7 einfache Wege die Tagesplanung zu verbessern

7 einfache Wege die Tagesplanung zu verbessern

Ich komme ins Büro.

Computer und Kaffeemaschine einschalten.

Erstmal die E-Mails lesen und beantworten.

Das Telefon klingelt.

Ein Kollege hat ein dringendes Problem.

Stopp!

Wer so arbeitet re-agiert und agiert nicht selbst.

Mit einer vernünftigen Tagesplanung startet dein Tag anders.

Meine Tochter sagt manchmal „Nein, du bist hier nicht der Bestimmer“. Und ich habe dann die schwierige Aufgabe ihr klar zu machen, dass ich das erstens doch bin und zweitens warum mir das, was ich möchte, wichtig ist.

So falsch wie ihre Aussage über unser Verhältnis ist, so wichtig ist dieser Satz jedoch für uns Erwachsene.

„Nein, du bist nicht der Bestimmer.“

Wir sollten uns viel öfter trauen, dass zu jemandem zu sagen, der uns direkt oder indirekt mitteilt was wir jetzt zu tun hätten.

Doch wie kannst du selber zum Bestimme über dein Leben werden?

Mit einer einfachen und schnellen Tagesplanung.

Mit diesen sieben Tipps wirst DU zum „Bestimmer“ über deinen Tag:

1) Plane deinen nächsten Tag am Abend und lege die drei wichtigsten Aufgaben fest

Wenn du bei der Tagesplanung diese wichtigsten Aufgaben definierst, weißt du, ob dein Tag erfolgreich war, wenn du deine Ziele aus der Tagesplanung erreicht hast. Erledige diese Aufgaben ohne Ausnahmen als erstes. Ohne wenn und aber; vor der Erledigung dieser drei Dinge machst du nichts anderes.

2) Plane alle Wegstrecken vor

Ich bin vor kurzem für die Notfallseelsorge als Praktikant auf einem Rettungswagen mitgefahren. Der Fahrer sagte mir, dass es nicht nur darauf ankäme schnell zu fahren, sondern auch darauf wo lang man fahren will. „Es bringt mir nichts schnell rechts ab zu biegen, wenn ich links rum mein Ziel hätte viel schneller erreichen können.“

Die Planung kommt vor dem Starten des Motors

Ein wichtiger Tipp nicht nur im Rettungsdienst.

Gestern hatte ich einen Gottesdienst in St. Barbara. Aufgrund der Sperrung einer Autobahn kommt es derzeit zu viel innerstädtischem Verkehr. Ich dachte mir, als pfiffiger Zeitmanagement Trainer: „Fahr ich eben eher los.“ Gedacht, getan. Ich war bereits 1 Stunde vor dem Gottesdienst vor Ort und konnte in Ruhe beim Bäcker frühstücken und an einem Artikel schreiben.

Doch gut gedacht ist nicht immer gut gemacht. Auch ein Trainer für Zeitmanagement macht mal dumme Fehler.

15 Minuten vor dem Gottesdienst kam meine Kollegin. Ein Blick in den Plan zeigte, dass ich zwar trotz Stau pünktlich in St. Barbara war, aber mein Gottesdienst in St. Paulus war.
Dorthin habe ich 45 min im Stau gestanden und sah gerade noch wie die Schüler die Kirche wieder verlassen haben.

Mit einer gründlichen Tagesplanung wäre mir das wahrscheinlich nicht passiert.

Überlege dir deshalb bei deiner Tagesplanung wie du von einem Termin zum anderen am schnellsten kommst.

Liegen die Termine in einer sinnvollen Reihenfolge oder nimmst du unnötige Wege in Kauf?
Kannst du unterwegs noch etwas erledigen?
Wann musst du losfahren um ohne Stress dein Ziel zu erreichen? Plane dabei auch Zwischenfälle, wie zum Beispiel Staus, ein. 

3) Schreibe Pufferzeiten in den Kalender

Viele Menschen verplanen 100 % ihrer Arbeitszeit und wundern sich, dass sie nicht alle Aufgaben geschafft haben.

Jeden Tag prasseln unzählige, unerwartete Unterbrechungen auf dich ein:
wichtige Telefonate,
ein Kollege, der Hilfe braucht,
der defekte Kopierer,
ein unerwarteter Stau.

Plane daher mindestens 40 Prozent deines Tages als Puffer ein.

Verplane also nur 60 % deiner Arbeitszeit fest.
Der Rest füllt sich wie von Zauberhand.

Wenn du das Unerwartete erwartest, kann es dir nichts anhaben. 

4) Plane alles unbedingt schriftlich.

Plane deine Aufgaben genauso wie deine Termine schriftlich. In der Tagesplanung fliesen Aufgaben aus der To-Do-Liste und Termine aus dem Kalender zusammen. Durch die schriftliche Fixierung bekommt deine Tagesplanung eine höhere Verbindlichkeit. Am besten nutzt du dazu ein Whiteboard. So hast du deinen Plan immer im Auge.

5) Fasse ähnliche Aufgaben zusammen.

Plane alle Telefonate, alle Mails und alle Besorgungen in Blöcken.
Mehr über dieses Vorgehen erfährst du hier.

6) Plane Pausen ein

Nur mit regelmäßigen qualitativ hochwertigen Pausen bleibst du auf Dauer leistungsfähig.
Mache die Pausen nicht zufällig und schon gar nicht erst dann, wenn du nicht mehr kannst.

Plane deine Pausen fest in deinen Tag ein.
Dein Auto tankst du ja auch nicht erst, wenn der Motor ausgeht.

Mehr zu Pausen gibt es in diesem Artikel.

7) Lerne jeden Tag dazu

Plane deinen nächsten Tag immer am Vorabend.

Jede Tagesplanung beginnt mit einem Rückblick auf den aktuellen Tag.
Was lief heute gut?
Was muss noch besser werden?
Und welche Schritte musst du dafür gehen?

Wenn du diese 7 Punkte täglich anwendest und zu einer festen Routine machst, wirst du sehr schnell deutlich spürbare Effekte für dein Stresslevel und deine Produktivität spüren.

Vor der Tagesplanung steht die Wochenplanung, dazu erfährst du hier mehr.

Welche Apps oder Methoden nutzt du für deine Tagesplanung?

3 Kommentare

  • Hey Benjamin!

    Ich höre gerade zum ersten mal eine Episode deines Podcasts und bin sehr angetan von deinen Tipps zum Zeitmanagement!

    Die Geschichte mit dem falschen Ort, aber "rechtzeitig" kommt mir so bekannt vor ;-)

    Tonqualität mit neuem Mikro gefällt mir soweit gut, wenn es auch ein wenig hallig ist. Aber das stört nicht groß finde ich!

    Mach weiter so. Ich werde dranbleiben :-)

    Lieben Gruß,
    Kevin
  • Hallo Kevin,

    vielen Dank für das Lob. Das neue Mikro wird in den nächsten Folgen noch besser. Gordon von http://podcasthelden.de" rel="nofollow">podcasthelden.de hat mir das nochmal eingestellt. Mein Büro ist zwar nicht so groß wie eine Halle, aber aufgrund meines Minimalismus so leer wie eine.

    Ich freue mich, wenn du mir weiter zuhörst. Vielleicht magst du ja bei Itunes bewerten ;-)

    viele Grüße Benjamin

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