.

Durch dieses Vorgehen habe ich nachmittags meistens Zeit um mit meinen Kindern zu spielen.
Das Kastensystem hilft dabei den Arbeitstag zu strukturieren aber auch dabei Zeit zu sparen.

Der größte Vorteil liegt darin, dass ich nicht andauernd die Programme wechseln muss. Ich öffne mein Emailprogramm einmal und schreibe alle Mails am Stück.
Ich nehme das Telefon nur einmal zur Hand. Meistens erledige ich meinen »Telefonblock« sogar auf einem Spaziergang. Das ist ohne Mehraufwand auch noch gesund.
Ich ziehe mich nur einmal an um alles außerhalb meiner Wohnung zu erledigen.

Der Todoist hat den Vorteil, dass meine Aufgaben mit Hilfe von Datum und Schlagwörtern automatisch gefiltert werden können.

Wie ich mit dem Todoist arbeite und wie auch du das Programm in deinen Alltag integrieren kannst, um mehr Zeit und weniger Stress zu haben, erkläre ich in meinem neuem Ebook.

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Du kannst die Listen aber auch in Evernote oder auf Papier führen.
Das Medium, das du nutzt, ist nicht entscheidend. Hauptsache es macht dir Spaß damit zu arbeiten.

Fazit:
Entscheidend ist, dass du damit beginnen sollest, deine Aufgaben zu sortieren nach Tätigkeiten.
Meine Aufgaben sind »Mail«, »Telefon« und »Besorgungen«. Vielleicht sind für dich andere Sortierungen sinnvoll, zum Beispiel »Büro«, »Haushalt« und »Auto«.

Sortierst du deine Aufgaben schon nach Tätigkeiten? Welche Methoden oder Tools nutzt du dazu?

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11 Kommentare

  • 5 Uhr wäre es auch bei mir? Aber das schaffe ich körperlich gar nicht! Andere Ideen, Benjamin? ?
  • Hallo Lilli,

    die Uhrzeit ist nicht das Entscheidende. Und wenn du es wirklich nicht schaffst, ist das auch sinnlos. Aber vielleicht probierst du es doch zunächst aus. Wichtig ist dabei nicht direkt viel füher aufzustehen, sondern den Wecker nach und nach 15 Minuten weiter vorn zu stellen. Erst wenn die neue Zeit kein Problem mehr ist kommt eine weiter Viertelstunde dazu.

    Das Kastensystem funktioniert aber zu jeder Uhrzeit. Wichtig ist, dass du gleich Aufgaben gebündelt abarbeitest.

    viele Grüße Benjamin
  • Hallo,

    Das hatte ich auch schon gesehen und geändert. Danke

    viele Grüße Benjamin
  • Schön. Aber um wieviel Uhr frühstücken Deine Kinder? Meine frühstücken gegen 7.00 Uhr. Das würde für mich heißen, um 5.00 Uhr am Schreibtisch zu sitzen. Puh! Vor allem wenn am Vorabend noch PGR - SITZUNG war, die bis 23.00 Uhr ging und ich nicht vor Mitternacht ins Bett gekommen bin.
  • Hallo Markus,

    Das Problem habe ich tatsächlich auch. Und tatsächlich fängt mein Tag jeden Morgen um 5:00 Uhr an. Nur sonntags schlafe ich bis sechs und am Montag bis acht. Allerdings habe ich den Vorteil dass ich tatsächlich sehr wenig Schlaf brauche.

    viele Grüße Benjamin
  • Hallo,

    Das hatte ich auch schon gesehen und geändert. Danke

    viele Grüße Benjamin
  • Nach Orten halte ich für sinnvoll. Manches kann man wirklich nur im Büro machen, anderes irgendwo und Rasen mähen gelingt mir wirklich nur zu Hause. TodoIst unterstützt das ja auch in seinen Erinnerungen.
  • Hallo Volker,

    genau die Erinnerungsfunktion nach Orten im Todoist ist genial. Nutz du sie regelmäßig? Woran lässt du dich wo erinnern?

    viele Grüße Benjamin

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© Benjamin Floer
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