Ist es wirklich so einfach jeden Abend das Email Postfach leer zu haben?

In den letzten beiden Artikeln ging es um unsere E-Mail-Sucht und darum, wie du dein Mailaufkommen ganz einfach halbierst.

Das Ziel ist aber ein größeres: Ich möchte, dass du jeden Tag den Zustand „Inbox Zero“ erreichst.

Was ist „Inbox Zero“?

Inbox Zero bedeutet, dass dein E-Mail Postfach jedes Mal wenn du dein E-Mail-Programm schließt, komplett leer ist.
Keine Panik, dass bedeutet nicht, dass du jede Mail immer sofort beantworten musst.

Und Inbox Zero zu erreichen ist einfacher, als du jetzt denkst.
Inbox Zero ist keine Methode, sondern eher eine Philosophie.
Es kann schnell zu einem Suchtgefühl werden, dass die Sucht nach E-Mails ablöst.
Ich zeige dir einen ganz einfachen Schritte-Plan, mit dem auch du jederzeit die Inbox-Zero erreichst:

 Regel 1: Nur einen Posteingang nutzen

Wie viele Mailadressen hast du? Bei mir sind es wohl um die 25.

Ich rufe sie jedoch alle über nur einen Posteingang ab. Je nach beruflichem oder privatem Kontext habe ich verschiedene Mailadressen. Das ist praktisch, wenn ich zum Beispiel ein Projekt beende, lösche ich die dazugehörige Adresse.

Alle meine Mails koordiniere ich nur über eine einzige Adresse. Da die Zusammenfassung am einfachsten ist, mache ich das mit Googlemail. Wie das geht, siehst du hier.

Regel 2: So wenig Mails wie nötig lesen

Ich habe klare Regeln wann und wo ich E-Mails lese:

Ich lese meine Mails niemals im Bett.

Ich nutze keine Benachrichtigungstöne für E-Mails. Keine Mails sind so dringend, dass ich sie direkt nach dem Empfang lesen muss. Ich bestimme, wann das Lesen meiner Post in meinen Tagesablauf passt und nicht der Absender.

Ich mache mir keinen Druck.

Eine Antwort innerhalb von 24 Stunden zu beantworten reicht vollkommen aus. Die Briefpost kommt auch nur täglich einmal und ich hatte noch nie das Gefühl etwas zu verpassen.

Ich lese meine Mails täglich zweimal. Finde du einen Rhythmus, der zu dir und deiner Arbeit passt. Starte dein Experiment mit einmal täglich und steigere, falls nötig auf bis zu maximal viermal am Tag.

Regel 3: Der Posteingang ist immer leer, bevor du das Programm schließt (Zero InbDas beste Programm für E-Mails

Ich möchte dir gerne noch mein Lieblingsmailprogramm vorstellen. In den letzten Jahren habe ich viele Tools und Apps getestet, doch keines hat mich so überzeugt wie Spark.

(Leider gibt es Spark nur für Apple User, für alle anderen empfehle ich Google Inbox. Auch dieses Programm beherrscht die geniale Wiedervorlage für E-Mails.)

Spark ist übersichtlich und leicht zu bedienen.
Die Suche findet problemlos jede Mail wieder.
Die E-Mails werden in der Smart Inbox automatisch sortiert.

Doch die wichtigsten zwei Funktionen von Spark:

1) Die Wiedervorlage

In Spark kann jede Mail neu terminiert werden. Das heißt, sie verschwindet aus dem Posteingang, auch dann, wenn du sie nicht direkt bearbeiten oder beantworten kannst. Mit einer Wischgeste und einem Klick legst du fest, wann die Mail wieder in deinem Posteingang erscheinen soll.

Diese Funktion ist einer der wichtigsten Schlüssel für die Zero Inbox.

2) Die Ein-Klick-Antworten

Du kannst in Spark Antworten vorformulieren und diese mit nur einem Klick als Antwort auf eine Mail senden. Ich nutze zum Beispiel Antworten wie:

„Ich werde mich darum kümmern. Viele Grüße, Benjamin“

„Habe es gerade erledigt. Viele Grüße, Benjamin“

oder mein Liebling:

„Hallo, vielen Dank für die Nachricht, über die ich mich wirklich sehr gefreut habe. Leider habe ich dafür keine Zeit, da ich gerade an einigen anderen großen Projekten arbeite. Trotzdem vielen Dank und herzliche Grüße, Benjamin Floer”

Die Kurzantworten sparen mir täglich jede Menge Zeit.

Im November 2016 erscheint Spark endlich auch für den Mac.

Mehr zum Thema Inbox Zero und dem Besiegen der E-Mail Flut erfährst du in meinem Buch.

viele Grüße