Was du außer Zeitmanagement lernen solltest

Klassischer Weise versteht man unter Zeitmanagement mehrere Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums abzuarbeiten. (Wikipedia)

Anders gesagt geht es im Zeitmanagement also darum seine Aufgaben pünktlich zu erledigen und dabei entspannt zu sein.

Für dieses Ziel ist aber nicht nur wichtig zu wissen wie man seine Arbeit organisiert, sondern seine Arbeit auch so effizient wie möglich zu erledigen. Dazu möchte ich dir heute einige Dinge vorstellen, die du außer Zeitmanagement lernen solltest, um schneller die gleichen Arbeitsergebnisse zu erreichen.

Zehn Finger System

Fast jeder von uns schreibt regelmäßig am Computer Texte. Das gilt nicht nur wenn du wie ich einen Blog betreibst.
Du schreibst Briefe, Aufsätze, Notizen und natürlich jeden Tag viele E-Mails. Wenn du dabei das „zwei Finger Adlersuchsystem“ benutzt, dauert es viel länger als es müsste.
Dazu musst du jedoch zunächst Zeit investieren: lerne das Zehnfingersystem und tippe um ein Vielfaches schneller.

Statt Zeit zum Lernen kannst du auch Geld in ein Programm investieren, das dir die Arbeit des Schreibens abnimmt. Diesen Text hier zum Beispiel schreibe ich gerade mit dem Programm „Dragon Diktate“.

Nuance Dragon NaturallySpeaking 13.0 Home

Nuance Dragon Dictate 4 für Mac

Dieses Programm ist sehr schnell eingerichtet und funktioniert auch ohne langes Training fast fehlerfrei.

Ich möchte dir einmal einen kurzen Beispieltext schreiben:
„Sehr geehrte Frau Müller,
hiermit möchte ich Ihnen mitteilen, dass ich Ihr Angebot gerne annehme. Im Anhang sende ich Ihnen den dazugehörigen Vertrag zu.
Mit freundlichen Grüßen Benjamin Floer“
– Für diesen Text habe ich 15 Sekunden gebraucht.
Wie lange schreibst du daran?

Tastatur-Kurzbefehle

Auch die sonstige Nutzung eines Computers kannst du deutlich beschleunigen. Dazu solltest du die Tastatur Kurzbefehle für dein Betriebssystem (Windows, Mac) und für deine am häufigsten genutzten Programme lernen.
Die Benutzung der Maus ist oft der ineffektivste Weg um deinem Computer mitzuteilen was du gerne möchtest.
Um in meiner To-Do-Liste im Todoist zum Beispiel eine neue Aufgabe hinzuzufügen, muss ich nicht erst mit der Maus bis zu dem kleinen „plus“ wandern, sondern drücke stattdessen auf meiner Tastatur den Buchstaben Q – und schon kann ich die neue Aufgabe eingeben.
Oder wenn du ein Textdokument speichern möchtest, kannst du einfach Strg-Taste und den Buchstaben S drücken (Mac: CMD + S)

Für die meisten Programme und für jedes Betriebssystem gibt es dutzende gute Beschreibungen der Kurzbefehle im Internet. Am Besten druckst du sie dir aus und hängt sie neben den Computer. Inzwischen gibt es auch einige Tastaturauflagen, auf denen die Kurzbefehle aufgedruckt sind.

Programme richtig nutzen

Nehmen wir an du möchtest ein Bild aufhängen und musst dafür den Nagel in die Wand bringen. Was wäre die effektivste Möglichkeit um das zu erledigen? Blöde Frage, du würdest wahrscheinlich nicht ein Schraubendreher benutzen.
So ist es auch wenn du an deinem Smartphone oder deinem Computer etwas erledigen möchtest: Suche dir das Tool, das deine Aufgabe am besten bewältigen kann.
Und dann lerne zunächst dieses Programm richtig zu benutzen.

Die besten Zeitmanagement Apps für dein Smartphone beschreibe ich dir hier.

Schnell lesen

Jeden Tag liest du unzählige Dinge. Du siehst nicht wenn du gerade ein Buch vor dir hast, sondern nimmst andauernd Informationen über deine Augen auf. Dieser Prozess lässt sich deutlich beschleunigen. Ich habe vor einigen Jahren ein Buch über das Schnell–lesen gelesen. Zunächst war ich sehr skeptisch. Doch die Übungen in dem Buch bewiesen mir, dass ich tatsächlich immer schneller die Inhalte eines Textes erfassen konnte.
Ich lernte mit nur einem Blick, die für mich relevanten Informationen aus einer ganzen Buchseite herauszufiltern.
Diese Technik ist nicht hilfreich wenn du gerade einen Roman in der Hängematte liest. Aber für alle Texte, bei denen es um die Erfassung des Inhalts geht, ist das schnell-Lesen ein absoluter Produktivität-Booster.

Schneller lesen – besser verstehen

Mindmapping

Mindmapping ist eine Zeichenmethode, die dir dabei helfen kann, deine Gedanken zu sortieren. Das ist besonders nützlich während du über ein neues Projekt nach denkst und in die Planung gehst. MindMaps lassen sich außerdem gut nutzen.

Das Mindmap geht zurück auf das Jahr 1971 und wurde von dem britischen Psychologen Toni Buzan entwickelt.

Die Idee hinter einem Mindmap ist, dass das Gehirn nicht linear denkt. Wenn dem so wäre dann hätten wir im Gehirn ganz viele Listen gespeichert und viele der Daten wären doppelt vorhanden. Vielmehr werden neue Erfahrungen und Eindrücke im Gehirn abgelegt und mit bereits bestehenden Erinnerungen (z.B. an den Geruch von Pfannkuchen) verknüpft. So entsteht ein großes Netz von Erinnerungen und Assoziationen.

Wenn du über neues Projekt nach denkst, kommen dir nicht alle Ideen in linearer Reihenfolge. Mindmaps ermöglichen dir weitere Gedanken an jeder beliebigen passenden Stelle einzusetzen.

Als Einstiegswerk empfehle ich dir dieses Buch:
Mind Mapping für Dummies

Welche weiteren Methoden kennst du, die mir und den anderen Lesern dabei helfen können schneller und effektiver zu arbeiten?